Здравствуйте! Сегодня у Аристарха Вежливого для вас «архивные» новости. Поговорим о хранении бухгалтерских документов. Новые правила вступают в силу с января 2024 года. Основание – приказ Минфина №224н от 23.12.2021.
В каком виде храним?
Формат хранения первички регулирует ФСБУ 27/2021. Если коротко, бумажные версии физически размещаются в архиве, электронные становятся записями в информационной базе. Перевод одного формата в другой не допускается. Электронные документы для хранения не распечатываются, бумажные не переводятся в цифру.
На хранение отправляются только оригиналы. Цифровые, бумажные копии не имеют юридической силы (официально заверенных документов это тоже касается).
Как обеспечиваем доступ?
Доступ к учетной первичке могут иметь не только руководители и главбухи. Порядок использования физического, электронного архива закрепляется локальными нормативно-правовыми актами организации. То есть компания сама определяет, кто, когда и на каких условиях получает доступ к первичным документам.
Важно: ответственное лицо (чаще всего это главный бухгалтер) должно быть информировано о том, кто получает доступ к архиву.
Доступ к утраченным документам обеспечивается по тем же правилам сразу после их восстановления. Восстанавливать архив обязательно, и для этого должны быть приняты все необходимые меры.
Где храним первичку?
Начну с главного: срок подготовки к исполнению требований ФСБУ 27/2021 фактически истек. Стандарт действует с января 2022 года, но его отдельные положения вступают в силу с отсрочкой. С 2024 года все требования ФСБУ 27/2021 обязательны к исполнению.
Согласно новым правилам, все архивы, как физические, так и электронные, должны находиться на территории РФ. Использовать для хранения сведений иностранные серверы запрещено.
Упомянутый федеральный стандарт бухучета содержит то же определение базы данных, что и Гражданский кодекс (ст. 1260 ГК РФ). На это Минфин указал в письме №07-01-09/14820 21.02.2023.
Итак, на перенос электронных архивов в отечественное цифровое пространство у бизнеса было два года (информация Минфина №ИС-учет-35 от 24. 12.2021, приказ Минфина №224н от 23.12.2021). Теперь кто не успел, тот опоздал. Нарушителей ждут санкции. А тем, кто до сих пор не знает, где де-факто размещаются данные из бухгалтерской первички фирмы, рекомендуется оперативно это проверить.
Регистрацию ИП предельно упростили и… закрыли для людей без прописки
7 лет тюрьмы за банкротство – такие дела!
Проблемы со сдачей деклараций по НДС не за горами
Несовершеннолетние самозанятые врываются в бизнес
Лишение свободы за подделку ЭЦП – новая реальность
