Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда нюансы перевозки оговорены, но не отображены в документах. Логист не успевает, забывает, «а мы так не пишем» или «у нас так база настроена», и есть множество других причин, по которым устное не становится письменным.
Полагаясь на адекватность и честность партнёра, машина приезжает на погрузку (выгрузку) и сталкивается с неприятными сюрпризами. В процессе разбора этих ситуаций приоритет всегда за подписанным документом, и обещания, данные на словах, учитываются крайне редко.
Чтобы избежать подобных ситуаций, предлагаю прописать всё заранее. Вы потратите на уточнение необходимых данных лишние 15–20 минут, что несравнимо с часами ожидания согласований после прибытия и килограммами нервных клеток, которые, кстати, не восстанавливаются.
Да, прописная истина. Да, мы все это знаем. Да, куда уж логичнее. И, да, мы очень часто этим пренебрегаем.
Меня зовут Ира Сафронова, и я не понаслышке знаю логистический мир изнутри. В сфере организации перевозок груза у меня за плечами более 15 лет опыта, включая управление транспортной компанией, руководящие должности в отделах логистики, продаж и документооборота, и теперь работа с собственным парком. Опыт — это и взлёты, и падения, и решение проблем, и поиск компромиссов, и изучение законодательной базы и применение её на практике. Именно этим многолетним опытом я готова поделиться с вами, чтобы у вас была возможность избежать ошибок и минимизировать риски.
Прежде чем обсуждать обязательные поля в заявке, давайте разберёмся с терминами «заявка», «договор-заявка» и «договор» и различиями между ними.
- Заявка представляет собой поручение одной стороной выполнить определённое действие, например, перевезти груз, описывающее все нюансы, а вторая сторона, соответственно, берёт на себя это обязательство.
- Договор-заявка — это документ, объединяющий в себе элементы заявки и договора. Он содержит основные условия сотрудничества между сторонами, такие как стоимость услуг, сроки выполнения и ответственность сторон. Однако договор-заявка не заменяет полноценный договор, так как не содержит всех необходимых деталей и условий.
- Договор — это основной документ, регулирующий взаимоотношения между сторонами. Он устанавливает гражданские права и обязанности участников, а также определяет условия сотрудничества, включая порядок оплаты, ответственность сторон и возможные изменения или прекращение договора.
Заключение договоров и договор-заявок должно происходить в соответствии с действующим законодательством и с соблюдением всех необходимых формальностей. Это поможет избежать возможных проблем и споров в будущем, а также обеспечит надёжность и стабильность деловых отношений между партнёрами.
Таким образом, все три документа важны для успешного функционирования логистической системы. Заявка обеспечивает основу для обсуждения условий перевозки, договор-заявка содержит основные условия сотрудничества, а договор регулирует взаимоотношения между сторонами на долгосрочной основе.
Какая же информация обязательно должна быть указана в заявке (договор-заявке) на этапе подписания?
Наименование документа
Несколькими абзацами выше мы разобрали возможные варианты и понимаем, что чаще всего для разовой перевозки используется договор-заявка, и это нормально. Только заявка не может быть оформлена сама по себе, её обязательно сопровождает рамочный договор.
Дата оформления
Зачастую эта информация транслируется в платёжные документы, и если будет допущена ошибка в данном поле, то может повлечь переподписание заявки, переделывание актов, счетов и счёт-фактур, и, как следствие, отсрочку в получение оплаты за рейс.
Наименование грузоотправителя/грузополучателя
Не всегда на территории, куда приезжает транспортное средство, расположена только одна компания. И вопрос к кому именно направляется машина, может быть задан прямо на въезде, и, при незнании ответа, либо предложат отъехать (в 95% случаев сдав назад), либо звонить и выяснять, перегородив проезд (что тоже мало приятного). А иногда это просто облегчает поиск верного адреса в навигаторе и нужного подъезда к погрузке/выгрузке.
Адрес погрузки/выгрузки
Казалось бы, тут всё понятно, но… Я рекомендовала бы вам избегать формулировок «по ТТН» (в основном касается выгрузки), потому что, получив документы, тут вас может ждать неприятный сюрприз, а заявку вы уже подписали.
Дата и время погрузки/выгрузки
Если вы проговариваете примерное время прибытия ТС — обязательно прописывайте это в заявке, как интервал, не допуская указания чёткого часа (если только это не время максимально возможного времени прибытия).
Что же касается даты — тут просто перепроверяйте правильность понимания вами озвученных по телефону сроков.
Контактное лицо и телефон на погрузке/выгрузке
Многие вопросы можно решить напрямую, например, наличие стоянки при преждевременном прибытии, или реальную готовность груза и нужное время для подачи транспорта, или сориентировать на территории складского комплекса и т. д. Это может решить и ваш логист/диспетчер, а может спать или быть занят…
Наименование груза, вес, объём, стоимость груза, способ погрузки, упаковка, температурный режим, наличие медицинских книжек, санитарных обработок и дополнительные условия
Думаю, тут комментарии излишни, просто зафиксируйте то, о чём договорились. И избегайте формулировок типа «ТНП», слишком общее понятие — товары народного потребления.
Стоимость рейса (ставка) и основание для оплаты
Следующие несколько пунктов читаем особенно внимательно!
Стоимость всегда должна быть указана с учётом применяемой ставки налогообложения (с НДС или без), ведь в случае ошибки в данном поле и получении соответствующей оплаты, вы можете столкнуться с необходимостью разъяснять банку и налоговой причину неверного назначения пришедшего платежа. Если расчёт производится наличным путём, то уточняем при каких условиях — до выгрузки или по факту, по предоставлению сканов платёжных документов или по получению заказчиком оригиналов.
Основание для оплаты часто описывается двумя аббревиатурами:
- ОТТН — по факту получения оригиналов;
- ФТТН — предоставление сканов (чаще фото) товарно-сопроводительных и бухгалтерских документов.
Ещё есть ФТТН и квиток об отправке документов — т. е. отсрочка платежа будет считаться не сразу после предоставления сканов/фото документов, а сначала вы вернётесь из рейса, передадите оригиналы, приложите фото чека об отправке и вот тогда отсчёт БД начнётся.
Сроки оплаты
БД или КД, банковские (рабочие) или календарные дни, уточняйте сразу, разница может быть очень ощутима. Иногда «играют» и с количеством дней. По телефону вам говорят о получении оплаты по истечении 5-ти банковских дней, а в заявке видим 5–10 БД, логист говорит, что только так может прописать в заявке, но уложиться в 5, и поверьте, по итогу в лучшем случае будет 8-9!
Справедливости ради надо сказать, что я встречала компании, которые платят раньше срока, но их очень и очень мало. Чаще это заведомо искажённая информация, оспорить которую вы не сможете, вы же подписали этот интервал.
Обязательные документы при перевозке, их комплектность и оформление
Какое количество экземпляров и каких документов необходимо вернуть после окончания рейса, надо выяснить сразу, т. к. тогда вы поймёте, что что-то идёт не так уже на этапе подписывания документов о принятии груза к перевозке. Если вам необходимо вернуть заказчику 2 экземпляра ТТН, например, то вы сможете это сделать только если после погрузки у вас на руках будет 4 копии: 1 вы оставите на выгрузке, 1 заберёте себе, 2 вернёте в соответствии с условиями заявки. Если меньше — просим письменное согласование от заказчика. И не приносите в жертву свой экземпляр, он вам может понадобиться.
Штрафные санкции
Отказ от заявки, опоздание, неподача, убытки и т. д. — ознакомьтесь с каждым из этих пунктов, не согласны — обсуждайте.
Учитывайте также, что всё, что не прописано в заявке, регламентируется в соответствии с действующим «Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта Российской Федерации» и «Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом Российской Федерации».
Распространённая ошибка — многие перевозчики считают, что информация в нормативных актах приоритетна. Нет. Приоритет у заявки (договор-заявки), и только в случае отсутствия в них той или иной информации, обращаемся к ФЗ.
Простой ТС
Ознакомьтесь с нормативом на погрузку/выгрузку и оплатой сверхнормативного простоя. Кстати, мало кто знает, что понятие простоя и отсутствия (неготовность) груза к перевозке отличаются, и штрафы назначаются отдельно и могут быть выставлены одновременно. Об этом будет отдельная статья.
Реквизиты
Сверяйте правильность указанных с официальными источниками. Проверить компанию по ИНН всегда можно на сайте ФНС. Также в помощь данные о компании с биржи АТИ. Иначе может оказаться, что компании. указанной в заявке просто не существует в природе.
В заключение хочется отметить, что профессионализм и ответственность всех участников процесса перевозки груза играют важную роль в успешном функционировании транспортной системы и зависят от слаженной работы на каждом участке. Я надеюсь, что эта статья поможет вам лучше понять особенности оформления документов и обеспечит прозрачность и контроль над процессом перевозки грузов.
Буду рада,если эта информация была вам полезна и вы поделитесь ею со своими коллегами "по цеху".
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить новые статьи и ценные советы по оптимизации и улучшению вашего процесса грузоперевозок!
С уважением, Ира Сафронова.
