Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
Если IT-проект представить в виде коробки, то грани коробки - это и есть границы проекта. Это несколько условное сравнение, но зато наглядное. Задача любого руководителя проекта не выйти (существенно) за границы проекта, без изменения основных его параметров, таких как содержание, сроки и цена. Поговорим подробнее в этой статье, что такое границы проекта и как ими управлять.
Для проекта, в зависимости от его специфики и внешних условий, могут быть сформулированы разные виды границ, количество которых определяются целесообразностью.
Виды границ
В общем, для каждого проекта можно выделить следующие основные виды границ:
Границы объема работ
Здесь следует уточнить, объем работ определяется через содержание продукта и содержание проекта (часто эти два понятия объединяют одним термином - содержание проекта).
Границы, относящиеся к содержанию продукта, как правило, описывают через функциональные границы - описание функций информационной системы и их характеристик.
Перечень работ, включенных в проект, определяют границы, относящиеся к содержанию проекта.
Организационные границы
Определяют организационный объем проекта, в который включают перечень бизнес-единиц, подразделений и количество пользователей системы.
Временные рамки
Определяют период времени, в течение которого будет выполняться проект. Это может быть конкретная дата завершения проекта или определенный временной промежуток, в течение которого проект должен быть завершен.
Бюджет проекта
Определяет стоимость проекта, источники и порядок финансирования проекта. Это помогает управлять расходами и избегать превышения бюджета.
Границы качества
Определяют уровень качества, который должен быть достигнут в проекте. Это может включать требования к производительности, надежности, безопасности и другим характеристикам проекта.
Границы участников
Определяют, кто будет работать над проектом и кто не будет участвовать. Границы включает роли и ответственности участников проекта и другие параметры, связанные с участием в проекте.
Технологические границы
Определяют технологическую архитектуру системы, а также параметры ее функционирования.
Перечень указанных границ не исчерпывающий, он составляется для каждого проекта индивидуально, учитывая его особенности.
В каких документах описывают границы проекта
Описание границ проекта, в зависимости от применяемых стандартов, описываются в нескольких документах проекта:
- Устав проекта: документ, который описывает основные характеристики проекта, включая его цели, границы, стейкхолдеров, риски и ограничения. Устав проекта обычно утверждается высшим руководством и служит основой для инициации проекта.
- План проекта: документ, который описывает план работы по проекту, включая его границы, допущения, цели, задачи, ресурсы, график и бюджет. В проектном плане должны быть ясно определены границы проекта и допущения, чтобы обеспечить понимание всех участников проекта.
- Техническое задание: Согласно ГОСТ 34, ТЗ на АС является основным документом, определяющим требования (читай границы) и порядок создания
автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС и ее приемка. - Матрица ответственности: документ, который определяет роли и ответственности участников проекта. Матрица ответственности может помочь в определении границ участия каждого участника в проекте.
Это не исчерпывающий перечень документов, включающий описание границ проекта. Границы могут быть формализованы, например, в договоре, в коммерческом предложении пр.
Допущения и ограничения - это границы проекта?
Можно считать, что проектные допущения и ограничения - это тоже относится к границам. Но только следует делать разницу, исходя из определения этих терминов:
Допущения проекта - это предположения или утверждения, которые принимаются как факты для планирования и выполнения проекта, но которые не имеют подтверждения или полной уверенности в их достоверности. Допущения проекта могут касаться различных аспектов проекта, таких как технологии, ресурсы, сроки, бюджет, законодательные и другие условия.
Вот некоторые примеры допущений проекта:
- Доступность необходимых ресурсов в нужное время
- Способность команды проекта эффективно справляться с задачами проекта
- Соответствие проекта законодательным требованиям и нормативам
- Готовность и согласие заинтересованных сторон на сотрудничество
- Стабильность и надежность технологий и оборудования, используемых в проекте
Как видим, допущения тоже являются предположительными ограничивающими факторами, т.е. границами проекта. Но формулируются они на начальной стадии проекта, когда еще нет полной информации о проекте и его окружении, и они могут меняться по мере развития проекта.
Ограничения проекта - это факторы, которые ограничивают возможности проектной команды. Эти ограничения могут относиться также к различным аспектам проекта, таким как сроки, бюджет, качество, объем работы, ресурсы, технологии и другие.
В отличие от допущений, ограничения проекта - это внешние факторы, то есть они определяются, как правило, внешней средой проекта, например, правительственными или регулирующими органами, заказчиком, экономической обстановкой и пр. Т.е. такими факторами, которые не контролируются проектной командой. Ограничения могут быть и внутренними, то есть устанавливаться проектной командой в рамках ресурсов, доступных для проекта.
И чем же они отличаются от границ проекта? Хотя в "PM BOK" эти понятия разделяются, возможно, что справедливо.
Управление границами проекта
Управление границами проекта - это процесс установления, определения, документирования и управления границами проекта. Управление границами проекта включает следующие шаги:
- Установление границ проекта - определение того, что входит в проект и что не входит в проект.
- Создание документации - которая определяет границы проекта и объясняет их.
- Коммуникация - обеспечение эффективной коммуникации о границах проекта всем заинтересованным сторонам, включая членов команды проекта, заказчиков и других заинтересованных сторон.
- Управление изменениями - управление изменениями, которые могут возникнуть в рамках проекта, в соответствии с границами проекта. Это может включать оценку влияния изменений на проект и принятие решения об изменении границ проекта, если это необходимо.
- Оценка результатов - оценка того, насколько хорошо проект соответствует установленным границам.
Важным элементом управления границами проекта, является управление изменениями.
Если изменение в проекте предполагает преодоление его границ, то оно должно быть отклонено, если не будет достигнуто согласие на изменение связанных параметров проекта (например, бюджет, сроки и пр.) со стейкхолдерами и/или высшим руководством.
Кроме того, управление изменениями также помогает убедиться, что допущения проекта все еще верны. Если появляются новые данные, которые подвергают сомнению допущения проекта, то управление изменениями позволяет оценить эти изменения и определить, нужно ли изменять границы проекта.
Таким образом, управление изменениями позволяет не преодолевать границы проекта, обеспечивая контроль над изменениями и поддерживая соответствие проекта его границам и допущениям.
Если статья была полезна, подписывайтесь на канал, ставьте палец вверх и делитесь ею с коллегами.
Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале
