Бывало ли у вас так, что рабочего дня просто не хватает на все ваши дела? Наверняка да. А еще бывает, что целую неделю вы занимаетесь важными задачами, но к пятнице все равно остается куча хвостов. При этом пока вы утопаете в работе, некоторые коллеги умудряются все успевать, быть эффективными, бодрыми и цветущими, будто в их жизни ничего особо сложного нет. Возможно. Но скорее всего дело в правильном распределении временных ресурсов.
Тайм-менеджмент — это не красивое слово из тренингов бизнес-коучей, а хорошо работающая система, где есть множество техник и методов, чтобы организовать собственное время и успевать больше, получая от этого максимум отдачи и оставляя достаточное количество свободного времени.
Много лет назад (а если быть точнее — 2 тысячи лет) древнеримский философ Сенека размышлял над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?». И пришел к выводу, что прожитое время следует делить на плохое и хорошее. Вряд ли он предполагал, что по факту заложил основы известного нам ныне тайм-менеджмента.
В современном мире умение грамотно управлять временным ресурсом — залог успеха, счастливой личной жизни и здоровой нервной системы. Но не нужно думать, что тайм-менеджмент для всех работает одинаково. Роль здесь играет и темперамент человека, и сфера его деятельности, и многие другие факторы. Поэтому в управлении временем есть разные направления, которые подходят одним и не подходят другим.
Мы собрали самые известные и проверенные техники, чтобы вы могли определиться, какие из них лучше всего помогут вам бороться с авралом и прокрастинацией.
Сделайте это завтра
Автор книги «Сделайте это завтра» Марк Фостер предлагает не бросаться за срочные дела, а переносить их на следующий день. Это позволит сфокусироваться на текущих задачах. Создавайте закрытые списки дел на день, а все новые задачи разделяйте на три группы:
- То, что требует немедленного реагирования.
- То, что можно выполнить в течение дня.
- То, что можно выполнить завтра.
Задачи из двух первых групп можно решать оперативно — в зависимости от срочности и приоритетности. А задачи из третьей группы внесите в закрытый список на следующий день.
Съесть «лягушку»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает в начале дня «съедать лягушку» — в первую очередь делать самое неприятное или сложное дело. К концу рабочего дня мозг перегружается, и на трудные задачи сил не остается. А если сделать их пораньше, то не придется полдня прокрастинировать.
POMODORO
Название произошло от кухонного таймера в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.
Все просто — ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. После идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.
Zero Inbox
Суть метода — полное очищение папки «Входящие». И речь не только о почте, но и любой другой рабочей информации и поступающих задачах. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.
9 задач
Эту технику еще называют «1-3-5», то есть за день нужно выполнить одно большое трудное дело, три задачи средней сложности и пять небольших. Эти «коротышки» могут включать какие-то бытовые вопросы, вроде помыть посуду или отсортировать носки.
Правило 10 минут
Если у вас есть задача, которая вам настолько претит, что хочется откладывать ее максимально долго, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите. Исследовательница из Йельского центра эмоционального интеллекта Джулия Мюллер утверждает, что такая «демоверсия» задачи оставляет право передумать и повышает ощущение самостоятельного принятия решения.
4D
Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории:
1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные вопросы, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.
2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо — коллеге, помощнику или секретарю.
3 – Delay (отложить). Это то, что не требуюет срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.
4 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.
ВАЖНО! Для долгосрочного планирования данная система не годится.
90 на 30
Этот метод близок помидорной 25-минутке. По правилам: полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.
Fresh or Fried
Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его — выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.
Автофокус
Техники тайм-менеджмента придуманы даже для творческих по натуре людей. Автофокус как раз одна из них. Действовать нужно так:
- Записываете все, что намечается.
- Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
- Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
- Закончили — вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.
Закон Паркинсона
Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.
Канбан
Схема «Канбан» подходит для тех, кого мотивирует результат. Делаем следующее: начертите таблицу, состоящую из трех столбцов, и впишите в нее все задачи. Первый столбец — то, что необходимо сделать. Второй — то, что выполняется в данный момент. А в третьем — все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой. Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность.
Принцип трех дел
Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, у кого аврал стал синонимом рабочих будней.
Хронометраж
Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и не понимает, почему. Она включает два этапа. На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы каждые пару часов записываете, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать вещи, на которые уходит 2-3 минуты. При этом менять или как-то действовать не надо. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полная картина. На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.
Четко решив поменять свою жизнь к лучшему с помощью одного из описанных способов, начните с малого: планирования маленькими шажками. После рабочего дня записывайте в заметки то, что вас волнует по поводу работы. Перед сном подготовьте одежду, в которой пойдете завтра в офис. Кажется, что в этом нет ничего важного и сложного, но делать это каждый день — важная тренировка вашей дисциплины. Попробуйте составить хотя бы примерный план на день и следовать ему с минимальными отклонениями. Кстати, отдых обязательно должен быть в этом списке. Чтобы адаптироваться под выбранные техники было удобнее, скачайте пару-тройку приложений для тайм-менеджмента. После пробного периода оставьте только одно — самое эргономичное на ваш взгляд. И последнее — выбросите мусор из рабочего дня, то есть откажитесь от вещей, людей и занятий, которые бесполезно отнимают у вас время. Ведь это самое ценное, что у вас есть.
