От автора:
У меня более 20 лет практического опыта в описании, стандартизации и трансформации бизнес-процессов в компаниях самых разных отраслей. Тема описания процессов не выходит из моды: каждый год появляются новые стандарты, модные методологии, обновлённые нотации. Однако суть остаётся неизменной — большинство проектов по описанию процессов заканчиваются ничем. Просто выброшенными на ветер деньгами, временем и силами сотрудников.
Почему так происходит? Потому что непонятно, зачем вообще это делается, и что с этим потом делать. В этой статье я представляю АБ-матрицу, которая помогает определить цель проекта и избежать типичных ошибок. Надеюсь, что эта и другие мои статьи помогут вам перестать тратить ресурсы зря.
Прежде чем описывать бизнес-процессы — приходите на консультацию. Я помогу:
- Определить, нужно ли вам описание, и в каком виде;
- Подготовить техническое задание на описание (или приёмку);
- Проверить качество уже выполненной работы.
Это сэкономит вам не только деньги, но и месяцы времени. А иногда — и сам бизнес.
Что такое АБ-матрица?
АБ-матрица — это инструмент, который позволяет заранее понять, к какому результату приведёт проект по описанию бизнес-процессов. Она строится по двум осям:
- По горизонтали (ось X) — заявляемый уровень изменений в бизнес-процессах:
слева — несущественные изменения (работаем с тем, что есть);
справа — существенные изменения (трансформация, реинжиниринг, переход к новой модели). - По вертикали (ось Y) — степень удовлетворённости менеджмента текущими финансовыми результатами:
сверху — менеджмент не удовлетворён результатами (нужны улучшения);
снизу — менеджмент удовлетворён текущей ситуацией (работа компании считается успешной).
Пересекаясь, эти оси формируют четыре зоны, каждая из которых соответствует типичному сценарию и цели проекта. Ниже описаны все четыре.
Четыре телеги: краткая метафора для запоминания
Чтобы легче запомнить типы проектов в АБ-матрице, можно представить их как четыре телеги, стоящие на разных дорогах и везущие разное:
Структура АБ-матрицы (официальная версия)
1. Реинжиниринг: проекты для серьёзных изменений
Цель проекта: кардинально изменить способ работы компании, достичь прорыва в эффективности или конкурентоспособности.
Что делают:
- Формулируют целевую модель («как должно быть»);
- Упрощают процессы;
- Готовятся к внедрению ERP или реструктуризации.
Основная ошибка: тратить ресурсы на детальное описание «как есть». Это не помогает, а мешает — если всё меняется, незачем тратить время на описание устаревших практик.
Подсказка: если консультант настаивает на полном описании текущих процессов — возможно, он не понимает сути реинжиниринга.
2. Замораживание ошибок: когда описания ничего не меняют
Цель проекта: формально улучшить работу, повысить прозрачность, не затрагивая основы работы.
Что делают:
- Описывают «как есть»;
- Формально внедряют контрольные точки, KPI, регламенты;
- Надеются на рост эффективности за счёт документирования.
Риски:
- Все текущие проблемы фиксируются как «правильные»;
- Появляется иллюзия порядка, но настоящих улучшений нет.
Чем заканчиваются: либо свёртыванием проекта, либо переходом к реинжинирингу.
3. Нецелесообразное улучшение: когда ломают работающий механизм
Цель проекта: изменить бизнес-процессы без веской причины, часто ради моды или внутренней инициативы.
Что делают:
- Начинают менять процессы «на всякий случай»;
- Внедряют ERP, хотя всё и так работает;
- Увлекаются модными концепциями без бизнес-необходимости.
Риски:
- Разрушается работающая система;
- Сотрудники теряют мотивацию;
- Затраты не компенсируются эффектом.
Совет: прежде чем что-то улучшать, убедитесь, что действительно есть проблема.
4. Рациональное замораживание: описание для роста
Цель проекта: зафиксировать эффективные процессы, чтобы масштабировать или автоматизировать.
Что делают:
- Описывают «как есть»;
- Готовят процессы к тиражированию (франшиза, сеть);
- Вводят стандарты обслуживания и работы.
Когда нужно:
- Бизнес успешно работает и планирует рост;
- Внедряется CRM или ERP без кардинальных изменений;
- Планируется сертификация (например, ISO 9000).
Результат: систематизация, контроль, масштабируемость без надрыва.
Как использовать АБ-матрицу
Перед стартом проекта по описанию процессов:
- Задайте вопрос: «Меняем ли мы процессы? Насколько сильно?»
- И второй: «Нас устраивают текущие результаты?»
Ответы дадут координаты в АБ-матрице и помогут избежать типичных ошибок: ненужного описания, ложных улучшений или фиксации хаоса.
Вместо вывода:
Не всякое описание бизнес-процессов — благо. Иногда оно только мешает. АБ-матрица — простой способ вовремя понять, на что вы на самом деле тратите ресурсы. И ещё раз — не начинайте описывать процессы, не поняв зачем. Лучше сначала проконсультируйтесь.
