Управление численностью сотрудников – это часть системы управления эффективностью всего бизнеса. Этот процесс тесно переплетается с проектами по повышению производительности труда. По этой причине управлением численностью имеет смысл заниматься не изолированно, а параллельно с повышением производительности труда.
В этом бизнесу поможет калькулятор численности.
Калькулятор численности - это инструмент управления численностью через установленные нормативы, а также фактические и плановые значения по факторам трудозатрат. Проще говоря, он позволяет рассчитать и спрогнозировать, сколько нужно людей на разных должностях, на разных должностях, в разных структурных подразделениях или по разным функциональным направлениям, чтобы выполнить бизнес-задачи и достичь целей, которые заложены в стратегию развития компании.
В этой статье мы расскажем:
- как разработать калькулятор численности;
- какие данные в него закладывать;
- какие особенности построения нормативов нужно иметь в виду при стратегическом управлении численностью.
Что должен включать в себя калькулятор
Общая информация о должности:
- к какому департаменту она относится;
- количество сотрудников с данной должностью;
- график работы и штатное расписание.
Информация для расчетов:
- фонд рабочего времени с учетом отпусков, больничных и других причин отсутствия. Другими словами, мы должны понять, сколько фактически времени в течение года сотрудник не находится на своём рабочем месте;
- факторы трудозатрат (например, для водителя погрузчика это будет объем перевозимой продукции, для ремонтника – количество оборудования в зоне обслуживания, для начальника департамента – количество подчиненных);
- нормативное время на единицу трудозатрат;
- плановый объем трудозатрат;
Исходя из факторов трудозатрат рассчитываются нормативы, и, чтобы они были максимально корректными, стоит учитывать дополнительные факторы – законодательные нормы и специфику работы: сезонность, пиковые нагрузки (например, под конец квартала), наличие дополнительной непрофильной работы, которую зачастую выполняет человек на рабочем месте, степень сложности работы и наличие подмены у сотрудника.
Помимо этого современные нормативы должны учитывать стратегические инициативы компании (например, модернизация оборудования, программа по цифровизация, инициативы по повышению производительности труда и т.п.). То есть, разрабатывать их стоит с учетом потенциала будущих изменений.
Результатом расчетов станет:
- Рекомендуемая численность в двух разрезах: при существующем уровне производительности труда и после внедрения планируемых изменений;
- Разница с текущей численностью.
Калькулятор, построенный с учетом всех этих параметров:
- отображает, сколько необходимо ресурсов, чтобы решить поставленную задачу;
- выявляет объективные зависимости;
- позволяет увидеть, где есть резервы, а где дефицит рабочей силы, и, исходя из этих данных, перераспределить нагрузку.
- показывает, как будет меняться численность, если изменится объём работ.
Полноценная модель численности:
- должна быть основана на объективных факторах, которые не подвержены манипулированию. Иначе говоря, это должны быть объективные переменные, на которые сотрудник не может влиять;
- должна учитывать горизонт планирования, чтобы мы могли увидеть не только, сколько требуется сотрудников в среднем по году, но и на отрезке конкретного месяца;
- должна быть построена с учётом потенциала по оптимизации.
Актуальные и корректные нормативы, правильно построенная модель и объективный расчет позволяют точно рассчитать необходимую численность для реализации поставленных задач.
На нашем сайте вы можете подробнее узнать о калькуляторе численности и получить бесплатную консультацию.
Глоссарий:
- Норматив – время, за которое работник должен выполнять работу, соответствующую значению фактора трудозатрат = 1.
- Фактор трудозатрат - натуральный показатель, от которого прямо (линейно) зависит загрузка работников на должности (объем выполняемой работниками на должности работы).
- Фонд рабочего времени (ФРВ) – суммарный фонд чистого рабочего времени сотрудников должности (в рамках определенного периода) с учетом текущего графика, абсентеизма и отпусков.
Более подробная информация также доступна в видеозаписи по ссылкам ниже