Протокол встречи — это официальный документ, который фиксирует обсуждения, решения, открытые вопросы, поручения и следующие шаги.
Правильное составление протокола гарантирует, что все участники встречи и те, кто не присутствовал, будут иметь четкое представление о принятых решениях и дальнейших действиях.
Протокол отправляется на всех участников встречи ответным письмо (на письмо-назначение встречи).
Шаблон e-mail c протоколом
В теме нужно убрать "RE:" , оставить название встречи и добавить через тире «Протокол встречи».
Шаблон текста письма следующий.
Уважаемые коллеги, здравствуйте!
Направляю протокол встречи за [дата встречи].
Прошу ознакомится и в ответном письме подтвердить корректность описанного, дополнить или внести корректировки. Если ответа получено не будет, протокол считается принятым.
[Текст протокола]
Видео встречи размещено по ссылке: [Ссылка на видео]
[Подпись]
Требования к тексту протокола
- Текст протокола содержит по пунктам, что проговорили, что решили, открытые вопросы, поручения, следующие шаги.
Обсуждения - краткое и четкое изложение основных пунктов, которые обсуждались.
Решения- ясные формулировки принятых решений.
Открытые вопросы - вопросы, которые остались нерешенными и требуют дальнейшего обсуждения.
Поручения - конкретные задачи, которые были назначены участникам.
Следующие шаги - детализированные шаги для выполнения принятых решений. - Формулировки должны быть четкими и однозначными. Документ должен быть понятен даже для тех, кто не присутствовал на встрече и не знает контекста.
- Для каждого открытого вопроса, поручения и следующего шага назначаются ответственные лица. Ответственные обозначаются символом "@" перед именем.
- Обсуждения, которые напрямую не влияют или не связаны с задачей, не отбрасываются. Такие обсуждения оформляются примечанием.
Рекомендации по составлению протокола встречи
Протокол встречи наполняйте краткими, но информативными тезисами. Суть тезисного составления протокола заключается в том, что все положения протокола кратки по оформлению, но емки по содержанию.
Важно, чтобы все тезисы были пронумерованы. Нумерация позволяет легко ссылаться на конкретные пункты в переписке или при согласовании документации, что особенно полезно при повторном рассмотрении обсужденных вопросов или в случае необходимости напомнить участникам встречи о принятых решениях. Примечания в тексте протокола также нумеруются.
В заключении
Если вы тщательно подготовились ко встрече (читайте мою статью "Готовимся ко встрече со стейкхолдером") и мастерски провели её, искусно модерируя процесс (читайте мою статью "Как модерировать встречу"), то, как итог этих мероприятий, протокол станет вашим тайным союзником при согласовании документации, предоставляя вам значительный рычаг влияния.