В условиях экономической нестабильности или снижения производственной нагрузки многие компании рассматривают переход сотрудников на неполный рабочий день как альтернативу массовым сокращениям.
Такой режим, вводимый на срок до шести месяцев, позволяет сохранить коллектив и адаптироваться к новым реалиям. Однако процедура требует строгого соблюдения трудового законодательства в части оформления, уведомления контролирующих органов и корректного пересчета всех выплат. В статье рассматривается пошаговый алгоритм действий работодателя.
Правильное оформление перевода на неполный рабочий день — лишь один из многих кадровых процессов, где ошибки ведут к проверкам, судам и штрафам. Чтобы каждый такой шаг был юридически безупречным, требуются системные знания и практические навыки.
Освойте профессиональное ведение кадрового делопроизводства на курсе «Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП».
Вы научитесь правильно оформлять все кадровые документы, рассчитывать выплаты и формировать обязательную отчетность, что позволит минимизировать юридические риски и защитить интересы компании при проверках.
1. Документальное оформление перевода
Перевод на режим неполного рабочего времени по инициативе работодателя возможен только при наличии угрозы массового увольнения и на срок не более шести месяцев. Процедура требует соблюдения обязательных этапов.
Первым шагом является уведомление сотрудников. Согласно части 2 статьи 74 Трудового кодекса, работники должны быть предупреждены о предстоящих изменениях персонально и под подпись не позднее чем за два месяца до их введения. В уведомлении указываются причины перевода, новый режим работы и дата его вступления в силу.
После этого издается приказ о введении неполного рабочего времени в произвольной форме. Хотя законодательно его издание не обязательно, приказ служит основным распорядительным документом для кадровой службы и бухгалтерии. В течение трех рабочих дней с даты издания приказа работодатель обязан направить уведомление в центр занятости населения по утвержденной форме.
Если работник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируется измененный режим работы и порядок оплаты труда. В случае отказа сотрудника от перевода трудовой договор с ним расторгается по правилам, аналогичным сокращению штата, с предоставлением всех гарантий и компенсаций.
Если хотите четко разбираться во всех кадровых операциях, пройдите курс учебного центра РУНО Учет зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3.
2. Отчетность перед государственными органами
Помимо уведомления службы занятости, работодатель обязан отразить кадровые изменения в отчетности для Социального фонда России. Сведения подаются по форме ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе.
В подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 указывается кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД». В графе «Код выполняемой функции» проставляется значение «НЕПН», обозначающее работу в условиях неполного рабочего времени. Аналогичный отчет с тем же кодом подается и при отмене данного режима, переводе сотрудников обратно на полный рабочий день.
Курс Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3
Курс Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников
Курс Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников
3. Особенности расчета заработной платы и иных выплат
Переход на неполный рабочий день влечет изменение алгоритма расчета всех основных выплат сотруднику.
Заработная плата начисляется пропорционально фактически отработанному времени. Основой для расчета служит полный оклад сотрудника. Формула расчета выглядит следующим образом: оклад делится на норму рабочих часов в месяце по производственному календарю для полной ставки и умножается на количество часов, фактически отработанных в режиме неполного времени.
Важно знать!
Итоговая сумма месячной зарплаты может оказаться ниже МРОТ. Нарушением это не считается, если при пересчете на полную ставку заработок соответствует или превышает установленный минимум.
Стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, доплаты за вредные условия, работа в ночное время, выходные и праздничные дни) сохраняются в полном объеме и начисляются на общих основаниях. Расчет оплаты работы в выходной день, например, производится в двойном размере от часовой ставки.
Отпускные рассчитываются по стандартной методике: исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев. Однако существует важное правило: средний дневной заработок, рассчитанный из МРОТ, для сотрудников на неполном дне определяется пропорционально отработанному времени. Если фактический средний заработок сотрудника ниже этой пропорциональной величины, отпускные должны быть оплачены до уровня, рассчитанного из МРОТ.
Пособие по временной нетрудоспособности (больничный) также имеет нюансы. Если на момент наступления страхового случая сотрудник уже работает на условиях неполного времени, и пособие рассчитывается исходя из МРОТ, то минималка учитывается пропорционально его рабочему графику.
Если же перевод на неполный день произошел уже во время болезни, пересчитывать МРОТ пропорционально не требуется. При этом, если фактический заработок сотрудника превышает МРОТ, пособие рассчитывается из его реальных доходов без каких-либо понижающих коэффициентов.
Перевод сотрудников на неполный рабочий день — регулируемая законом процедура, требующая от работодателя внимания к деталям. Ключевыми условиями являются наличие объективных организационных или технологических причин, строгое соблюдение двухмесячного срока предупреждения, оформление всей необходимой документации и корректный пересчет всех видов выплат.
Правильный подход позволяет не только оптимизировать расходы компании в трудный период, но и избежать трудовых споров и претензий со стороны проверяющих органов.
