Организация корпоративных мероприятий на 200 человек — задача не из лёгких. Часто компании сталкиваются с необходимостью тщательного планирования, координации множества задач и контроля за исполнением на каждом этапе. Особенно это важно в случае, когда мероприятие проводится в необычном месте, как, например, Крым.
Сегодня мы хотим поделиться опытом нашей компании "Агентство Авиа Центр", которая организовала масштабный тимбилдинг к юбилею IT-компании. В этом материале мы расскажем о ключевых людях, задействованных в организации, и почему их роли были критически важны. Эта информация будет полезна для всех, кто планирует аналогичные мероприятия и надеется сделать всё своими силами.
Организационный комитет: кто и что делает?
1. Организатор от отдела MICE
Основные обязанности:
- Разработка концепции мероприятия.
- Общая координация организации мероприятия.
- Контроль выполнения задач другими участниками оргкомитета.
Почему это важно:
Организатор от отдела MICE является главным стратегом и координатором всего процесса. Без этого человека все составляющие мероприятия могли бы остаться разрозненными. Это фактически центр, в руках которого все ниточки мероприятия.
2. Менеджер MICE
Основные обязанности:
- Помощь в подборе и согласовании дат мероприятия.
- Взаимодействие с внешними поставщиками услуг на всех этапах.
Почему это важно:
Менеджер обеспечивает своевременность и организованность мероприятия, гарантируя, что все стороны работают слаженно.
3. Ответственный за Ж/Д билеты
Основные обязанности:
- Поиск и бронирование железнодорожных билетов.
- Учет предпочтений каждого сотрудника и согласование деталей поездок. Например, выбор мест рядом, в одном купе
Почему это важно:
Отвечает за обеспечение своевременного приезда всех участников, что критично для успешного начала мероприятия.
4. Ответственные за авиа-билеты: менеджеры на смене
Основные обязанности:
- Поиск и бронирование авиабилетов.
- Обеспечение связи с авиалиниями для решения любых возникших вопросов.
Почему это важно:
Менеджеры, работающие с авиабилетами, обеспечивают мобильность участников, особенно тех, кто прибывает из дальних уголков страны или из-за рубежа.
5. Ответственный за отели и трансферы
Основные обязанности:
- Бронирование отелей для всех участников.
- Организация трансфера от транспортных узлов до места проведения мероприятия.
Почему это важно:
Обеспечивает комфорт и удобство участников на протяжении всего времени проведения мероприятия.
6. Ассистент по коммуникации с сотрудниками
Основные обязанности:
- Оповещение сотрудников о деталях поездки.
- Обратная связь, решение возникших вопросов и проблем.
Почему это важно:
Обеспечивает эффективную коммуникацию, что особенно важно для предотвращения случаев недопонимания и путаницы.
7. Ответственный за моральную поддержку и коммуникацию с руководителями
Основные обязанности:
- Обеспечение моральной поддержки всем участникам.
- Поддержка связи с руководителями компании для оперативного решения насущных вопросов.
Почему это важно:
Играет критическую роль в поддержании положительного духа команды и быстром решении возникающих проблем.
8. Отдел кадров
Основные обязанности:
- Оформление документов на поездки.
- Организация страхования и других формальностей, связанных с командировками.
Почему это важно:
Без грамотного оформления документации риски нарушения правил и нормативных актов значительно возрастают, что может привести к неприятным последствиям.
Почему количество организаторов нельзя сократить?
Каждый из перечисленных участников организационного комитета выполняет уникальную и критически важную роль. Попытка сократить число организаторов приведёт к увеличению нагрузки на оставшихся участников, что повысит риск возникновения ошибок и снижения качества мероприятия. Надёжные и своевременные коммуникации, прозрачное планирование и оперативное решение проблем — краеугольные камни успешного мероприятия, которые могут быть достигнуты только при участии полной команды профессионалов.
Надеемся, что наш опыт и рекомендации будут полезны для вас при организации вашего следующего мероприятия! Если вам нужна помощь или у вас есть вопросы, обращайтесь в "Агентство Авиа Центр" — мы всегда рады помочь!
Подписывайтесь и следите за нашими статьями, чтобы быть в курсе всех секретов успешной организации корпоративных мероприятий!
Следите за нашими обновлениями, чтобы не пропустить новые интересные статьи и истории! Ознакомиться с системой Colibri, испробовать демо-версию или организовать командировки онлайн можно ЗДЕСЬ
