Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
В одной из статей уже шла речь о границах, допущениях и ограничениях проекта. Но в связи с частыми вопросами со стороны руководителей проектов, в отношении указанных понятий, а также известной путаницей при их использовании, в этой статье приведено описание различий в понимании этих терминов.
Границы проекта
Границы проекта — это определение того, что входит в проект и что в него не входит. Их необходимо описывать для целей планирования и оценки проекта. И чем подробнее сформулированы границы проекта, тем точнее план проекта и его оценка, и тем меньше риски проекта.
Но на начальных стадиях проекта, точно и подробно описать границы невозможно, из-за отсутствия информации и связанной с этим неопределенностью. Для таких случаев необходимы допущения.
Допущения проекта
Допущения — это предположения или гипотезы, которые делаются относительно границ проекта. Они не являются установленными фактами, но влияют на план и оценку проекта, как сведения не требующие доказательства. Допущения могут не подтвердится или изменится в ходе выполнения проекта, но в этом случае должен измениться план и бюджет проекта. Они меняются в зависимости от ситуации и относительно гибки.
Их основная задача — указать предположения относительно границ проекта, чтобы устранить фактор неизвестности и неопределенности, тем самым дать возможность руководителю более точно составить план проекта и его оценку.
Пример допущения
Например, когда описываются границы проекта в части обмена данными с историческими системами заказчика, в начале проекта невозможно узнать точно, используются типовые конфигурации или нет, даже если кто-то из представителей заказчика утверждает, что конфигурации не измененные. Если поверить этой информации, то возможны просчеты при планировании сроков и трудоемкости проектных работ.
Чтобы снизить этот фактор определенности, при составлении коммерческого предложения, следует сформулировать допущение о том, что представленный план и оценка проекта сделаны для случая обмена данными системы с типовыми конфигурациями. В дальнейшем, если это допущение не подтвердится, то это будет причиной для изменения плана и оценки проекта.
Если это допущение не указать в коммерческом предложении, то это обстоятельство может стать причиной разногласий с заказчиком, относительно изменений в расписании и бюджете проекта.
Ограничения проекта
Ограничения проекта отличаются от допущений тем, что они описывают факторы, как правило внешние для команды, которые невозможно изменить или обойти при выполнении проекта. В отличие от допущений, ограничения не являются предположениями, а являются реальными обстоятельствами, которые необходимо учитывать при планировании и выполнении проекта.
Например, если у проекта есть ограничение по бюджету, это означает, что следует учитывать это ограничение при принятии решений о том, какие ресурсы использовать и какие задачи выполнить. Если цель проекта не достигнута в рамках выделенного бюджета, то это означает провал проекта и серьезные последствия для исполнителя. Бюджетное ограничение проекта — это не предположение, а факт, известный проектной команде, который должен учитываться при составлении плана проекта.
Ограничением могут быть принятые нормативные и законодательные акты. Например, ни заказчик ни исполнитель не могут, без последствий для себя, изменить в прикладном решении для бухгалтерского учета порядок начисления НДС. Это внешний фактор, который накладывает ограничение на проект и его следует учитывать при планировании работ. Таким образом, можно сказать, что ограничения проекта — это реальные и неизменяемые факторы, которые ограничивают степень свободы проектной команды при выполнение проекта.
Ограничения оказывают влияние на границы проекта. Например, ограничения по бюджету проекта — это ограничения, которые связаны с финансовыми ресурсами заказчика, необходимыми для выполнения проекта. Ограничения по бюджету могут включать максимальную сумму, которая доступна для проекта, а также указание на то, что некоторые расходы не могут превышать определенный порог.
Границы проекта по бюджету — это определение руководителем проекта того, какие расходы будут считаться частью проекта и какой бюджет доступен для выполнения проекта, исходя из ограничения. Границы проекта по бюджету могут включать определенную сумму, которая выделена на проект, а также указание на то, какие расходы будут считаться включенными в эту сумму и какие — нет.
Подведем итоги
Если выразить мысль другими словами, границы проекта составляются исходя из известных ограничений проекта.
Если статья была полезна, подписывайтесь на канал, ставьте палец вверх и делитесь ею с коллегами.
Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале