В кадровые процессы так или иначе вовлечен весь персонал компании. Сотрудники подписывают трудовые договоры, ходят в отпуск, повышают квалификацию, переводятся на новое место работы. На все эти процедуры компания тратит немало ресурсов. Задача автоматизации и цифровизации hr-процессов — сделать их проще, прозрачнее и эффективнее.
Ключевые HR-процессы
Прежде чем приступать к цифровизации, важно понять, какие именно бизнес-процессы сопровождают жизненный цикл сотрудника. К наиболее популярным HR-процессам относят:
- Планирование политики по работе с персоналом.
- Поиск, оценка и отбор кандидатов.
- Сопровождение: онбординг и адаптация новичков, внутреннее и внешнее обучение, мотивация, аттестация.
- Развитие корпоративной культуры.
- Кадровое делопроизводство.
Как правило, когда встает вопрос об автоматизации работы HR-службы, то говорят в первую очередь про ИТ-решения для рекрутинга или учета рабочего времени. Но есть и другие массовые процессы, которым требуется оптимизация, например, планирование отпусков.
Таким наблюдением делится Гузель Муллахметова, евангелист HRM-направления Directum:
«По нашему опыту, компании сейчас наиболее заинтересованы в автоматизации HR-процессов, связанных с управлением командировками и отпусками. Если цифровизировать эти области, то рутинных задач станет меньше и в других отделах, например, в бухгалтерии. Так, система проследит, чтобы сотрудники не запланировали лишние дни отпуска или не поставили первый день отпуска на выходной день. Даже такие, казалось бы, точечные изменения в масштабах предприятия с сотнями работников в итоге экономят большое число ресурсов».
Цифровизация кадрового документооборота
Приказы, договоры, заявления на бумаге отнимают немалую долю HR-ресурсов. Кроме того, по закону кадровые документы необходимо хранить в архивах по 50-75 лет, и многие компании делают это именно в бумажном виде. Сегодня, когда почти любую услугу человек может получить онлайн, работа с нецифровыми документами видится парадоксальным анахронизмом.
Государство также говорит о необходимости цифровизации кадровых процессов. Невозможно построить цифровую экономику с таким количеством бумажных документов в сфере трудоустройства. С 2020 года ввели электронные трудовые книжки, с 1 января 2022 года — больничные листы.
С 22 ноября 2021 года электронный документооборот с сотрудниками закреплен в законе. 377-ФЗ разрешает оформлять документы в цифре и не дублировать их на бумаге. Пока КЭДО не является обязательным для всех, но зато дает зеленый свет всем организациям, которые готовы к цифровизации HR-процессов.
HR-процессы и удаленная работа
Пандемия доказала, что пока документооборот с сотрудниками приходится вести на бумаге, не может быть и речи о полноценной и удобной для всех сторон удаленке. 1 июля 2021 года вступил в силу закон о единой цифровой платформе занятости. С ее помощью соискатели могут получать информацию о вакансиях по всей стране, а центры занятости — оказывать услуги онлайн.
Крупные компании ищут свои пути решения проблемы. Например, в МТС разработали собственную цифровую платформу, которая позволяет провести соискателя по всем HR-процессам от кандидата до сотрудника в онлайн-формате, в том числе через мобильный телефон. Если у соискателя есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах, то часть полей заполнятся автоматически.
Создание такой системы потребовало оптимизации бизнес-процессов: одни из них получилось упростить, другие вовсе исключить за ненадобностью. О других выгодах цифровизации HR-процессов рассуждает Ольга Посканная*, руководитель центра развития и контроля качества процессов HR в МТС:
«Если посмотреть на три основных кадровых процесса в ПАО „МТС“: прием, перевод на другую должность и изменение оклада, то стопка бумаги на их сопровождение соперничает высотой с московскими небоскребами — 326 м. Соответственно, есть затраты на печать, хранение, пересылку. Чтобы достать экземпляр из бумажного архива, нужна неделя, тогда как поиск в цифровом архиве займет несколько минут».
*По материалам доклада Ольги Посканной на конференции Directum Enterprise Forum 2021.
Преимущества цифровизации кадрового документооборота:
- снижается нагрузка на отдел кадров: информация о персонале становится более структурированной, а найти цифровой документ в системе намного быстрее, чем бумажный — среди стеллажей и полок.
- HR-процессы протекают быстрее, так как во многих случаях не нужно тратить время на поход в отдел кадров или ожидание в приемной, когда начальник освободится и подпишет, например, банальное заявление на отгул;
- работникам становится проще и удобнее взаимодействовать с работодателем, а компания, в свою очередь, получает больше прозрачности в кадровых процессах.
Системы для автоматизации HR-процессов и документов
Работодатели выбирают то или иное решение, исходя из своих потребностей. Например, крупным организациям выгодно автоматизировать большинство операций, а небольшим фирмам будет достаточно заняться только наиболее массовыми процедурами. На выбор системы влияет и то, какие сервисы уже используются в компании и потребуется ли интеграция с ними.
Типы систем:
- самописные решения. Чаще всего создаются под конкретные задачи, такие как учет рабочего времени;
- BPM-системы. Предназначены для управления бизнес-процессами, в том числе и в сфере HR;
- HRM-системы. Специализированные системы для комплексной автоматизации HR-процессов: привлечения персонала, развития, мотивации, расчет эффективности сотрудников и пр.;
- ECM-системы. Охватывают все функции для управления корпоративным контентом: ввод данных, хранение, поиск и предоставление пользователю. Сочетают возможности как для автоматизации бизнес-процессов, так и для работы с электронными кадровыми документами.
При правильном подходе к цифровизации HR-процессов компании сокращают затраты на делопроизводство, а также повышают лояльность персонала и привлекательность для соискателей.
Источник: https://www.directum.ru/blog-post/2827
#цифровизация #HR #кадровое делопроизводство #кадры #кадровый учет #кадровый документооборот #импортозамещение #импортонезависимость
