Выдача работнику документов. Как выдать документы связанные с работой

В статье рассмотрим:

• Как осуществляется выдача документов связанных с работой
• Какие документы должны выдать работнику
• Какие документы не вправе требовать работник

В соответствии с ТК РФ Статья 62, работодатель обязан выдать определенные документы по запросу сотрудника. В статье рассмотрим, что делать, если работник запросил документы, какие документы должны быть предоставлены работникам, какие они вправе запросить, а также какие документы не подлежат предоставлению по требованию.

Какие документы может запросить работник

Предоставление документов работнику осуществляется согласно статье ТК РФ Статья 62. Работодатель обязан предоставить определенные документы по письменному запросу работника. Рассмотрим данное положение более подробно, раскрывая ключевые аспекты выдачи документов, связанных с трудовой деятельностью:

Выдача трудовой книжки:

• По письменному заявлению работника, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трех рабочих дней, за исключением случаев, если её ведение не предусмотрено законодательством.

Выдача копий документов:

• В рамках запроса работника, предоставление копий документов, связанных с работой, включая:
• Приказ о приеме на работу.

📌 Скачайте бесплатно форму приказа о приеме на работу

• Приказы о переводах на другую работу.

📌 Скачайте бесплатно форму приказа о переводе на другую работу

• Приказ об увольнении с работы.

📌 Скачайте бесплатно форму приказа об увольнении с работы

• Выписки из трудовой книжки (если ведется).

📌 Скачайте бесплатно форму и образец выписки из трудовой книжки

• Справки о заработной плате.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о заработной плате

• Справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах

• Справки о периоде работы у данного работодателя и другие документы.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о периоде работы у данного работодателя

Обязательное заверение копий:

• Копии документов, предоставляемые работнику, должны быть надлежащим образом заверены и предоставляться безвозмездно.

Данная статья закрепляет право работника на получение необходимой документации, а работодателю следует соблюдать установленные сроки и порядок выдачи указанных документов. Таким образом, выдача работнику документов строго регламентируется.

Работник, получивший трудовую книжку по запросу, обязан возвратить ее работодателю не позднее трех рабочих дней с момента ее получения.

📌 Скачайте бесплатно форму заявления сотрудника с просьбой выдать копии документов

Какие документы не вправе требовать работник

Закон обязывает предоставлять только документы связанные с работой. Остальные документы работодатель имеет право не предоставлять. Однако, закон не конкретизирует полный перечень документов, подпадающих под это право. Какие документы не подлежат предоставлению в ответ на запрос работника:

Локальные нормативные акты (должностные инструкции, ПВТР, Положение об оплате)

• Судебная практика указывает, что локальные нормативные акты не считаются документами, связанными с трудовой деятельностью конкретного работника. Таким образом, работодатель не обязан предоставлять копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы.

Штатное расписание, должностные инструкции:

• Суды подчеркивают, что работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос. Если документ не содержит таких данных и не описывает конкретную трудовую функцию работника, его предоставление не обязательно.

Письменные распоряжения для подразделения, нормативные акты министерств:

• Работодатель не обязан предоставлять письменные распоряжения, касающиеся структурных подразделений в целом. Также отмечается, что работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств.

Документы с конфиденциальной информацией:

• Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, предоставление копий документов, содержащих эти сведения, может быть отказано. Также, документы, включающие графики отпусков, табели учета рабочего времени, содержащие информацию о других сотрудниках организации, не подлежат выдаче.

Проблема с выдачей различных кадровых документов заключается в наличии в них персональных данных, доступ к которым ограничен определенным сотрудникам организации. Таким образом, работодателям необходимо внимательно рассматривать запросы работников и соблюдать баланс между их правом на получение информации и защитой конфиденциальности данных.

Какие документы должны выдать работнику: справки

Документация, неотъемлемая частью трудовых отношений, включает в себя разнообразные справки, которые могут быть необходимы работникам в различных ситуациях. Если работник запросил документы, то работодатель может выдать ему определённые справки. Рассмотрим несколько распространенных видов справок и их особенности:

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ):

• Данная справка подчиняется установленной форме, утвержденной Приказом ФНС России. Бухгалтер, соблюдая изменения в законодательстве, вносит необходимые коррективы в справку, отражая информацию о доходах, налогах и источниках дохода работника.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о доходах физического лица

Справка о занимаемой должности и зарплате:

• Несмотря на отсутствие жесткой формы, орган, запрашивающий данную справку, может устанавливать требования к ее содержанию. Оформляется на фирменном бланке, подписывается руководителем или уполномоченным лицом, а при упоминании финансовых данных требует подпись главного бухгалтера.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о занимаемой должности и зарплате

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы:

• Эта справка может потребоваться уволенному работнику для вступления в центр занятости. Соблюдая форму, рекомендованную Минтрудом, бухгалтер подписывает справку, ставит печать при ее наличии.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Справка о стаже работы в организации:

• Составляется в произвольной форме на фирменном бланке, учитывая запрос работника. Подписи руководителя и главного бухгалтера подтверждают юридическую силу.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о стаже работы в организации

Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком:

• Эта справка оформляется в произвольной форме, подписывается руководителем и главным бухгалтером.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о неполучении пособия по уходу за ребенком

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы:

• Несмотря на отсутствие установленной формы, эта справка должна содержать необходимые сведения. Подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

📌 Скачайте бесплатно форму справки о характере и условиях труда по основному месту работы

Важно соблюдать законные требования при оформлении справок, особенно в части подписей и печатей, чтобы обеспечить их юридическую силу. Также полномочия лиц, подписывающих справки, должны быть четко указаны в документах организации.

Инструкция: как выдать документы работнику

Как проходит выдача документов связанных с работой? 👇

Подача запроса:

• Запрос на получение документов должен быть подан работником в письменной форме удобным для него способом, таким как личное обращение в канцелярию, через доверенное лицо или почтовым отправлением (заказным письмом с описью вложения).
• В случае личной подачи желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре запроса.

Подготовка документов:

• Работодатель обязан в течение трех рабочих дней подготовить документы либо копии документов, в зависимости от запроса.
• Подготовленные документы должны быть переданы работнику или его доверенному лицу под расписку в соответствующем регистре.

Отправка по почте:

• В случае отправки по почте, работодатель может направить документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Такой способ позволяет иметь доказательства выполнения запроса.

Невозможность выполнения запроса:

• Если по каким-то причинам невозможно выполнить запрос полностью или частично (например, при истечении сроков хранения документов), необходимо подготовить письменный ответ.
• В ответе указать обоснование причин, по которым запрос не может быть выполнен. Обоснование предоставляется по запросу или вместе с ответом, если запрос выполняется частично.

📌 Скачайте бесплатно формы и образцы документов, которые может запросить работник

Предоставление документов работнику: ответы на вопросы

❓Когда начинается отсчет трех рабочих дней для предоставления копий документов работнику?

Срок, указанный в ст. 62 ТК РФ, начинается со дня подачи заявления работником.

❓Если третий день выпадает на выходной, что делать?

Если третий день с момента подачи заявления приходится на выходной, согласно закону, последний срок переносится на следующий рабочий день.

❓ Можно ли продлить срок предоставления документов, если сотрудник запросил обширный перечень?

Законодательно такой возможности не предусмотрено. ТК РФ дает не более 3 рабочих дней со дня получения заявления сотрудника. Если, например, работник подал заявление в среду, документы можно предоставить не позднее понедельника.

❓Существуют ли ограничения на количество обращений за документами?

Нет. Работник вправе запрашивать документы столько раз, сколько потребуется. Единственные ограничения могут быть связаны со сроками хранения в организации документов разного вида.

📌 Скачайте бесплатно формы и образцы документов, которые может запросить работник

Как выдать документы работнику

Для того, чтобы разработать и выдать документы по запросу сотрудника, необходимо иметь в штате своей организации кадровика. Обучить его можно в институте ЕВИДПО. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делопроизводству. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки. Вот пример диплома, который вы получите:

Подведем итоги

Какие документы может запросить работник? Работодатель обязан предоставлять копии только тех документов, которые тесно связаны с трудовой функцией конкретного работника и содержат его персональную информацию.

Это правило направлено на баланс между интересами работника и защитой конфиденциальности данных. Работник имеет право получить информацию, необходимую для обеспечения его трудовых прав и социальных гарантий. Однако, работодатель не обязан выдавать документы, несущие прямое отношение к трудовой деятельности, а также те, которые не содержат персональных данных работника.

При оформлении запросов на получение документов важно учитывать конкретные обстоятельства и требования органа, запрашивающего информацию. Это поможет избежать лишних затруднений и соблюсти не только права работника на доступ к информации, но и законы, регулирующие обработку персональных данных.