Снова о регламентах – начало темы здесь и тут. Одно из частых возражений, с которыми сталкиваюсь – мне сложно формулировать. И дальше – давай ты (или еще кто-то) сформулируешь, а я соглашусь и введу в работу компании!
Так вот – ответственно (и даже без хвастовства) заявляю, что могу научить писать регламенты практически любого руководителя. Даже если он не совсем ясно мыслит и говорит не так, как лучшие ораторы! И сейчас поделюсь некоторыми лайфхаками по теме.
Для начала – основа регламента – умение мыслить так, чтобы выстраивать цепочки из причин и следствий. То самое – если вы вышли из пункта А в пункт Б, то идти надо действительно в пункт Б. А свернув по дороге в пункт С, где есть бар, шансы добраться до Б, особенно вовремя и в работоспособном состоянии, резко снижаются))
Шучу)) Но – в каждой шутке… В общем, если у вас сложно с причинно-следственными связями, надо развивать именно этот навык. Для начала не трогайте свое ораторское мастерство – начните с причин и следствий!
Как? Наберите в поисковике «игры на развитие причинно-следственных связей». Ссылок будет много, в основном для детей – но если дети справляются, то и вы сможете, правильно? Конечно!
Например, начнем с такой игры. Расписываем логическую цепочку между двумя утверждениями. «Дурная голова ногам покоя не дает» - слышали такое? А почему? Как голова и ноги связаны?
Пока не трогаем знания по функционированию головного мозга, в котором есть центры, откуда нейроны передают электрические импульсы по нервам разным мышцам… Не трогаем, говорю! В биологии тоже все взаимосвязано – но сейчас представляем себя дошкольником или младшим школьником, который пока про строение нервной системы не слышал (задумалась – а в каком возрасте сейчас про такое узнают? Смешарики, фиксики, развивающие занятия – возможно, нынешние дошкольники побольше многих взрослых про работу мозга знают…)
Ладно, строим логическую цепочку!
- Дурная голова – она дурит
- Дурит – значит, придумывает что-то
- Придумывает – это новые мысли появляются
- Новые мысли – вызывают новые эмоции
- Эмоции – это желание что-то делать, действовать
- Чтобы действовать, надо встать, куда-то пойти, что-то взять в руки и т.д.
И вот становится понятна причинно-следственная связь – почему дурная голова заставляет вскакивать и куда-то бежать.
Хочется еще поиграть? Предлагаю разобраться с поговоркой «У семи нянек дитя без глаза». Кстати, с детства сомневалась – тут имеется в виду, что за ребенком не смотрят, или что он умудрился себе под таким присмотром еще и глаз выбить? Как думаете?
Как это работает с регламентами?
А смысл процедуры очень схож. Например, нужно вам принять товар. Вот такие цепочки выстраиваются:
Если сличить накладную с тем, что пришло по факту, то не будет расхождений (а если будет, можно сразу связаться с ответственными с той стороны и заставить или дослать то, чего не хватает, или скорректировать документы).
- · Если не будет расхождений, то на склад поступит именно то, что в накладной.
- · Если поступит то, что в накладной, значит, оплачу я именно то, что получил.
- · Если на складе то, что заказывали, я буду точно знать, что у меня есть.
- · Если я знаю, что есть на складе, я продам именно это, по правильной цене (потому что ее я на основании накладной определяю).
- · Если я продам то, что есть на складе, то получу от покупателя нужное количество денег.
- · Имея нужное количество денег, смогу сделать следующую закупку.
В итоге формируется регламент:
- Сличить накладную с фактически поступившим товаром.
- Если есть расхождения – связываемся с продавцом, принимаем/не принимаем товар, корректируем/нет документы и т.д. – этот процесс также можно расписать по цепочкам, но тут она не прямая, а разветвляется на «если – то».
- Если расхождений нет, принимаем товар.
И так далее. Понимаю – непросто. На самом деле тут еще ответвления возникают – например, как определяется полка, куда каждая позиция на складе относится (габариты, температурный режим, отсутствие рядом похожих товаров, чтобы не перепутать и другие факторы могут влиять). И тут тоже будет свой регламент. И приемка товара – это одни сотрудники, продажа – другие, а сборка заказов и отгрузка – третьи. Но по факту – когда вы понимаете логику процесса, причины и следствия, вы уже можете определить, что делается за чем (и зачем, то есть и последовательность, и смысл действий). Если нашли «слабое звено», где сотрудники чаще косячат, - разбираемся, выстраиваем причинно-следственную последовательность, и объясняем подчиненным так, чтобы дошло.
Если оказалось, что какие-то шаги не нужны – уточняем у участников, действительно это так или показалось. А то возможны сюрпризы, например, от проверяющих органов. Дальше либо понимаем смысл и встраиваем звенья в цепочку, либо убираем лишнее и радуемся, что освободившиеся ресурсы на что-то полезное пойдут.
Предвижу возражения и замечания – некогда нам в игры играть, работать не успеваем! Напомню притчу о двух дровосеках, из которых выиграл тот, кто прерывался каждый час. Чтобы наточить топор. Так вот – эта или похожие игры в причинно-следственные связи помогут вам настроить работу так, чтобы достигать результата было проще. Кстати, мультик про «Лучше день потерять, потом за пять минут долететь» здесь тоже в тему – потому что только вы знаете, в вашем бизнесе важнее крылья, ноги или хвост. Поэтому – найдите время и силы и выстраивайте регламенты не в стиле «мы всегда так делали», а «что следует из этого шага и зачем оно надо».
А я традиционно приглашаю к себе на обучение и консультации. Презентации, ответы на вопросы, расписание и другая полезная информация – все для вас, если напишите в любом мессенджере на номер 7(931)009-26-76.
