Л.А. Григорян, старший преподаватель кафедры документоведения, Самарский университет
«Тайм-менеджмент» не только модное слово, которое плотно вошло в бизнес-лексикон, но и набор методов, позволяющих эффективнее использовать собственные ресурсы для достижения целей. При этом методы у каждого сотрудника свои. Попробуйте скорректировать свой рабочий день на основе моих методов управления временем.
Правильная организация рабочего дня
Планирование рабочего дня – первостепенная задача секретаря. Только так можно преуспеть в любом деле, причем выполнить его в срок, грамотно, с минимальными усилиями, а главное – успешно.
Я планирую свой рабочий день так – разделяю его на блоки. Всего их три.
1. Начало рабочего дня
Создаю позитивное настроение. Конечно, секреты эффективного начала дня у каждого человека свои, но, придя на работу, нет ничего проще, чем увязнуть в рутине. Нужно работать над созданием позитивного настроя в офисе. Для этого:
– организуйте себе приятное рабочее место. Порой даже такие мелочи, как собственная чашка для кофе или красивый ежедневник, помогут чувствовать себя уютнее.
– налаживайте партнерские отношения с коллегами. Это позволит чувствовать себя более спокойно и уверенно. Кроме того, поддержка коллег не будет лишней при решении сложных задач.
– вознаграждайте и поощряйте себя за достижения в работе, отмечайте свои победы в кругу близких людей или коллег и не вините себя за совершенные ошибки. Сделайте выводы и постарайтесь впредь не допускать промахов в работе.
– окружайте себя позитивными людьми и больше улыбайтесь.
Прихожу в офис не менее чем за 10–15 минут до его открытия (до прибытия руководителя).
Включаюсь в работу сразу, без раскачки, начинаю решать самые сложные и первоочередные задачи, поставленные руководителем, а не легкие и простые. Использую принцип Парето (соотношение 80/20): 20 % наших усилий способны принести 80 % результата.
Просматриваю план рабочего дня, согласовываю его с руководителем и корректирую при наличии замечаний. На ежедневных летучках, которые длятся не более 10–15 минут, обсуждаю с начальником все текущие дела, выясню первоочередность их выполнения. Советую проводить такие оперативные совещания два раза в день: утром – перед началом рабочего дня и вечером – в конце рабочего дня.
2. Середина рабочего дня
Прежде всего концентрируюсь на решении текущих задач. Стараюсь не совершать незапланированных импульсивных действий (необдуманные срочные телефонные переговоры или спонтанные деловые встречи). Борюсь с поглотителями времени, к которым относятся web-серфинг и социальные сети, общение с сотрудниками по нерабочим вопросам, перекуры и перерывы на чай, кофе, решение личных проблем.
Группирую незначительные однородные задачи в один блок. Выполнять мелкие дела по отдельности «невыгодно», ведь они требуют времени на раскачку. Лучше формировать их в блоки. Например, в «отправку исходящей корреспонденции» можно включить задачу «бронирование гостиницы для руководителя» и направить соответствующее официальное письмо-заявку.
Резервирую необходимое время, когда меня никто не будет отвлекать, для решения задач, требующих максимальной концентрации.
Вписываю в свободные промежутки времени выполнение рутинных операций или использую эти часы в качестве подготовительного этапа для последующего решения ответственных задач, требующих больших усилий.
Каждый час делаю пятиминутный перерыв.
Периодически задаю себе вопросы: «Я занимаюсь сейчас самый важный делом?», «Я успею решить эту задачу в запланированное время?», «Я могу поручить выполнение этого дела другому сотруднику?», «Я способна объединить эту задачу с однотипными в единый блок?», «Я контролирую помехи и поглотителей времени?». Это помогает корректировать текущую ситуацию в течение дня.
3. Окончание рабочего дня
· Завершаю начатые небольшие дела.
· Анализирую результаты дня: сравниваю исходный план с итоговым списком выполненных задач.
· Формирую план на следующий рабочий день.
Основные проблемы и их решение
Считаю, что в работе секретаря можно выделить четыре проблемы, которые мешают нормально заниматься делами и управлять временем.
1. Высокий уровень напряженности в процессе работы, «нет права на ошибку».
2. Неточная постановка задачи руководителем.
3. Незапланированное появление срочных задач.
4. Эмоциональное истощение от необходимости постоянно находиться на связи.
Как бороться с этими проблемами? Вот несколько верных решений.
1. Высокий уровень напряженности в процессе работы, «нет права на ошибку». Чтобы избежать недочетов и промахов, свести их к минимуму, создайте так называемую систему предупреждения. Я формирую «шпаргалки», чек-листы для рутинных операций, например записываю этапы подготовки совещания, командировки руководителя. Использую сетевые ресурсы для хранения данных, чтобы предотвратить потерю электронных файлов. Делаю шаблоны документов и применяю в работе, а при их создании включаю режим проверки правописания. Во время совещаний пользуюсь диктофоном – прослушивание записей облегчает мне потом составление протокола.
2. Неточная постановка задачи руководителем. Из-за того, что мы неверно понимаем задачи, которые нам ставит руководитель, – некорректно планируем рабочее время на их выполнение. Информация и коммуникация –основа самоменеджмента. Находитесь «в диалоге» с руководителем постоянно и уточняющими вопросами «переформулируйте» задачу.
Чтобы грамотно выполнить поставленную задачу, нужно обязательно:
· уточнить роки выполнения;
· выяснить уровень ее приоритетности. Используйте принцип «АБВ» – расставьте задачи по степени значимости. Самые важные обозначьте буквой А, просто важные – Б, менее важные – В. Первые составят 15 % от всех дел, их вклад в достижение общей цели – 65 %; вторые – 20 %, их суммарная значимость – 20 %; третьи покроют 65 % списка и дадут всего 15 % к общему результату;
· узнать состав рабочей группы и ответственных лиц;
· письменно зафиксировать полученные сведения;
· регулярно информировать руководителя о ходе выполнения задания и возникающих сложностях.
3. Незапланированное появление срочных задач. Полностью устранить эту проблему не получится – такова специфика нашей работы. Попробуйте вести годовые календари и составлять расписания с фиксацией графика сдачи отчетности, дней рождений ключевых лиц и прочей «цикличной информации». Воспользуйтесь системой уведомлений (например, электронных) о событиях.
4. Эмоциональное истощение от необходимости постоянно находиться на связи. Для решения этой проблемы создавайте собственный режим отдыха и восполнения энергии. Договоритесь с руководителем о дне недели, когда вы не выходите на связь. Разделяйте обязанности, когда это уместно, с внешними исполнителями или делегируйте другим сотрудникам. Планируйте отпуск и выходные. Постарайтесь не работать в обед, используйте это время для смены обстановки.
Принципы планирования времени
Как успевать по максимуму на работе и стать повелителем времени? Вопрос, который интересует многих, правда дать ответ на него может не каждый.
Я выработала семь принципов планирования времени, им и стараюсь следовать.
1. Соотношение 60:40. Я составляю список дел только на определенную часть рабочего времени (на 60 %). Остальные часы отводятся под незапланированные встречи, затянувшиеся переговоры и экстренные случаи.
2. Реалистичность. Планирую только такой объем работы, с которым могу справиться. Важно соотносить цели с имеющимися возможностями и ограничениями.
3. Регулярность – системность – последовательность. Регулярно планирую всю работу, не только важную. Делаю это системно: выделяю долгосрочные проекты – краткосрочные цели и задачи – текущие действия. Последовательно довожу каждое начатое дело до конца.
4. Компенсация потери времени. Компенсировать потерянное время лучше сразу, в тот же день. Я задерживаюсь вечером на работе и завершаю все дела, вместо того чтобы в течение следующего дня наверстывать упущенное.
5. Срок исполнения. Устанавливаю и фиксирую в ежедневнике или на компьютере точные сроки выполнения задач, поручений. Так проще заметить, когда нужно ускориться, чтобы успеть к нужному времени.
6. Результат, а не действия. Составляя план, формулирую цель или результат, а не действия для их достижения. Например, указываю «ответ на запрос налоговой инспекции» вместо «написание ответа». Так я подсознательно направляю свою энергию на результат, а не на процесс.
7. Синхронизация планов. Согласовываю по времени свой план дня/недели с планами других сотрудников. Так удастся создать оптимальные условия для работы и расставить в ней приоритеты.
