Для тех, кто давно работает в маркетинге или event индустрии самое распространенное явление – постоянные созвоны с коллегами. Порой, эти звонки в zoom или на других платформах занимают весь рабочий график, что негативно сказывается на производительности работы. В этой статье мы разберемся, как договориться с коллегами сократить количество рабочих созвонов, чтобы времени на выполнение задач стало чуточку больше.
ТОП предложений для ваших замотивированных коллег
● Поставьте четкие цели и сроки
В начале каждой недели договаривайтесь с коллегами о сроках и понятных целях. Многие из вопросов можно решить в письменной форме, главное - суметь четко расписать ваш пул задач. Это сильно сократит количество звонков. Кроме того, вы можете создать отдельный документ, отправить его коллегам и, если у кого-то появились дополнительные вопросы, которые невозможно решить письменно, вот тогда можно устроить созвон. Если же ответом на вопрос может послужить два предложения, тогда зачем вам и всем остальным этот лишний звонок?
● Проводите встречи тет-а-тет
Будем честны, большинство встреч нужны максимум для двух человек, остальные 5 сидят и ждут окончания встречи. Тогда зачем собирать всех? Поверьте, не вы одни недолюбливаете созвоны, если аргументированно подойти к этому вопросу и предложить устроить встречу двум людям, ответственным за тот или иной вопрос, то вас поддержат остальные. При этом не отказывайтесь от встречи, как таковой, вы можете попросить ваших коллег написать, решения каких вопросов они ждут от остальных. Так как большинство вопросов решаются в двух предложениях (см.п.1).
● Заведите общую базу знаний
Создайте единую базу знаний для всей команды, в которой будут часто задаваемые вопросы и ответы на них. Это поможет избежать повторных звонков и обращений, когда коллеги смогут быстро найти нужную информацию самостоятельно.
● Делайте видео в записи
Предлагаем вам инновационное решение! Если у вас в планах презентация нового проекта или идеи, то вы можете сделать запись экрана и отправить ее в чат с коллегами. Так вы экономите и свое и чужое время, для вас это отличный шанс перезаписать неудачные дубли, а для коллег - посмотреть информацию «по делу». Вопросы по проекту также можно прислать в чат, а вы, уже исходя из этих вопросов, подготовите ответы. Все в плюсе!
Понимаем, что многое выглядит как идеальная картина невозможного будущего, но, если начинать с малого, например, с документа с вопросами – все становится возможно. Попробуйте договориться с коллегами о наиболее выгодных условиях друг для друга.
Хотите лучше разбираться в организационных тонкостях и быть лучшим коллегой на работе? Тогда ждем вас на нашем курсе «Организационная психология. Психология менеджмента».