Уважаемый руководитель! Каждое утро, открывая глаза и потягиваясь в кровати, вы наверняка задаетесь ленивой мыслью: "Эх, было бы неплохо ещё поспать". Но работа ждёт! И мозг, ещё сонный, уже начинает ворочать мыслями: "Что предстоит сделать сегодня? Какие задачи ждут моё внимание? Как распланировать дела так, чтобы успеть всё в срок?"
В должности руководителя на вас возложен груз ответственности за результаты работы всего отдела. Вы обязаны не просто отдавать указания подчинённым, но и чётко планировать их труд, распределять задачи по приоритетам. Минимум раз в месяц составление или корректировка плана работ - это ваша прямая обязанность. И если раньше вы могли полагаться лишь на собственную интуицию, опыт и знание сильных сторон каждого сотрудника, то сегодня наука управления и информационные технологии предлагают более совершенные методы.
В данной статье я постараюсь в доступной форме изложить основные принципы составления плана работ отдела. Мои советы, возможно, помогут оптимизировать этот процесс и сделать управление отделом более эффективным.
В конце статьи вы найдете картинки с шаблонами для планирования работы отдела.
Разновидности планов и их назначение
Давайте поговорим о том, какие виды планов еще существуют и как они могут применяться в управлении подразделением. Разных классификаций можно найти немало, я же остановлюсь лишь на ключевых, с моей точки зрения, вариантах. Первый критерий деления - временной диапазон планирования. Здесь бывают:
- Оперативные планы. Охватывают период от одного дня до 1-2 недель. Используются для распределения текущих задач.
- Тактические планы. От месяца и до полугода. Это тот план работ отдела на месяц, о котором мы как раз и говорим.
- Стратегические планы. Разрабатываются на год и более по направлениям деятельности и развития компании.
Другой важный критерий - содержание. Например:
- Планы продаж. Фиксируют конкретные целевые показатели по объёмам продаж, тактику продвижения, KPI менеджеров.
- Производственные планы. По выпуску продукции, закупкам сырья, ремонтам оборудования.
- Финансовые планы. Бюджет доходов-расходов, инвестиционные планы, операционные расходы.
- План проектных работ. Этапы, задачи, результаты и ответственные.
- План регулярных мероприятий. События и ответственные.
- План по набору персонала. Когда и какие специалисты должны выйти на работу в подразделение.
И это не конечный список, планы составляются по мере необходимости планирования того или иного аспекта деятельности отдела.
Как видите, универсальной классификации видов планов не существует - многое зависит от специфики деятельности. Но грамотно используя комбинацию временных горизонтов, форматов и показателей, можно выстроить взаимоувязанную систему планирования работы отдела. А значит, более эффективно управлять, развиваться и добиваться результата.
Методы составления плана
Метод первый, самый простой - пошаговое планирование на месяц, например, по неделям. Берёте календарь, цветными маркерами расписываете все рабочие и выходные дни в месяце. Для наглядности я бы посоветовал взять бумажный настенный календарь формата А3. Развесьте его в своём кабинете, пусть все видят - начальник не дремлет! Ну или в простейшем случае создайте в облаке таблицу Excel или Google и предоставьте к ней доступ сотрудников.
Итак, продолжаем с бумажной версией. Маркером выделяете понедельники и пятницы - эти дни обычно загружены планёрками и совещаниями по итогам недели. Вторник и четверг - основная трудовая деятельность, причём по четвергам часто "разгребаем" накопившиеся незавершённые дела. А вот среды я бы посвящал творческой, "мозговой" работе - стратегическому планированию, перспективным проектам, обучению персонала.
Затем берёте список сотрудников отдела и начинаете распределять задачи на каждую неделю, исходя из навыков подчинённых и текущей загруженности. Таким образом, например, при планировании ключевых событий подразделения на верхнем уровне заносятся регулярные мероприятия: планёрки, совещания и события по административной деятельности. А уже в их составе распределяются основные функциональные задачи отдела и сотрудников. Цели здесь носят скорее оперативный характер: подготовить все документы к планёрке, представить промежуточные результаты проекта, обработать партию документов. Важный показатель - своевременность исполнения поставленных на неделю задач. Не забудьте про обеденные перерывы и отгулы - иногда один день в неделю, свободный от работы, способен творить чудеса с производительностью!
И такой наиважнейший документ как план работы отдела по неделям должен быть виден всем - разместите его копию на офисной доске объявлений и в корпоративном чате. И приступайте к исполнению, будто играете по нотам!
А теперь перейдём ко второму методу - планированию по проектам и задачам. Этот подход потребует от вас немного больше усилий, зато позволит выстроить работу как чёткий и слаженный механизм.
Суть в том, что каждый сотрудник и весь отдел в целом трудятся над выполнением определённых проектов. Это могут быть как глобальные стратегические проекты (например, разработка и внедрение новой ИТ-системы), так и небольшие локальные задачи (организация корпоратива к 8 Марта). Цели проекта здесь носят стратегический характер: завершить этапы проекта в установленные сроки, получить определённый результат. Показатели - прогресс проекта, целевые метрики результата.
При проектном именно проекты и ключевые этапы их реализации определяют структуру плана. Для каждого этапа прописываются конкретный результат, срок сдачи результатов. Каждый этап разбивается на конкретные задачи с указанием сроков, ответственных исполнителей и также ожидаемых результатов. Задачи в свою очередь также можно разделить на шаги. Уровни декомпозиции ограничены лишь здравым смыслом. Отслеживая выполнение каждого пункта, вы всегда будете держать руку на пульсе и вовремя выявлять "узкие места".
Для реализации такого подхода вам потребуются специализированные инструменты для управления проектами. Это может быть и таблица в Exсel или доска Trello и т.п. Главное - чтобы каждый сотрудник имел быстрый доступ к актуальному плану и мог в любой момент отметить статус своих задач.
И еще, важно проводить регулярные встречи для обсуждения ситуация по проекту и его задачам. Если их проводить ежедневно (в простонародье их называют "дейлики"), то основными вопросами будут "что сделано за предыдущий день", "что планируешь сделать сегодня", "какие есть нерешенные вопросы или проблемы"?
Уверяю вас, немного потратив времени на внедрение такой системы планирования, вы вскоре пожнёте плоды в виде слаженной командной работы исполнителей и своевременного выполнения всех проектов!
Как видно из приведенных примеров, выбранный метод планирования радикально меняет сроки, состав и приоритеты задач, а также целеполагание при формировании плана. Это важно учитывать, чтобы правильно структурировать документ и направить усилия подразделения на достижение ключевых целей компании.
Анализ и учет достигнутых результатов
Однако даже самые совершенные методы планирования не дадут результата, если вы не будете анализировать достигнутое и корректировать планы. Поэтому ключевым элементом является регулярная оценка результатов.
Я бы рекомендовал раз в неделю проводить планёрки, на которых каждый сотрудник отчитывается о проделанной за неделю работе. Не забудьте похвалить тех, кто справился успешно, и разобраться в причинах отставания у тех, кто не уложился в сроки.
Главный вопрос здесь - насколько выполнен общий план работ отдела? Если по итогам месяца висит множество незакрытых задач, значит план изначально был нереалистичным. Сравните результаты последних 3-6 месяцев - и вы найдёте "узкие места" в работе отдела.
Возможно, кто-то из сотрудников хронически не справляется с нагрузкой. Или один из проектов постоянно выбивается из графика. Проанализировав статистику и обсудив проблемы на совещании, скорректируйте распределение задач так, чтобы они выполнялись в срок и с нужным уровнем качества. И пересматривайте план ежемесячно!
Такой подход гарантирует, что ваши труды по планированию не пропадут даром. А поставленные цели будут достигаться максимально эффективно!
Шаблоны планов работ
Заключение
Подводя итог, хочется отметить, что планируя работу, думайте прежде всего о благополучии и развитии своих подчинённых. Не загружайте их сверх меры. Ставьте амбициозные, но достижимые цели, так чтобы процесс доставлял удовольствие. Своевременно отмечайте даже небольшие победы. Поддерживайте командный дух традициями вроде "пятничного чаепития с пирогами" или мозгового штурма новых идей за боулингом по средам. И тогда ваш отдел будет работать как отлаженный механизм. Слаженно, вдохновенно, с полной отдачей. И ни одна, даже самая сложная задача не покажется тяжёлой грузом. А каждый прожитый рабочий день будет приносить удовлетворение - вам и вашей команде! Вот, пожалуй, и все главные советы по составлению плана работ. А теперь - за дело!
