В каком случае требуется рекомендательное письмо от работодателя
В Трудовом кодексе установлен исчерпывающий перечень документов, которые требуется предъявить соискателю при трудоустройстве. Рекомендация бывшего работодателя в данный перечень не включена. Тем не менее, она может потребоваться при трудоустройстве в новую компанию. Такой документ позволит получить преимущественное право на рабочее место, если вакансию желают получить сразу несколько кандидатов.
Этот документ поможет кадровику получить первое впечатление о соискателе. В отзыве, предоставленном бывшим работодателем, описывают личностные и деловые качества сотрудника, его профессиональные и квалификационные компетенции.
Для нового работодателя это станет гарантией того, что человек на прежнем месте работы добился определенных успехов. Несмотря на то, что рекомендательное письмо не относится к обязательным документам, на практике многие обращаются после увольнения к бывшему работодателю с просьбой о его предоставлении.
Роскомнадзор и Росархив прокомментировали правила хранения документов, которые приносит соискатель. Однако Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персональных данных и приказ Росархива от 20.12.2019 содержат противоречивую информацию. Кадровики не получили четкого руководства, вопросов стало только больше. Эксперты журнала "Справочник кадровика" разобрались, какие документы непринятых соискателей, по мнению Роскомнадзора и Росархива, нужно сразу уничтожать, и как это оформить, чтобы не нарваться на штраф.
Кто пишет рекомендательное письмо сотруднику
Составляют этот документ от имени работодателя. Сделать это может непосредственный руководитель сотрудника, например, мастер, начальник цеха, отдела или структурного подразделения, либо кадровик. Важно доверить оформление тому, кто хорошо знаком с бывшим специалистом. Это позволит написать объективную, достоверную информацию.
Чтобы получить рекомендацию, следует обратиться с письменным заявлением к бывшему работодателю. В нем важно описать свою просьбу, указав, куда, для какой цели требуется документ. Как правило, рассматривают такие заявления в короткий срок, поэтому документ, заполненный от лица бывшего работодателя, выдадут в течение одного-двух рабочих дней.
Важно учитывать, что действующее законодательство не обязывает выдавать рекомендательное письмо сотруднику от работодателя. Это право, но не обязанность. На практике большинство работодателей не отказывают, если бывший сотрудник был исполнительным, ответственным, высокопрофессиональным, компетентным и ушел из организации без скандала.
Как написать рекомендательное письмо работнику (образец)
Образец рекомендательного письма от компании новой компании не утвержден на законодательном уровне. Оформить его можно в произвольном виде. При составлении важно соблюдать нормы делопроизводства и правила русского языка. Документ должен быть лаконичным, емким, содержательным, в нем важно описать личностные и деловые качества сотрудника, не применяя грубых выражений, специализированных терминов и размытых формулировок. Составляя письма такого рода, необходимо руководствоваться регламентом ГОСТ Р 7.0.97-2016. Тогда оно будет иметь юридическую силу.
Рекомендательное письмо для сотрудника должно содержать следующие сведения:
- наименование компании, логотип, код ОКПО, регистрационный номер ОГРН, номер налогоплательщика (ИНН);
- исходящий номер;
- реквизиты сотрудника, который оформил документ, должность;
- реквизиты сотрудника, которому выдано письмо;
- содержательную часть, где описаны его деловые, личностные качества;
- подпись руководителя;
- дату составления.
Письмо не должно содержать пожеланий от бывшего руководителя, на какой должности, в каких условиях лучше всего использовать труд соискателя. В качестве приложения можно прикрепить документы, которые подтвердят достижения, успехи и победы. Негативные отзывы давать можно, но они должны быть подкреплены документами, например, письменными свидетельствами о вынесении дисциплинарных взысканий и т.п.
Рекомендация от работодателя должна быть достоверной, вся внесенная информация — проверенной и подтвержденной. При ложных сведениях может пострадать репутация компании, выдавшей такое письмо, и репутация того, кому оно выдано.
Документ можно составить на фирменном бланке компании или на обычном листке формата А4. Допускается составление от руки или распечатка на компьютере, других печатающих устройствах в одном экземпляре. Важно соблюдать основное правило: бланк должен быть заверен «живой подписью» руководителя.
Основные требования по оформлению текста:
- текст печатают шрифтом Times New Roman или Arial, с кеглем от 12;
- используют строчные буквы, не выделяя их полужирным;
- в текстовом редакторе устанавливают режим выравнивания строк по ширине;
- верхнее и нижнее поля страницы должны быть равны не менее 2 см, правое поле равно 1 см, левое — не менее 3 см;
- между абзацами делают отступ 1,27 см;
- между строками устанавливают полуторный интервал.
В рекомендательное письмо от работодателя сотруднику для новой работы вносят сведения, соблюдая следующие правила:
- тон изложения должен быть нейтральным без выражения каких-либо эмоций;
- при описании качеств сотрудника не используют штампы и стандартизированные обороты;
- формулировки должны быть четкими и лаконичными, чтобы их нельзя было истолковать двояко;
- излагают все логично и последовательно;
- не используют сленговые, жаргонные и простонародные выражения;
- при описании деловых и личностных качеств можно приводить конкретные примеры определенной работы, порученной сотруднику, давать характеристику того, как она выполнялась, какие профессиональные успехи достигнуты в том или ином задании.
Образец рекомендательного письма от компании сотруднику
Пример рекомендательного письма
Рассмотрим, как оформить рекомендательное письмо на примере
Сотрудник Иванов поступил на работу в ЗАО «Светланка» в 2004 году продавцом. В 2020 году он уволился в связи с тем, что окончил высшее учебное заведение, получив профессию менеджера продаж. При увольнении оформил письменный запрос на имя директора магазина Ефремова, чтобы получить рекомендацию. Документ доверили составлять старшему продавцу Романову. Вот каким он получился.
ЗАО «Светланка»
ИНН 7706121446, КПП 77181100, г. Москва, ул. Матросова, д. 28
От старшего продавца Романова
Продавцу Иванову
Рекомендательное письмо
Рекомендация выдана продавцу Иванову А.С., работавшему в ЗАО «Светланка» с 20 января 2004 года по 23 августа 2020 год под моим непосредственным руководством. Настоящим письмом подтверждаю, что за время своей работы Иванов проявил себя грамотным специалистом, который умеет добиваться поставленных перед ним целей. В обязанности Иванова входило выполнение установленного плана продаж. Продавец Иванов умел убеждать клиентов, выполнял квартальные планы, получал много положительных отзывов от постоянных клиентов, относился к своей работе ответственно. Сотрудник активно участвовал в жизни компании, посещал семинары, тренинги, которые организовывали для персонала ЗАО «Светланка».
Иванов проявил лидерские качества, способности организовать коллектив. Со всеми коллегами он умел поддерживать дружеские отношения. Доброжелательные отношения он поддерживал и с руководством. Всегда выполнял порученную ему работу с высокими показателями качества. Уволился Иванов по причине окончания высшего учебного заведения. Подтвердить полученную информацию можно, позвонив по телефону 7 888 5556681.
Старший продавец Романов А.М. Романов
Директор магазина Ефремов Г.М Ефремов
Дата составления 23.08.2020 года.
