Лето в самом разгаре, горячая пора для проведения всевозможных командных игр на природе, выездных мероприятий, тимбилдингов. Как грамотно подойти к данному процессу и не прогадать по бюджету? Один из самых критичных аспектов – это правильное планирование бюджета.
Составляя бюджет для мероприятия, необходимо учитывать все возможные расходы и заранее продумать, как избежать неприятных сюрпризов. В этой статье мы подробно рассмотрим, на что нужно обратить особое внимание.
Определите сумму бюджета
Первым шагом в планировании бюджета является определение общей суммы, которую вы готовы потратить на мероприятие. Это позволит сразу задавать рамки и не выходить за пределы возможного.
Разделите бюджет на основные категории
Чтобы упростить процесс планирования, разбейте бюджет на основные категории расходов.
- Транспорт. Сюда включите перелеты, трансферы, аренда автобусов. Если мероприятие проходит в другом городе или стране, учитывайте стоимость авиабилетов, поездок на поездах и трансферов для всех участников. Не забудьте учесть стоимость трансферов от аэропорта до отеля и обратно, а также передвижение между местами проведения мероприятия.
- Проживание. Отели или арендованные апартаменты. Например, размещение на одну ночь в среднем может стоить 5000 рублей на человека. Умножьте на количество ночей и вы получите сумму проживания 1 человека. Лучше заранее забронировать блок номеров в отеле, чтобы выбрать наиболее подходящие условия и цены.
- Питание. Завтраки, обеды, ужины, закуски и напитки. Если планируется фуршет или банкет, расходы на питание могут значительно увеличиться.
- Аренда площадки. Помещение для проведения мероприятия. Стоимость аренды может сильно варьироваться в зависимости от места и условий. Конференц-залы в отелях или аренда коттеджа или загородного дома – цены значительно разнятся. Обязательно уточняйте все дополнительные расходы, такие как уборка, техническое обеспечение и возможные штрафы за задержку.
- Техническое обеспечение. Звуковое, световое и видеооборудование. Если мероприятие предполагает выступления, шоу или презентации, расходы могут заметно возрасти.
- Программа мероприятий. Развлекательная часть, такая как приглашенные артисты, ведущие и другие активности, выступление кавер-группы или организация квеста для участников требует предварительного планирования и затрат.
- Сувениры и подарки. Мерч или памятные сувениры для участников.
- Административные расходы. Организационные сборы, включение агентского гонорара, налоги. Не забудьте учесть расходы на работу организаторов мероприятия, агентский гонорар и налоги. Эти расходы могут составлять от 5% до 10% от общего бюджета.
При расчете бюджета на мероприятие можно столкнуться с рядом трудностей и потенциальных подводных камней, которые часто приводят к перерасходу или недостаточному учету важных расходов. Вот несколько распространенных проблем и ошибок, с которыми сталкиваются организаторы.
Трудности при расчете бюджета
Недостаточная детализация расходов.
Часто происходит обобщение затрат, что приводит к неожиданным расходам. Например, просто учесть "питание" без разделения на завтрак, обед, ужин, кофе-брейки и т.д.
Неправильное планирование времени
Невозможность предугадать длительность и стоимость отдельных этапов организации, таких как установка оборудования или монтаж декораций, может привести к дополнительным расходам за сверхурочную работу.
Недооценка резервного фонда
Многие организаторы пренебрегают созданием резервного фонда на непредвиденные расходы, что может сыграть злую шутку в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
Изменение цен услуг
Цены на услуги могут изменяться в период от планирования до проведения мероприятия. Заключение контрактов заблаговременно и фиксирование цен помогает минимизировать этот риск.
Неучет налогов и сборов
Налоги, сборы и комиссии могут существенно увеличить общую смету.
Что часто упускают из виду
Транспортные расходы для материалов и оборудования.
Организация доставки оборудования, декораций и прочих материалов зачастую остается без внимания на этапе планирования бюджета.
Страхование
Страхование мероприятия, будь то страхование отмены, ответственности перед третьими лицами или иное, редко учитывается в смете первоначально, но является важным аспектом для безопасности.
Расходы на уборку и утилизацию отходов
Мало кто сразу планирует расходы на уборку площадки после мероприятия и утилизацию мусора, что может оказаться существенной статьей расходов.
Оплата труда волонтеров или временного персонала
Хотя волонтеры могут работать бесплатно, оплата питания, проезда и мелких расходов часто выпадает из виду.
Дополнительное техническое обеспечение
Адаптеры, дополнительные кабели, батарейки могут понадобиться в последний момент и требуют отдельного бюджета.
За что часто переплачивают
Аренда помещений
Некоторые организаторы выбирают более дорогие варианты, мотивируясь престижем или расположением, хотя можно найти более экономичные и удачные альтернативы.
Кейтеринг
Неправильное количество или необоснованно дорогое меню могут привести к большим перерасходам на питание. Важно учитывать реальные потребности участников и возможные неиспользованные ресурсы.
Рекламные материалы и сувениры
Заказывая больше товара, чем необходимо, или выбирая поставщиков с высокими расценками, можно столкнуться с ненужными расходами.
Звуковое и световое оборудование
Часто арендуется более дорогостоящее оборудование, чем требуется, или услуги технических специалистов по завышенным ставкам.
Рекомендации по избеганию ошибок
- Создание подробной и детализированной сметы. Учитывание всех возможных расходов, включая мелкие и резервные.
- Исследование рынка. Сравнение предложений от разных поставщиков и выбор оптимального по цене и качеству.
- Заключение контрактов. Фиксация всех цен и условий на услуги и товары на момент заключения контрактов.
- Регулярное обновление бюджета. Постоянное отслеживание и корректировка бюджета по мере поступления новых данных и изменений.
- Планирование бюджета – это сложный и многоуровневый процесс, требующий внимания к деталям и готовности к непредвиденным обстоятельствам.
Соблюдение этих рекомендаций поможет минимизировать риски и гарантировать успешное проведение мероприятия. Можно ограничиться "малой кровью", достаточно выбрать агентство по организации корпоративных мероприятий. И тогда перед вами встанут только две задачи:
Определиться с бюджетом
Выбрать на рынке MICE Агентство. Мы, например, всегда открыты к диалогу и готовы рассчитать и предоставить смету на проведение любого мероприятия
Планирование любого мероприятия требует тщательного подхода к каждому этапу, начиная от определения бюджета и заканчивая детальной проработкой программы. Особое внимание нужно уделить оценке реальных затрат и наличию резервных средств на непредвиденные расходы. Помните, что хорошее мероприятие – это результат тщательного планирования и грамотного распределения бюджета.
Следите за нашими обновлениями, чтобы не пропустить новые интересные статьи и истории!
Ознакомиться с системой Colibri, испробовать демо-версию или организовать командировки онлайн можно ЗДЕСЬ
По всем вопросам сотрудничества: +7 495 721 11 22