Минздрав предупреждает: бесполезные планёрки вредят нашему здоровью. Рассказываем, как провести их с пользой и не погрузить команду в сон
На связи команда сервиса WEEEK. Мы ненавидим долгие созвоны и стараемся не проводить бесполезных встреч — собрались, обсудили, договорились, погнали дальше работать.
💙 А в тексте собрали собственные и универсальные советы о том, как проводить встречи ёмко и эффективно.
***
Бесполезная планёрка с утра начинается с фразы: «Коллеги, дизайнер пока в отпуске, так что мы не можем решить вопрос. Давайте обсудим, как будем его решать, когда дизайнер выйдет». А коллеги тем временем учатся зевать с закрытым ртом.
Такое происходит, когда цель совещания — имитация бурной деятельности. А если организовать планёрку правильно, то получится решить рабочие проблемы и поднять командный дух.
Ну и лучшая планёрка — та, которой вообще не было, ибо не нужна. Вот, когда такое бывает.
Потому что, помни:
Когда совещания вообще не нужны
- Когда вопрос можно решить в чате за 15 минут
- Когда есть готовое решение или конкретная задача — надо только оповестить
- Когда есть регламент — и алгоритм выполнения всем понятен
- Когда повестка обсуждения не ясна и надо для начала решить, о чём говорить
- Когда нужно кого-то покритиковать. Такие вещи делаем тет-а-тет
☝️ Помимо последнего, для всех этих случаев хватит обсуждения в чате или в почте.
Когда планёрка точно нужна
- Нужно прийти к общему решению: провести мозговой штурм, обменяться мнениями, накидать идей
- На повестке дня острая, неочевидная проблема — или с ней столкнулись впервые
- Задача новая, нет понятного регламента действий
- Когда нужно решение ключевых лиц, чтобы все были в курсе или высказали свои мысли и опасения
☝️ Тогда делаем планёрку.
Как подготовиться к совещанию, чтобы оно прошло нормально
Цель — не просто слово
Это ответ на вопрос, зачем вообще мы собираемся.
Цель планёрки — совместно решить проблему или принять решение. Она должна быть точной, конкретной и достижимой в рамках одной встречи.
✅ Выбрать таск-менеджер для работы из шести вариантов
❌ Обсудить, почему Катя потеряла задачу, Саша не знал, что делает Игорь, узнать, кто в каких программах работает и какие интерфейсы нравятся, а ещё кто и как предпочитает медитировать
Ковальски, озвучьте план
В план совещания входят: введение, оглашение цели и темы, обсуждение и подведение итогов. Здесь важно правильно составить повестку.
Повестка — цель и ожидания от встречи, озвученные и показанные всем её будущим участникам.
Если цель — выбрать один таск-трекер из шести, то будем обсуждать эти шесть вариантов. Составим список программ и ключевых критериев — и заранее ознакомим с ними команду, чтобы люди могли подготовиться.
Когда структура готова, важно указать время на обсуждение каждого блока. Это поможет всем спланировать день и сконцентрироваться на встрече.
✅ Коллеги, скидываю план встречи. Пожалуйста, ознакомьтесь
❌ Нет — плану, да — импровизации по ходу пьесы
👉🏻 Составили для тебя шаблон плана совещания
Список приглашённых
Зовём тех, кто нужен для решения вопросов, а тех, кто не нужен, не зовём
Принцип «больше значит лучше» тут не работает. Это всё-таки не массовка для Битвы экстрасенсов, и шаман из Якутии на встрече не нужен.
Не стоит звать тех, кто будет «просто слушать», а не участвовать в обсуждении. Достаточно сбросить им конспект встречи или суть принятого решения.
Нужно обсудить падение плана продаж — зови менеджеров. Выбрать вывеску для студии — это к дизайнерам.
✅ Я позвал на встречу только Сашу и Таню, сейчас решим вопрос с ними — а они донесут решение до своих команд
❌ Ребят, я пойду, а? Я курьер и просто пиццу привёз…
Время и место
Предложи коллегам самим выбрать время, прикрепив опрос. Даже если разброс несущественный, для кого-то это может быть критичным.
✅ Коллеги, выбирайте время: 10:00, 10:15, 10:30 — опрос внизу
❌ Коллеги, совещание в 08:15, прошу без опозданий
Что касается места — проводить планёрки можно по видео, вживую или в чате. Кратко расскажем фишки каждого вида.
Видеосозвоны нужны удалённым командам. В идеале у всех включены камеры и выключены микрофоны, стабильный интернет и нет шумов на фоне.
Успех офлайн-совещаний зависит от ведущего — монотонный гундёж усыпит даже самого стойкого жаворонка. Выступление лучше подкрепить презентацией — советы по её составлению читай в другой нашей статье.
Обсуждение в чате подходит для быстрого анализа двух-трёх вопросов. В начале рабочего дня предупреди команду: «Сегодня с 12:00 до 12:15 обсуждаем в этом чате новогодний корпоратив». Тегни нужных коллег и попроси не спамить стикерами с котами во время обсуждения. В чате тоже нужна структура — двигайтесь по повестке и пишите ёмко и кратко, не сбивая друг друга.
Назначь ответственного за протокол встречи
Задача протоколиста — собрать в кучу основные моменты собрания: участников, цель, повестку и принятые решения с датами и ответственными.
В оформлении такого конспекта правила простые: краткость и деловой стиль без сокращений. Важные моменты лучше выделять жирным и подчёркивать.
✅ До 23 декабря согласовать выбор сервиса с СБ
❌ К 23 — сервис СБ
👉 Подробнее о том, как вести запись совещания
Как нормально провести совещание
✅ В начале совещания проведи небольшую разминку для мозга — поможет настроиться на генерацию идей и создать непринуждённую обстановку.
Вот пара примеров разминки:
- Игра «Последнее фото». Участники показывают последнее фото из галереи и рассказывают, что на нём изображено
- Игра «Ассоциации». Ведущий подготавливает 10 картинок, затем просит участников выбрать одну из них и объяснить свой выбор
✅ Не сбивайся с пути. Если обсуждение уходит не в то русло, мягко останови участников и вернись к плану. В этом поможет заранее составленная структура
Вот как может выглядеть структура встречи:
✅ Дай всем высказаться и поощряй участие. Перехвати инициативу и задавай вопросы участникам, если чувствуешь, что у них не было возможности высказаться
✅ Попроси участников отложить телефоны
✅ Вместе ищите решение проблемы и определяйте следующие шаги — для этого подхватывай идеи участников, раскрывайте и докручивайте их
✅ Следи за временем. Перебивать не нужно, но когда человек договорит мысль, вежливо напомни о соблюдении тайминга
✅ Не проводи совещания слишком часто. Даже если они соответствуют всем правилам, их может быть слишком много. Ежедневные планёрки сбивают рабочий ритм и накапливают усталость
👉 Подробно о том, как провести планёрку по всем правилам
И два главных действия после совещания
После созвона надо:
1. Разослать всем участникам конспект обсуждения вместе с решением, до которого договорились — пока все всё не перезабыли. Конспекты ещё помогают решать недопонимания.
2. Раздать дальнейшие задачи ответственным исполнителям и поставить там сроки и требования, которые обсудили на встрече
Пример того, как может выглядеть результат встречи:
Как понять, что планёрки скатились в 💩
🔻Они проходят регулярно не потому что надо что-то решать, а потому что так когда-то запланировали
🔻 На встречах все отчитываются о том, что сделано. Планы не строятся, решения не принимаются
🔻 Команда сидит с неживыми глазами и отмалчивается
🔻 Разговор строится между парой человек. Или вообще вещает кто-то один. Остальные сидят для галочки
🔻 Команда сама сказала, что им тут находиться бесполезно
Но тут есть такие моменты👇
Возможно, действительно планёрки плохо построены (не так, как описано в этой инструкции). Нет цели, нет повестки, нет плана.
С другой стороны — и это вероятнее всего — на них ходят люди, которые не нужны. Их выдернули из рабочего потока, потребовали куда-то ходить и сидеть-слушать. И ничего у них не спрашивают, в обсуждение не вовлекают, задач им не ставят.
Третий момент — разлад в команде. Люди не доверяют ведущему встречи либо научены горьким опытом, когда уже высказывали своё мнение и встречали только критику. Либо же ведущий созвона не стал лидером для команды, не обозначил своей значимости и смысла... В общем, проблем может быть уйма.
Так или иначе, планёрки тут не нужны. Нужно менять и перестраивать что-то в команде ✌🏻
Что ещё почитать
👉🏻 Подробнее о том, как вести запись совещания
👉🏻 Как не завалить презентацию
👉🏻 Подробно о том, как провести планёрку по всем правилам
Автор: Таня Уржумцева
