Действительно ли этот инструмент помогает повышать эффективность? С какими плюсами и минусами сталкиваются работодатели и сотрудники внутри системы KPI? Как быть, если специфика работы не позволяет оценить результаты в рамках цифр?
Все ответы внутри статьи. Приятного чтения :)
Что это и для чего?
KPI (англ. key performance indicators) — ключевые показатели эффективности. Это некая единая шкала для контроля производительности, прогресса выполнения задач и достижения целей компании. В общем, инструмент должен обеспечивать объективную оценку работы. А бонусом повышать удовлетворенность коллектива.
Основываясь на данных этих показателей, руководитель может вычислить сотрудников, которые «тянут ко дну» команду/отдел. Или заметить и поощрить тех, кто делает значительный вклад в успех компании. Кстати, это не единственный плюс.
Преимущества использования KPI для руководства:
- Упрощение контроля. Благодаря унифицированной системе оценки намного удобнее отслеживать ход сложных процессов. План либо выполнен, либо нет.
- Своевременная оптимизация. Анализ KPI помогает выявить узкие места и области, требующие улучшения. Благодаря чему можно изменить алгоритмы работы подразделений или отдельных сотрудников, не доводя ситуацию до кризиса.
- Фокус на результатах. KPI позволяет обеспечить справедливое распределение рабочей нагрузки и поощрений. Это мотивирует работников и делает их более вовлеченными в процессы/достижения компании.
В общих чертах все выглядит довольно стройно и красиво. Но разумеется, без недостатков никуда:
- Сложность внедрения системы. Определить правильные KPI, которые действительно отражают эффективность того или иного направления не так просто. «Оценка цифрами» идеально ложится на отдел продаж, а для других сфер придется поискать варианты.
- Зависимость от показателей. Рамки плана зачастую сильно ограничивают сотрудников. Например, из-за фокуса на количестве, как правило, страдает качество.
- Риск манипуляций. Сотрудники могут пытаться «обмануть» систему, чтобы закрыть поставленные цели. В этом случае реальная эффективность может сильно пострадать и вообще быть максимально далеко от правды.
Рассмотрим на более конкретном примере: какие показатели эффективности должны быть у разработчиков?
Время, потраченное на задачи, ничего не скажет о продуктивности сотрудника. Тем более, ради лишних денег его не грех потянуть. Работа идет, отчетность пополняется, только результаты хромают.
Считать строки написанного кода — вообще абсурд. Да и количество «готовых продуктов» не подходит: иногда разработка масштабных проектов может занимать не один месяц.
Частота релизов тоже так себе вариант — ради выполнения плана обновление выйдет за неделю, а потом еще неделю его придется «чинить» (потому что быстро не значит хорошо).
В общем, с одной стороны штука удобная и полезная, с другой — надо еще придумать, как ее внедрить. Может, с точки зрения сотрудников KPI выглядит понятнее? Им-то не надо «болеть головой» по поводу введения новой системы, достаточно просто выполнять то, что спустили сверху.
Крылья или кандалы?
Как мы уже упомянули, для специалистов, чью работу можно оценить сухими цифрами, KPI — прекрасный инструмент. И вот почему:
- Четкие и понятные цели. Показатели эффективности помогают понять, что именно компания ждет от работников, каких результатов нужно добиться и почему.
- Объективная оценка прогресса. Сотрудники могут отслеживать свои достижения и видеть, как их работа влияет на зарплату или дополнительные преференции, а также на общие результаты компании.
- Прозрачная мотивация. Достижение KPI часто связано с вознаграждениями, что стимулирует сотрудников работать более эффективно: «Как потопаешь, так и полопаешь» :)
Однако планы по показателям редко выставляют сами специалисты — обычно этим занимается отдельный человек или отдел. А в больших корпорациях руководящая верхушка слабо погружена в будни рядовых работников, из-за чего у системы KPI есть и свои минусы:
- Стресс и давление. Не всегда «планка» показателей эффективности совпадает с реальностью. Некоторые процессы требуют больше времени или рук, но цифрам в отчёте такие тонкости не интересны.
- Ограниченность в подходе. Фокус на KPI вынуждает «подгонять решение под ответ». Приходится выполнять задачи на троечку, потому что для более качественной работы нужны дополнительные ресурсы или время, а это не вписывается в план.
- Конфликты между коллегами. Начиная с банальной конкуренции и бесполезной гонки за результатами, заканчивая замкнутым кругом между KPI разных сотрудников.
Вернемся к примеру с разработкой. Представьте, что KPI все-таки решили считать по количеству выпущенных релизов. Но перед тем, как продукт увидит пользователь, его нужно проверить на безопасность, стабильность и множество других соответствий. Этим занимаются тестировщики, у которых в плане — количество качественных продуктов.
Что получается? Разработчик отправляет на проверку наскоро собранное обновление → тестировщик возвращает его на доработку. Одним нужно много и неважно как, вторым — хорошо, но все равно сколько. План не может выполнить ни один специалист из этой связки. Приехали.
Выход есть всегда
Значит ли все вышесказанное, что нужно совсем отказаться от оценки работы и пустить все на самотек? Вовсе нет. Просто именно система KPI подходят далеко не для всех сфер деятельности.
Если цифры действительно отражают эффективность и прогресс — отлично. В некоторых случаях измерять результаты можно количеством рабочего времени или календарных дней (но опять же, зачастую это лишь приблизительные данные).
«Неизмеримые» процессы, такие как разработка, дизайн, образование, здравоохранение, юриспруденция и множество других, можно контролировать с помощью более мягких инструментов. Например, ввести квартальный план. Три месяца — достаточно гибкий срок. В него органично вписываются несколько сложных приоритетных процессов, при этом нагрузка на сотрудников распределяется равномерно и не вгоняет их в стресс и железобетонные рамки.
Для контроля масштабных задач удобно использовать Zetep. В нашей системе ведения задач для этого есть все необходимое:
- визуализированный план, доступ к которому открыт для всех причастных сотрудников
- Kanban-доска для отслеживания текущего прогресса
- Спринты, благодаря которым можно сосредоточиться на более важных задачах и поддерживать активный темп работы внутри команды
- учет времени и отчет «Оценка/время по сотрудникам» для максимального контроля производительности
- функции «Процессы» и «Роботы», позволяющие снизить возможность обмана системы и при этом оптимизировать рутину
Словом, кто ищет, тот всегда найдет. Не верите? Попробуйте сами! Для новых пользователей действует бесплатный пробный период — 30 дней. Выбирайте для теста любой тариф (у каждого разная «начинка» по функционалу).
Если есть, что добавить или рассказать про опыт работы с KPI, добро пожаловать в комментарии :)
