Если ваш работник с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, ему можно выплачивать компенсацию:
- за использование и износ (амортизацию) авто;
- за затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (письмо Минфина РФ от 05.12.2017 № 03-04-06/80616).
Как при ОСН, так и при «расходной» УСН компенсацию и возмещение затрат учитывайте в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).
Обратите внимание: при использовании легкового автомобиля работника расходы на ГСМ можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, письмо Минфина РФ от 14.08.2017 № 03-03-06/1/52036):
- 1 200 рублей в месяц — для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно;
- 1 500 рублей в месяц — для машин с объемом двигателя свыше 2 000 куб. сантиметров;
- 600 рублей в месяц – для мотоциклов.
А вот сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена. Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Таким образом, в бухучете учитывайте компенсацию ГСМ сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, в полном объеме (на основании подтверждающих документов, таких как чеки АЗС, путевые листы), прописав сумму компенсации в трудовом соглашении с работником.
Для налоговых целей:
- расходы по личному легковому авто принимайте в пределах нормативов;
- по грузовому автомобилю — в полном объеме.
Как списывать ГСМ по путевым листам, читайте в нашем материале.
