Как организовать команду проекта и обеспечить эффективную коммуникацию между его участниками?
Удаленный формат работы плотно вошел в нашу жизнь. И как бы ни развивались современные технологии, для многих "офлайновое" знакомство с коллегами остается ближе и роднее: находясь в офисе, гораздо проще запомнить, кого как зовут, где кто сидит и чем занимается. А как ориентироваться в коллективе, когда видишь только имена на экране и черные квадратики на онлайн-планерке?
Разработчики Zetep позаботились о том, чтобы всем участникам проекта было комфортно работать и общаться друг с другом, даже если они находятся в разных точках планеты. Для этого в нашей системе ведения задач есть 2 раздела: сотрудники и роли сотрудников.
Сотрудники
Здесь отображаются все пользователи, зарегистрированные в системе. В их карточках вы найдете не только личную информацию, но и данные об участии в проектах и назначенных задачах (каждый сотрудник может принимать участие в одном или нескольких проектах одновременно). Просмотр раздела доступен в двух режимах:
- Таблица — список с основными данными (ФИО, почта, статус и роль).
- Плитка — крупные карточки с той же информацией, но на которых хорошо видно фото сотрудника. Этот режим отображения будет особенно полезен новым участникам, чтобы быстрее ориентироваться в коллективе.
Имея доступ к управлению сотрудниками, вы можете редактировать информацию о коллегах: добавлять дополнительные контакты, менять статус и роль и даже назначать индивидуальный график. А накладывает/снимает те или иные ограничения по действиям в системе как раз-таки роль. Но об этом расскажем далее.
В идеале на каждого сотрудника приходится одна карточка. Если в системе по каким-то причинам возник "дубликат", данные аккаунтов можно (и нужно!) объединить. Так вы избежите путаницы в рабочих процессах и отчетах.
Роли сотрудников
Каждый сотрудник выполняет в проекте свою определенную роль: Администратор, Исполнитель, Менеджер и т.д. В зависимости от оргструктуры вашей компании можно создать неограниченное количество нужных ролей. Например, конкретизировать исполнителей и добавить дизайнеров, копирайтеров, разработчиков, бухгалтеров и менеджеров отдела продаж.
В отличие от "Сотрудников", где одна карточка = один человек, роль может назначаться сразу нескольким участникам проекта. Таким образом, вы формируете в системе виртуальный офис и упрощаете коммуникацию в коллективе.
Кроме того, расширенные возможности настройки ролей позволяют вам:
- Настраивать отдельные доступы к модулям и разделам системы. Во избежание отвлекающих факторов в виде лишних вкладок или "Ой, я не туда нажал(-а) и все сломалось" можно оставить на экране только раздел задач для исполнителей или отчеты для менеджеров. Скрытые модули просто не будут отображаться у выбранного сотрудника.
- Предоставлять доступ к просмотру и настройке проектов без участия в них. Эта функция очень удобна для руководителей и других сотрудников, для которых важно не наблюдать за процессами, а контролировать результаты/форс-мажоры. Проект похож на муравейник: в нем постоянно кипит работа, каждый занят своим делом, создаются и перемещаются задачи. Разглядывать это очень увлекательно, но мешать не стоит.
- Разрешать создавать и настраивать элементы системы. Проекты, воронки, база знаний, базы клиентов — все это обычно создают и редактируют отдельные сотрудники (например, тех. поддержка). Им не обязательно принимать участие в проектах, но важно иметь доступ к нужным разделам, чтобы оперативно вносить изменения.
Как и в любой другой системе, в списке ролей есть Администратор — царь и бог человек, у которого есть все права и доступы для управления системой. А значит, он может создавать/редактировать как сотрудников, так и их роли. На роль администратора также может быть назначено несколько человек одновременно.
Резюме
В Zetep есть сотрудники — люди, зарегистрированные в системе, и роли — набор возможностей и доступов, который подбирается под конкретные функции и обязанности человека.
Одну и ту же роль могут выполнять несколько человек одновременно, в то время как сотрудник — Иванов Иван Иванович — даже если захочет, не сможет быть сразу несколькими людьми.
При создании роли у вас есть множество настроек доступа к разным разделам и инструментам. Имея соответствующие "разрешения" сотрудник может только просматривать или только редактировать определенные элементы системы (или просматривать и редактировать, но одну определенную область), а также даже не подозревать о существовании некоторых модулей. Конечно, если ему не выпала честь быть Администратором — у этой роли полный карт-бланш :)
Больше новостей о функционале системы Zetep ищите в нашем сообществе ВКонтакте и Телеграм-канале.