Что такое правильный фискальный чек? Из каких информационных блоков он состоит, какие теги в него обязательно должны быть включены? Обо всем этом мы расскажем в нашей статье.
Каждая управляющая компания в сфере жилищно-коммунального хозяйства ведет взаиморасчет с абонентами. А фискальный чек — это своего рода отчет об этой деятельности перед Федеральной налоговой службой. К каким чекам у налогового инспектора не будет повода придраться? Конечно же, к оформленным правильно — в соответствиями со всеми требованиями 54 ФЗ. И не важно, какая у вас при этом касса — с возможностью печати бумажного чека или облачная. Чек формируется фискальным накопителем, установленным внутри вашей кассы, а дальше он может существовать хоть на бумаге, хоть в облаке — не суть.
Мы будем говорить о чеках, которые предназначаются именно для ваших клиентов — для собственников, оплачивающих услуги ЖКХ. А они, конечно же, могут выпускаться в двух версиях — как в бумажной, так и в электронной.
Чем, спросите вы, чеки для клиентов отличаются от тех, что отправляются на сервера налоговой? По сути, это один и тот же документ, содержащий в целом одинаковую информацию. Отличия — в визуальном формате. Клиент получает «удобочитаемый» для человека вариант, где русским по белому написаны буквы и цифры, а в налоговую летит вариант, «удобочитаемый» для компьютера, где та же информация описана шифром. Ну и тегов в версии для ФНС несколько больше.
Теги в фискальном чеке
Итак, как же должен выглядеть ваш фискальный чек для клиента в 2024 году? Из каких обязательных информационных блоков он состоит? Пойдем по порядку.
Что в первую очередь?
В «шапке» чека мы увидим наименование непосредственно самого документа — то есть из заголовка все понимают, что перед ними «кассовый чек» за номером таким-то.
Первый же реквизит сообщает нам дату выдачи этого чека. Далее идет номер смены. Ну а в следующей графе обозначается…
Пользователь
Пользователь онлайн-кассы — то есть управляющая компания, на которую касса, сформировавшая чек, зарегистрирована. Это важный тег, по нему из огромнейшего массива фискальных документов налоговая служба опознает именно ваши — они сохраняются в вашем кабинете налогоплательщика, и по ним в случае возникновения у ФНС каких-либо вопросов будет проводиться анализ.
А если чеки для управляющей компании выпускает расчетно-кассовый центр? В этом случае в теге «Пользователь» будет проставлен РКЦ, а не ваша организация. То есть в документе обозначаются не ваши реквизиты, и это существенно. Ведь данный чек налоговая соотнесет не с вашим юрлицом, а с расчетно-кассовым центом, который его выпустил. А значит, в случае возможной проверки, на вопрос налоговиков «а где же ваши чеки?» вы не сможете дать четкий и внятный ответ. Ссылаться на РКЦ? Но это другое юридическое лицо. В вашем личном кабинете налогоплательщика этих документов просто нет. Так что, хорошо взвесьте решение делегировать расчетно-кассовому центру выпуск ваших чеков.
Система налогообложения
Еще один обязательный реквизит — система налогообложения. Не играет роли, на УСН или на ОСН находится организация, визуальный вид чека это в целом не меняет (за исключением одного нюанса — организации на «упрощенке» не признаются плательщиками налога на добавленную стоимость, следовательно, и в чеке НДС указывается).
Адрес
Следующий тег — адрес. Остановимся на нем подробнее. Какой же адрес писать? Тут возникает сразу ряд вариантов: во-первых, можно написать юридический адрес; во-вторых, адрес фактический (то есть указывающий местоположение кассы, которая пробила конкретный чек в точке приема оплаты); в-третьих, можно обозначить адрес РКЦ, выпустившего этот документ; в четвертых, это может быть адрес, по которому располагается ваша облачная касса (то есть адрес дата-центра, а он, возможно, вообще находится в другом городе). Так какой же из этих четырех вариантов выбрать?
Ответ простой. В чеке следует указывать фактический адрес расчета. То есть то место, куда абонент пришел и совершил оплату, получив бумажный чек. А если речь идет об облачной кассе? Пусть она не в вашем городе, и даже не в вашей области. Но всегда есть конкретная точка, где вы совершаете расчет или перерасчет с абонентом. Адрес этого места и следует вписывать в чек.
Не стоит указывать в этом теге адрес дата-центра или адрес юридический, если фактически ваша точка расчета расположена в ином месте. Но если вы так делаете, чем это чревато? Конечно, налоговый инспектор при выездной проверке не отправится в дата-центр искать ваш фискальный накопитель, но ФНС будет совершенно очевидно, что у ваш нарушение по реквизиту «адрес».
Да и в целом, чтобы быть уверенными, что налоговая проверка вам не грозит, — потратьте несколько минут и пройдите вот этот полезный тест. Он даст вам понимание, насколько велик риск, что налоговая решит вас проверить.
Покупатель
Обратите внимание и на следующий тег, в котором обозначается покупатель. Еще в 2019 году он был не обязателен, но теперь без него не обойтись. В относящихся к этому тегу полях нужно каким-либо образом идентифицировать покупателя. Ну например: Василий Васильев, Повелитель Вселенной; лицевой счет такой-то; адрес электронной почты такой-то; телефон такой-то.
Словом, следует дать некую конкретику — абсолютно четкого указания от налоговой, какие именно идентифицирующие это физлицо данные должны быть указаны в поле «Покупатель», не существует.
Кстати, контакты абонента — почта и номер телефона — вам понадобятся и самим. Вы же помните, что по требованию клиента ему нужно предоставлять электронный чек? Причем право абонента запросить электронную версию чека распространяется на следующие три месяца после взаиморасчета. Бывают случаи, когда клиенты просят прислать чек задним числом — по какой-то жизненной или деловой необходимости. Соответсвенно, электронный адрес, по которому этот чек отправится абоненту, или номер его телефона, на который придет сообщение со ссылкой на этот чек, должен быть указан в визуальной части документа.
Поставщик
Если у вас есть поставщики услуг, то проверьте в соответствующем информационном блоке чека корректность описания ваших хозяйственных отношений. Точно ли вы указали, что поставляете услугу не свою, выполняя в данном случае фактически роль «приемщика денег»? Указали ли ИНН поставщика?
Лицевой счет и период
Отдельными полями в чеке описываются лицевой счет абонента и период совершения с ним расчета. Мы помним, что фискальные документы бывают разными: на реализацию, на коррекцию, на оплаты, возвраты, зачеты и так далее. И все эти документы относятся к какому-либо расчетному периоду.
Для сферы ЖКХ период взаиморасчета особенно важен. Согласитесь, нередки ситуации, когда собственник не платит за услуги несколько месяцев, но вот наступает час Х — и от него наконец поступают какие-то деньги. Эту сумму вы распределяете по своему усмотрению — погашаете первый месяц неуплаты или последний. Вы вольны делать взаиморасчет в произвольном порядке. Но при этом важно указать в чеке конкретный период, за который совершается оплата: эти пятьсот рублей погашают долг за воду в январе, а эти полторы тысячи — за свет в феврале. Помните: один чек — один конкретный период. Нельзя формировать чек сразу на несколько периодов.
Признаки расчета и тариф
Следующим идет информационный блок признаков расчета. Говоря проще, здесь перечисляются конкретные жилищно-коммунальные услуги, за которые абонент заплатил. Да-да, перечень этих услуг нужно расписывать в чеке: ХВС, ГВС, ОДН и прочее.
И еще один очень важный момент — тариф. Для каждого лицевого счета, по каждой услуге должен быть описан тариф, объем потребления и итоговая сумма, а также НДС.
Даже если вы не являетесь поставщиком отображенной в чеке услуги (например, если вы — РКЦ) или если определенная услуга не подлежит налогообложению (за счет льготы по налогу на добавленную стоимость), отображать в чеке информацию об НДС все равно следует.
Исходя из практики, можно сказать, расчетно-кассовые центры всегда выверяют НДС на услуги управляющих и ресурсоснабжающих компаний, для которых они печатают чеки. В своих собственных чеках РКЦ тоже так делают — указывают НДС поставщиков услуг. Соответсвенно, в их чеках описан правильный НДС, и он, строго говоря, должен совпадать с НДС, которые вы указываете в своих чеках.
Итог
Мы с вами дошли до блока «Итог». В нем указывается результат взаиморасчета по чеку, то есть по всем услугам, которые были указаны выше.
Следующие строчки в чеке содержат итоговые суммы по НДС.
А далее описываются детали взаиморасчета: например, размер суммы, которая пошла в счет погашения задолженности, способ оплаты — наличными или безналом, а также вид расчета — полный или частичный.
Информация этого блока дает понимание, какое количество денег в реальности поступило от собственника. Давайте разберем такой пример:
О чем нам говорят детали этого чека? Что итоговой суммой взаиморасчета стали 2000 рублей. Но расчет совершен частичный, так как собственник внес оплату безналичным способом только в размере 1000 рублей. При этом еще с предыдущего периода за ним числилась переплата в размере 300 рублей — эти деньги пошли в зачет текущей оплаты. Таким образом, зачлись 1300 рублей. А 700 рублей остались в качестве долга.
Какие-то шаманские шифры
Ну и наконец последний блок, состоящий из замысловатых аббревиатур и цифр. Конечно, ничего замысловатого в этих реквизитах нет. В строчках этого блока указываются:
— серийные номера вашего фискального накопителя и контрольно-кассовой техники; порядковый номер фискального документа;
— фискальный признак — цифровая комбинация, уникальная для каждого чека, ее генерирует ваш фискальный накопитель;
— формат фискальный данных, в котором касса формирует документы;
— оператор фискальных данных, с которым у организации заключен договор, и ИНН оператора;
— официальный сайт налоговой.
QR-код в нижней части чека
Все чеки похожи (требования к их оформлению прописаны в 54 ФЗ), но в то же время каждый — уникален. Все базовые и «уникальные» параметры вашего чека как раз и содержит QR-код. Он шифрует всю информацию по фискальному документу.
Вот, собственно, и все. Дальше — только линия отрыва.
А нам остается дать полезный совет — еще раз внимательно пройдитесь по каждому реквизиту в вашем чеке и проверьте, действительно ли ваша касса формирует правильные, по всем параметрам соответствующие законодательству фискальные документы?
Читайте другие наши статьи:
– Как ФНС проверяла блогеров-миллионников?
– Индустрия онлайн-касс в России
Vallab – Гарантируем по-настоящему правильные чеки
– +7 (495) 109-17-15
