В одной из наших статей мы упоминали, что существуют люди, для которых дедлайны — источник вдохновения, а не стресса. Звучит бредово? Мы тоже так думали, пока не нашли эти способы :)
Никакой магии, только целенаправленная работа над облегчением тяжкого груза приближающихся сроков!
Чем так страшны дедлайны?
За последние десятилетия этот термин настолько демонизировали, что при одном только упоминании у многих начинают потеть ладошки и учащается пульс. Хотя изначально дедлайн (англ. deadline) — это просто крайний срок. Тогда почему обычное слово и явление вызывает такую панику?
Мы выявили 3 основные причины:
- Невыполнимые сроки. Частая ситуация, когда график устанавливается кем-то «сверху». Бывает, что руководство или эффективные менеджеры не знают всех тонкостей работы (а иногда едва ли погружены в процесс даже в общих чертах). Отсюда излишнее давление на психику исполнителей: выполнить задачу в отведенный срок или нереально, или возможно, но какими-то нечеловеческими усилиями.
- Неправильная оценка возможностей. Каждый из нас хоть раз «промахивался» и ставил себе слишком оптимистичные сроки. Распределение времени — штука непростая. Даже хорошо зная свою работу, человек может столкнуться с неожиданными сложностями в процессе, и стройный план начинает сыпаться на глазах.
- Откладывание на потом. Часто дедлайн кажется обманчиво далеким, а задача не такой уж сложной (или наоборот, слишком непонятной и объемной), поэтому начинать «прям сразу» неохота. Другие дела или нежелание делать прямо сейчас незаметно съедают кучу времени, и вот вам уже обжигают пятки горящие сроки :) Кстати, как избавиться от прокрастинации подробно рассказывали в этой статье.
С причинами разобрались, пора приступать к их ликвидации. Но прежде чем начать рассматривать способы, важно отметить: когда сроки устанавливаете не вы, бороться труднее. Либо придется в совершенстве освоить тайм-менеджмент и инструменты для повышения продуктивности, либо железно аргументировать, почему дедлайн невыполним. В такой ситуации хорошо бы зафиксировать реальное количество часов/дней, требуемое для выполнения той или иной задачи. В Zetep для этого есть аж 3 метода учета времени :)
А теперь переходим к самому интересному!
Как укротить дедлайны?
Ограниченные сроки можно заставить работать на себя. Пусть они вас боятся :)
Итак, 5 способов грамотного установления дедлайнов:
1. Один большой — на много маленьких.
Если уж целого слона можно съесть по кусочкам, то работа чем хуже? :) Недавние исследования доказывают, что декомпозиция и поэтапное выполнение творят чудеса, позволяя завершить вовремя даже самые сложные задачи.
То же самое можно провернуть и со сроками: установите несколько контрольных точек до главного босса непосредственного дедлайна и найдите подходящий темп.
Как это выглядит на практике? Если вам нужно сделать презентацию к 31 августа, примерный план будет выглядеть так:
- составить структуру/план до 13 августа
- собрать материал до 20 августа
- написать текст до 25 августа
- оформить до 28 августа.
Плюс у вас останется время, чтобы немного отдохнуть, отредактировать и хорошенько все проверить перед сдачей. Равномерно распределяя сроки и двигаясь по контрольным точкам, вы лучше отслеживаете свой прогресс. А это неплохо мотивирует и дает силы, чтобы дойти до финиша.
2. «Идеальный уровень стресса».
Вас наверняка повеселило название пункта, но слегка натянутые нервы скрывают огромный потенциал. Иначе как объяснить написанные за ночь курсовые и дипломы? :)
Кроме шуток, это явление также подтверждено исследованиями. Закон Йеркса-Додсона гласит: у простых задач лучше искусственно завышать срочность/приоритет, чтобы собраться и сделать все вовремя, а сложные вызывают напряжение сами по себе (поэтому для их выполнения лучше глубоко дышать и запастись ромашковым чаем).
3. Редлайн или внутренние сроки.
Лучше всего работает с реалистичным графиком. Редлайн (англ. redline — красная линия) представляет собой контрольную точку внутри команды, которая на календаре стоит чуть раньше окончательного срока сдачи проекта, этапа или задачи.
Например, если вам дается на работу 2 недели, но вы можете справиться за одну, установите себе редлайн через 7 дней. Результаты исследований показывают, что слишком «расслабленные» сроки заставляют нас воспринимать даже пустяковое дело как что-то сложное. А это негативно влияет на мотивацию и качество работы.
К тому же, когда все готово заранее, мы чувствуем себя молодцом (= гораздо спокойнее, увереннее и энергичнее).
4. Внешний контроль.
Мы часто можем найти оправдания для себя, но «подвести» кого-то другого — это уже стыдно и неприемлемо. Поэтому даже самым организованным людям не помешает «наблюдатель». Договоритесь с другом или коллегой 1-2 раза в неделю обсуждать ваш прогресс в том или ином деле. Достаточно даже короткого отчета в мессенджере. Это значительно увеличивает шансы завершить задачи вовремя. Это не мы говорим, а исследования :)
Некоторые фрилансеры, которые работают в одиночку, часто «сбиваются в стаи» со своими коллегами из той же сферы. Они обсуждают цели и пути их достижения, делятся своими успехами и таким образом поддерживают друг друга на пути к желаемым результатам.
5. Геймификация, азарт и усиление интереса.
Скучные задачи никому не нравятся. Но когда вас захватывает процесс — это уже совсем другой разговор. Если вы занимаетесь чем-то интересным, уровень концентрации автоматически взлетает до небес (даже если вы увлеченно протираете пыль вместо того, чтобы заняться делами :)
Используйте это в свою пользу! Пусть за выполнение скучной/сложной задачи вас ждет вознаграждение. Неважно, будет это что-то реальное или вы просто перетащите задачу из колонки «Надо сделать» в этап «Готово» — организм одинаково щедро отблагодарит вас гормонами счастья. Для мозга важно подсчитывать достижения. А уж какие они там — пройденный в игре уровень или выполненная задача в реальности — разницы нет.
Кстати, поддерживать мотивацию и продуктивность, любуясь на список выполненных дел, вы можете и в Zetep. Почерканный бумажный список может потеряться, а Kanban-доска бережно сохранит все ваши победы.
Вывод
Дедлайн — это не причина для паники, а просто дата в календаре. Более того, ограниченное время можно использовать как дополнительный источник сил.
Существуют разные причины, по которым дедлайны вгоняют в стресс: слишком сжатые сроки, неверная оценка сложности работы или своих способностей, прокрастинация. Но правильное распределение сил и времени может помочь воспринимать их как обычный день календаря, а не как дату собственных похорон :)
Попробуйте планировать дела в Zetep — воспользуйтесь бесплатным ознакомительным периодом в 30 дней. Как и для чего можно использовать систему, рассказывали здесь.