Коллеги! А как Вы отвечаете на вопросы любой проверки или аудита?
Большинство людей думает, что чем более развернутый ответ они дадут на простой вопрос, тем умнее покажутся.
Это так, конечно, да не всегда.
Начать предлагаю издалека. Что такое аудит?
Аудит - это проверка Вашей Организации, Вас как представителя Организации. Но по большей части аудит - это проверка Ваших сил в вопросах решения проблем. Вашей компетентности.
Поясню.
Допущение первое
Допустим, Вы знаете все известные вам проблемы Организации, аудитор не знает ничего (это в пределе, он у вас впервые). И в этой ситуации что, как не аудит, может помочь Вам решить часть вопросов руками аудитора?
Первый вариант.
Вы настроены на то, что "Это надо пережить, ведь тут проверка, это так страшно!!".
В этом случае Вы, может, и не провалите проверку, но точно не вынесете из не ничего для себя.
Второй вариант.
Вы настроены драться за каждую букву в заключении аудита, думая "Вот же козел приперся, ни пяди родной земли не отдам!"
И Вы снова проиграете в игре, которая называется Ваша Профессиональная компетентность.
Третий вариант
Он называется "А давайте поговорим о наших выявленных Вами проблемах, расскажите про Ваш опыт, как решают подобные проблемы другие Организации?"
Это почти WIN! Аудитор понимает, что Вы не просто так тут сидите, понимаете проблемы, ищете решения. Вы не балласт, так еще и спросили его мнения! С Вами можно иметь дело!
А Вы получаете бесценный опыт, взглянув на свою Организацию глазами стороннего человека.
Но это еще не полная победа. Мы же помним, нам надо проверку обратить в помощь нам же. Поэтому...
Четвертый вариант
Вы знаете проблемы Организации. Пытаетесь устранить их, но Вас никто не слышит. И слышать не хочет... Хорошо, господа... Ну держитесь!
Сдайте пару проблем аудитору сами!
Просто подскажите во время обеденного перерыва ему, на что обратить внимание. С чем Вы бьетесь и никак победить не можете? О том и скажите.
Человек со стороны, наделенный определенной властью, хоть и является исполнителем по договору, покажет это Вашему руководству, и это в 99% случаев сдвинет дело с мертвой точки.
Только Вы должны быть готовы к этому. Перед тем, как "сдавать" аудитору тему, Вы должны сами проработать ее, понять, как ее решить. Ведь нам нужен только толчок к сдвигу темы с мертвой точки, а на поиски новых решений уже может не быть времени.
Конечно же, имеет смысл поговорить с аудитором о подобных проблемах в других Организациях. Это снова Вам в копилку опыта, заодно поможет, при необходимости, скорректировать собстенный план устарения проблем свой Организации.
Этот вариант - просто WIN-WIN!!! Это самый лучший исход любого аудита.
Допущение второе
Допустим, Вы новичок и не понимаете что вообще происходит. Кто-то приперся, ходит тут важный, требует чего-то...
Пристраивайтесь, ходите рядом, заведите блокнот или диктофон.
Этот аудит для Вас первый, запоминайте, слушайте, разбирайте проблемы. Не забывайте задавать вопросы аудитору, просите разъяснить те или иные замечания.
После его отъезда проанализируйте полученный опыт, проведите внутренний аудит по выявленным несоответствиям в других подразделениях, например. Набирайтесь смелости.
Допущение третье
Вы - мегабизон в своей Организации. Тогда дайте в морду аудитору, а лучше не заключайте ни с кем договор на сертификацию )) Все равно потеряете смысл только Вы ))))
Общий итог
Так или иначе, аудит СМК Вам предстоит, если Вы работаете в этой сфере.
Ведите себя как аудитор. Отвечайте на те вопросы, которые Вам задали.
Классический пример:
А у Вас вас есть документ по проведению дефектации?
Да, ща покажем, а потом расскажем, как на самом деле все происходит.
Делайте так, только если хотите высветить проблемы.
Интересуйтесь какие вопросы возникают на других предприятиях, в других Организациях. Аудитор - это кладезь информации, надо это использовать.
Не стесняйтесь прослыть "предателем", если подскажете аудитору куда обратить внимание, когда Вас никто не слушает. Это во благо. Главное - имейте на эти случаи решения, обсудите их с аудитом.
А остальные.. Поговорят - поговорят и закончат, сами не поймут как быстро то, против чего они протестовали, стало удобным способом ведения дел.
Аудит надо воспринимать как помощь Вам, а не как нечто инопланетное, прибывшее с целью Вас загрызть. Хотя и такие встречаются - см. допущение третье )))