Совещание – это важный процесс в жизни любой компании. На нём можно обсудить текущие вопросы, узнать о состоянии дел и многое другое. Однако не всегда совещания приносят желаемые результаты. Где же находится та грань, когда совещания становятся неэффективными и превращаются в формальность?
Существует несколько правил, которые помогут сделать совещание полезным и интересным для всех участников.
Во-первых, необходимо определить цель совещания и чётко сформулировать повестку дня. Повестка должна включать адекватное количество вопросов, чтобы избежать бесполезных дискуссий и сосредоточиться на самом важном. Также важно придерживаться расписания и не затягивать совещание.
Если совещание назначено на конец рабочего дня, то временной регламент должен быть строго соблюдён. Сотрудник, опаздывающий на электричку или в сад за ребёнком, не будет эффективен. То же самое касается и утренних совещаний: если в вашей компании гибкий график прихода, то вы можете столкнуться с массовыми опозданиями.
Онлайн совещания старайтесь проводить с включёнными камерами – вы сможете контролировать включённость всех участников. Назначьте ответственного за ведение протокола совещания, где будете фиксировать все задачи, вынесенные решения, ответственного и сроки. Это повысит включённость и ответственность каждого участника.
Совещаний не должно быть слишком много, иначе отношение к ним изменится от полезного дела к бесполезной трате времени. По времени проведения они не должны быть долгими, если мы хотим максимальной вовлечённости в процесс.
На совещании у всех должна быть возможность высказаться, избегая насмешек, порицания и других отрицательных реакций. Всегда надо помнить, что сила в простоте – избегайте долгих фраз и выражений. Пресекайте «поглотителей времени» – сотрудников, переходящих на частные вопросы или удаляющихся от рационального диалога в обиды, недовольства и прочее.
Главное, что нужно помнить – это то, что совещание должно быть инструментом для достижения целей компании, а не просто формальностью. Помните, к совещанию надо готовиться. Это не спонтанный процесс.
Соблюдая правила проведения эффективного совещания, можно улучшить работу коллектива и повысить общую эффективность бизнеса.
