Может ли компания, обслуживающая большое число абонентских счетов, рассчитывать на бюджетный вариант контрольно-кассовой техники? Давайте разберемся, на чем вы сможете сэкономить, выбирая онлайн-кассу, а на чем экономить не следует.
Расходы на онлайн-кассу складываются из первоначальной стоимости ее покупки, ее интеграции в вашу текущую систему расчетов с клиентами и дальнейших затрат на поддержание ее в рабочем состоянии — сюда относятся периодические обновления ПО кассы, ее техническое обслуживание и замена расходных материалов.
Но это общий случай. Ваши реальные расходы на онлайн-кассу зависят от конкретной модели ККТ и от того, потребуются ли вам дополнительные расходы на автоматизацию.
Нет универсального ответа на вопрос, какую именно онлайн-кассу выбрать и стоит ли присматриваться к наиболее бюджетным вариантам. В каждом конкретном случае требуется индивидуальный подход, так как все определяется профилем деятельности компании.
Одно можно сказать с уверенность — для управляющих компаний индустрии ЖКХ или интернет-провайдеров, обслуживающих большое количество счетов, не подходят стандартные решения, предназначенные для розничного ритейла.
У таких компаний, как правило, огромный объем фискальных документов, и расчет по ним требуется сложный. Самым оправданным и удобным в их случае будет применение облачной онлайн-кассы — она позволяет хранить на серверах объемные базы данных и предоставляет достаточный уровень автоматизации.
Если вы именно такая компания, то какие для вас существуют варианты минимизировать затраты на контрольно-кассовую технику?
Для начала немного об облачных кассах
Что такое облачная онлайн-касса? Это совокупность двух вещей: облачного программного обеспечения и физического кассового аппарата с фискальным накопителем.
Вы можете арендовать облачную кассу либо приобрести ее.
Если вы арендуете облачную кассу, то физический кассовый аппарат находится не у вас, а в дата-центре. Вы лишь получаете удаленный доступ к облачному сервису через личный кабинет. В этом случае обслуживанием вашей кассы занимается вендор, у которого вы ее арендуете.
Если вы покупаете онлайн-кассу, то физический кассовый аппарат находится у вас в офисе. И здесь есть варианты.
Вы можете приобрести онлайн-кассу с подключением к облачному сервису «под ключ». Либо купить более бюджетный вариант и своими силами подключить кассу к облачному программному обеспечению.
Вариант покупки онлайн-кассы
Перед вами стоит выбор: приобрести бюджетную кассу, без интеграции с нужными вам программами «под ключ», либо взять онлайн-кассу дороже, но уже со всеми необходимыми интеграциями (присутствующими в базовом варианте кассы по умолчанию).
Наиболее бюджетный вариант онлайн-кассы с минимальным набором интеграций «под ключ» обойдется вам от 35 000 ₽, не считая стоимости фискального накопителя.
Если вы выбираете онлайн-кассу без интеграций — то есть вариант еще более бюджетный, — то вы должны понимать, какой уровень автоматизации вам достаточен для работы. Сколько времени и средств вы готовы потратить, «допиливая» программное обеспечение силами штатного или нанятого программиста?
Не только сама онлайн-касса стоит денег, денег стоит ее интеграция в уже имеющуюся у вас систему расчетов с клиентами. Большая ошибка – не просчитать заранее, во сколько вам обойдется интеграция кассы со всеми вашим текущим программам.
В среднем интеграция онлайн-кассы с одной программой обойдется от 100 000 ₽ до 150 000 ₽. Работа программиста стоит дорого и занимает недели.
Нужно понимать, что онлайн-касса без достаточного уровня автоматизации требует постоянного контроля. Готовы ли выделить штатного сотрудника, который будет тратить время на работу с контрольно-кассовой техникой? Если процессы не автоматизированы, то многое придется делать в ручном режиме. Все это человеко-часы и дополнительные траты в итоге.
Автоматизация процессов все-таки нужна, если ваша компания обслуживает на постоянной основе более 100 счетов — в противном случае работа в «полуручном» режиме становится неоправданно затратной по времени, по вложенному труду, а значит, и по финансам.
Обязательно посчитайте диапазон дополнительных трат на подключение, интеграцию и обслуживание такой кассы и сравните с более дорогим вариантом, предлагающим приемлемый для вас уровень базовой автоматизации «из коробки». Возможно, итоговая математика принесет сюрпризы — и ваше первоначальное решение выбрать «бюджетный» вариант уже не покажется вам столь уж очевидным и правильным.
Вариант аренды облачной онлайн-кассы
Это стратегический подход к снижению расходов на контрольно-кассовую технику. Вы может найти вендора, облачный сервис которого «заточен» под вашу индустрию, и арендовать у него кассу. Таким образом у вас будет отраслевое решение, с готовой пакетной интеграцией под популярные, часто используемые в вашей индустрии системы и приложения для взаиморасчтета с клиентами.
Изначально этот вариант обойдется вам дешевле — за счет того, что стоимость аренды онлайн-кассы ниже, чем стоимость ее покупки.
В долгосрочной перспективе это решение за счет постоянной необходимости оплачивать аренду, конечно, окажется более дорогостоящим — но это на дистанции в несколько лет. Очевидный же плюс в том, что обслуживание вашей онлайн-кассы ложится не на вас, а на вендора, то есть входит в пакет абонентского обслуживания. В него же входят и обновления, которые вы будете постоянно, вовремя и автоматически получать. А значит, отсутствует риск, что в связи с каким-то новым требованием ФНС вам придется вновь платить за интеграцию, ведь ответственность за все обновления лежит на вендоре.
✅ И раз уже мы вспомнили о Федеральной налоговой службе, пригласим вас на наш бесплатный вебинар, посвященный налоговым проверкам онлайн-кассам. Присоединяйтесь, узнаете много полезной информации!
Стоит ли минимизировать траты на онлайн-кассу?
У экономии всегда есть обратная сторона — экономят, как правило, за счет чего-то. Банальный пример — производитель мебели, чтобы снизить себестоимость своей продукции, изготавливает ее не из массива дерева, а из ДСП. А если речь идет о контрольно-кассовой технике, то экономия чаще всего происходит за счет ее функциональных возможностей. Не выйдет ли так, что, выбрав самый бюджетный вариант, вы останетесь в итоге без целого ряда важных для вас опций?
Поэтому экономить на онлайн-кассе стоит с умом, заранее посчитав, во что вам обойдется не только ее покупка, но и стоимость дальнейшей с ней работы, включая обслуживание и возможное «допиливание» программного обеспечения для беспроблемной интеграции со всеми необходимыми вам системами и сервисами.
Поэтому задайтесь вопросом: не лучше ли сразу, избавив себя от огромного числа лишних проблем, просто выбрать профессиональную онлайн-кассу?
Профессиональный вариант
Вы можете арендовать онлайн-кассу в облаке или купить контрольно-кассовую технику и своими силами доводить до ума софт. Но проще всего остановиться на профессиональном решении — фискальном сервере «Валлаб». Он предназначен для управляющих компаний из сферы ЖКХ, интернет-провайдеров и других организаций с большим количеством обслуживаемых счетов.
По-настоящему эффективным решением тут может быть только решение, заточенное под вашу отрасль. «Валлаб» обладает всем необходимым функционалом для сложных расчетов и имеет интеграцию с большинством используемых в отрасли систем и приложений. Около 60 % всех сложных расчетов в центральной части России проходят через сервера «Валлаб».
У вас остались вопросы? Обращайтесь за бесплатной консультацией!
И подписывайтесь на канал, у нас много полезного контента.
Читайте другие наши статьи:
– Что ждет селлеров Wildberries?
– Как правильно делать чеки коррекции
Vallab – Гарантируем по-настоящему правильные чеки
– +7 (495) 109-17-15
