10 способов решить, что делать сначала, а что отложить на потом, плюс набор инструментов и советов по расстановке приоритетов в работе и в жизни
Зачем расставлять приоритеты
Очевидно — чтобы решить, что делать в первую очередь. С точки зрения бизнес-целей, приоритизация помогает правильно распределить ресурсы команды, не упустить важного клиента, сочный инфоповод и не прозевать успех конкурентов. То есть правильно выбранный приоритет — это немного про интуицию.
Приоритет — это первенство в выборе от латинского prior (первейший, старший). А приоритизация — это процесс расстановки приоритетов. Ну, ты и так прекрасно знаешь, что это такое. Только, возможно, не вполне понимаешь, в чём состоят твои приоритеты.
Интуицию в выборе главных задач можно натренировать — с помощью методик приоритизации. Вот, как это работает.
Чаще всего ты подсознательно знаешь чего хочешь — и как этого достичь. А выписывая цели и визуализируя их, ты физически формируешь свои зачем и почему, оцениваешь задачи. Это позволяет упорядочить подсознательное понимание, насколько важно каждое дело. Со временем это получается само собой.
Теперь держи семь лучших методов приоритизации дел, планов и задач — для тех, кто мыслит рационально или любит руководствоваться эмоциями, для тревожных или тех, кто долго определяется… Короче, полный спектр методов — разбираем 7 самых понятных и рабочих!
MoSCoW (MSCW)
MSCW не имеет ничего общего с Москвой, но так его проще запомнить. Метод MoSCoW предлагает приоритизировать задачи по следующим уровням:
- M — must have, главные задачи проекта.
- S — should have, важные, но не главные задачи.
- C — could have, желательные, но необязательные требования.
- W — would have, наименее важные задачи проекта.
По этому принципу удобно планировать разработку MVP — когда тебе важно выбрать, какие именно функции включать в базовую версию продукта. Ты берёшь схему MSCW и последовательно отвечаешь на вопросы: какие функции нужно точно включать, какие важны, но не критичны, какие функции желательно включить, а что может подождать до следующих версий.
Ещё по этой схеме удобно расставить приоритеты при выборе чего-либо — к примеру, сервиса для совместной работы. Ты можешь отобрать критически важные функции — например, наличие совместного доступа, знакомого инструмента постановки задач и прочее.
1-3-5 метод
Выбери одну крупную и главную задачу, три небольших и пять маленьких задач — и сосредоточься только на их выполнении. Метод можно использовать как для приоритизации в проекте, так и для ежедневного планирования. Полезно применять метод именно в начале дня — так ты выделишь для себя то главное, на что должны быть брошены все силы и внимание.
Как работает этот принцип, мы подробнее описали тут.
RICE (Reach — Impact — Confidence — Effort)
Комплексный анализ предлагает метод RICE. Его давно используют в IT-индустрии, оценивая рабочие задачи по четырём параметрам:
- Reach — охват, размер аудитории, на которую повлияет результат. Показатель — реальные данные. Например, если речь об онлайн-продукте, уместно рассмотреть количество пользователей, посетивших страницу сайта за период.
- Impact — влияние, которое окажет сделанная задача на достижение цели; показатель оценивается по шкале от 3 до 0,25, где 3 — максимальный показатель, 0,25 — минимальный. Полный 0 не допускается.
- Confidence — уверенность, что задача принесёт успех в дальнейшем. Оценивается в процентах: 100% — максимальная уверенность, далее — зависит от ощущений. Учти, что 50% — это достаточно низкий порог. То есть всё, что ниже — повод задуматься, стоит ли вообще это делать.
- Effort — усилие, которое уйдёт на выполнение задачи. Если над ней работают несколько человек, нужно рассчитать общее количество времени и округлить до целых чисел.
Полученные числа нужно рассчитать по формуле:
Reach * Impact * Confidence / Effort = RICE
Чем больше получилась итоговое значение, тем выше приоритет задачи.
☝🏻RICE помогает распределить приоритеты в командной работе, когда каждый считает, что его задачи важнее. Вместо споров можно заняться расчётами и на практике убедиться, какие задачи нужно сделать первыми.
ICE (Impact — Confidence — Ease)
Если нравится определять приоритеты по нескольким параметрам, но RICE кажется сложной системой, попробуй схожий метод — ICE. Параметры оценки метода:
- Impact — влияние, которое окажет действие и выполнение задачи;
- Confidence — уверенность, что задача приведёт к положительному результату;
- Ease — простота исполнения;
Оценка параметров выставляется по ощущениям, от 1 до 10, где 1 — минимальный результат, а 10 — максимальный. А результатом будет среднее арифметическое трёх параметров:
Impact * Confidence * Ease = ICE
Метод помогает экономить время и получать ясную картину приоритетов. Числовые показатели в этом случае не играют важную роль — цифры только помогают перевести ощущения в числовые значения. Оценка приблизительная и довольно субъективная, так что при использовании метода в команде заранее договаривайтесь о правилах оценки.
Матрица Эйзенхауэра
Здесь всего два параметра оценки — важность и срочность. Метод идеально подходит для ежедневного пользования. Так что тренироваться в расстановке приоритетов по нему приятно — и качать ту самую интуицию оценки важности задач.
Как именно — рассказали в материале матрица Эйзенхауэра.
Value vs Effort
Сравнение ценности результата и усилий, которые будут потрачены на его достижение, — это хороший, вдумчивый подход. Ценность — то, на что и как сильно повлияет выполнение задачи. Усилия — всё, что надо потратить, чтобы задача была выполнена: деньги, время, эмоциональный и физический вклад.
Выпиши всё, что относится к ценности: выгода, влияние на цели, потенциальная прибыль. А рядом пропиши цену: усилия на выполнение, материальные вложения, риски и сложность.
Такой подход поможет рассмотреть задачу подробнее и понять, стоит ли тратить на неё силы.
«Съешь лягушку» 🐸
Вот это метод для тех, кто руководствуется эмоциями при выборе важного и второстепенного. Если ты точно знаешь, что предстоит невыносимое, трудное или скучное дело, не откладывай его. Наоборот, берись за него первым, «съешь лягушку» (то есть что-то противное)! Будь то оплата счётчиков или разговор с начальником — оставленные на потом неприятные дела заставляют прокрастинировать.
В таком случае, как говаривал Марк Твен, весь оставшийся день обещает быть чудесным. Ведь худшее будет уже позади.
Принцип Парето
Известный принцип гласит: 20% усилий приносит 80% результата. Руководствуясь им, можно выбрать из списка задач только 20%, которые заслуживают приоритета, а остальные распределить как второстепенные. Как помогает с приоритизацией принцип Парето, мы уже рассказали. Есть ещё один способ — ABC-метод, он дополняет принцип Парето. В этом тексте читай, как с помощью ABC-метода распределить ежедневную рутину, чтобы 20% дел обеспечили 80% успеха.
Советы по приоритизации задач
- Двигайся общего к частному
Сначала определи свои глобальные цели — в жизни или на работе. Затем подумай, что в ближайшее время приблизит тебя к этой цели. Следом составь список дел — и примени к ним одну из описанных выше методик приоритизации.
- Качай сильные стороны
Если начинаешь распыляться и браться за всё подряд, то попробуй остановиться и подумать — что у тебя получается лучше всего; какие проекты и дела доставляют тебе удовольствие? Чем ты можешь заниматься часами, не заставляя себя? За каким делом ты ловишь состояние потока? Честные ответы на эти вопросы помогут тебе выделить жизненный приоритет. Это не обязательно работа — может, ты хочешь написать книгу, сделать классный пет-проект, научиться играть на гитаре, начать рисовать, освоить новую профессию. Выбор в качестве приоритета своей сильной стороны и того, что у тебя по-настоящему хорошо получается, поможет сфокусировать на главном и достичь большего.
- Отдых – тоже приоритет
Часто рабочие процессы растянуты на дни, недели и месяцы, но наша психика обожает доводить начатое до конца. Поэтому так трудно остановиться и закрыть крышку ноутбука, когда работа в самом разгаре… Но отдых и небольшие перерывы в течение дня не менее важны. Помни, что кроме работы у тебя есть и другие дела! Советуем в начале рабочей недели планировать то, как ты будешь отдыхать — когда пойдёшь на массаж, в кино или на долгую прогулку; какой сериал посмотришь в выходные; когда встретишься с друзьями.
