Спросите себя, насколько окупается ваше участие в совещаниях. Много ли времени и энергии у вас остается на то, чтобы думать, изобретать и общаться другими способами? Сейчас, когда качеству совещаний стали уделять больше внимания, имеет смысл воспользоваться этой возможностью, чтобы проявить себя перед коллегами с лучшей стороны и получить максимальный результат от затрачиваемых на это сил и времени. Помочь в этом могут пять перечисленных ниже стратегий.
Четко формулируйте, к чему вы стремитесь
Вот что важно сделать, чтобы все четко представляли себе цели совещания.
● Не считайте само собой разумеющимся, что все согласны с повесткой. Предложите участникам задать уточняющие вопросы или выразить несогласие до совещания. Это позволяет повысить качество обсуждения и вовлеченность участников.
● Поясняйте, в чем смысл совещания. Четко формулируйте, чего вам нужно достичь: «Я бы хотел, чтобы это собрание перенесло нас ближе к...» Или: «Нам нужно принять важное решение по поводу...».
● Покажите, что верите в команду. Важно, чтобы все участники высказали свои соображения. Настройте их на позитив, например, напомните им о прошлых успехах: «Помните ту нашу отличную дискуссию о…?»
● Подумайте, как вы должны проявить себя на совещании. Какие мысли и чувства вы хотите вызвать своим участием в обсуждении? Какие действия будут желательной реакцией на него? Какие уроки вы можете извлечь из участия в прошлых совещаниях?
Определите свою роль
Вот несколько ролей, которые вы можете примерить на себя.
● Катализатор. Инициируйте обсуждение и стимулируйте поиск новых идей и подходов с помощью аналогий, историй или прецедентов.
● Хранитель. Спрашивайте, как то или иное решение сработает в вашей организации и что нужно сделать, чтобы оно прижилось.
● Критик. Оспаривайте логичность, согласованность и обоснованность аргументов, привлекая для этого данные, опыт и/или интуицию.
● Координатор. Приглашайте всех к обсуждению, перекидывайте «мосты» от одной точки зрения к другой и объединяйте участников.
● Принимающий решение. Четко формулируйте тему совещания, призывайте собравшихся обсудить проблемы и возможности и принимайте решения во время самого совещания.
Иногда полезно открыто сообщить, какую роль вы берете на себя, хотя бы для того, чтобы и остальные последовали вашему примеру. В паузах между пунктами повестки можно сигнализировать об изменении своей роли. Чтобы присутствующие поняли, что происходит, сообщите им: «Сейчас я выступлю в другом качестве и сосредоточусь на фактах». Или: «Я поставлю себя на место потребителя, слушающего наш разговор».
Определите, какой ценный вклад вы можете внести
Для эффективного совещания важно разнообразие точек зрения, навыков, опыта и стилей, особенно если обсуждается сложная тема. Ваша задача — проявить себя с лучшей стороны, оставаясь хорошим командным игроком.
Прежде всего, выявите свои сильные стороны, которые могут иметь значение для решения вынесенных на обсуждение вопросов. Это могут быть:
● ресурс доверия, или возможность опираться в своем выступлении на полученный успешный опыт;
● знание обсуждаемого материала;
● способность решать задачи или взглянуть на суть обсуждения под другим углом — например, с использованием сценариев;
● понимание того, как действуют другие организации, отрасли и экосистемы, столкнувшиеся с похожими проблемами.
Составляйте для других участников совещания такие же «профили», как те, которые вы, возможно, составляете для своих клиентов. Запишите их квалификации, интересы, точки зрения, тезисы и предложения, высказанные на прошлых совещаниях. Это поможет выявить:
● зоны возможностей — темы, по поводу которых вы благодаря квалификации и опыту можете сказать больше, чем остальные;
● союзников — коллег с такими же, как у вас, интересами, опытом и квалификацией;
● противников — коллег, чьи мнения противоположны вашим.
Используйте эти сведения, чтобы прогнозировать точки зрения, предложения и реакции участников совещания. Если уместно, постарайтесь заранее повлиять на них. Но не заходите слишком далеко. Внести заметный вклад — не значит нанести поражение коллегам. Это значит воспользоваться своими сильными сторонами, чтобы выделиться на общем фоне. Кроме того, сохраняйте гибкость. Избегайте догматизма и ограничивающих убеждений, которые могут оказаться неверными.
Мудро используйте сигналы
На совещании можно получить многочисленные сигналы и подсказки об интересах и намерениях участников. Однако многие управленцы не задумываются о том, чтобы отслеживать, что они сами транслируют другим. На уровне формулировок, голоса (тембр, громкость, интонация), мимики и жестов стоит проявить:
● интерес к теме;
● твердое намерение решить насущную проблему;
● творческий подход к формированию новых идей;
● способность выслушивать и признавать точки зрения разных людей и реагировать на них;
● способность уверенно действовать в критических ситуациях;
● позитивное отношение к сложностям.
Кроме того, совещание может стать ценным источником информации о команде и позволить оценивать:
● способность достичь целевых показателей эффективности;
● согласованность в понимании задач по реализации стратегии;
● способность подключаться к новым инициативам;
● качество взаимодействия;
● общее настроение, состояние и благополучие.
Для удобства можно выписывать вопросы, на которые вам нужно получить ответ, или гипотезы, которые требуется проверить. Сразу после собрания и через несколько дней стоит выделить время, чтобы все проанализировать.
Управляйте собой в моменте
Совещания могут вызвать бурю эмоций, особенно если ставки высоки, а ситуация сложная. В таком случае самое главное и сложное — сохранить достаточно самообладания, чтобы ясно мыслить и эффективно взаимодействовать с окружающими. Принимать стратегически важные решения о том, как управлять собой в моменте, вам помогут следующие действия.
● Четко определите, что должно быть в фокусе вашего внимания.
● Прогнозируйте триггеры. Перечислите все, что может вызвать у вас эмоциональную реакцию, определите, какие это могут быть темы, события или действия кого-то из присутствующих. Затем запишите более конструктивные ответы.
● Опишите свою реакцию. Если вы чувствуете, что реагируете эмоционально, опишите свои эмоции (про себя), как будто вы бесстрастно наблюдаете за собой со стороны. Отстранитесь от происходящего: посмотрите в окно, выпейте воды, следите за дыханием, сконцентрируйтесь на физических ощущениях.
● Переключите внимание. Напомните себе о своих задачах и о том, что для вас самое главное, и попытайтесь переформулировать суть обсуждения, переключив внимание его участников на другие способы заняться насущными проблемами.
Также вас может заинтересовать:
Полную версию статьи «Прозаседавшиеся: как не угодить в ловушку пустых совещаний» вы можете прочитать на нашем сайте. Оформить подписку на журнал можно здесь.
