Секреты деловой речи на переговорах и в коллективе. Допустимые выражения и методы общения.
Первый навык, который деловой человек проявляет еще на собеседовании, – умение правильно говорить. Речь указывает на степень развития и способность вести дела. Умело выстроенный разговор – мощный инструмент успеха. Он влияет на работу коллег, способствует переговорам и заключению сделок.
Значение деловой речи
С удовольствием наблюдаю тенденцию: авторитарный стиль руководителей постепенно меняется на более профессиональный. Бескомпромиссное общение исчерпало себя: оно непродуктивно и не вызывает уважения собеседников.
Деловые компетенции специалистов выходят за рамки «коридоров» внутри организации. Нередко сотрудникам приходится обращаться к зарубежным коллегам. Участие в крупных проектах требует от руководителя гибкого подхода. Он должен ориентироваться в ряде сфер: ситуации на международном рынке, тонкостях своего бизнеса, экономике и политике, социальных вопросах.
Как бы лидер ни трансформировал свое мышление, он должен умело доносить свою мысль сотрудникам. Те же принципы применимы и к рядовым специалистам. Карьерные возможности быстрее открываются тому, кто умело общается.
Бизнес-среда требует цельной личности. Убеждена, что все знания и компетенции должны быть увенчаны талантом владения профессиональным стилем речи. Не раз встречала специалистов, речь которых не соответствовала их уровню. В работе это проявлялось следующими ошибками:
- излишней агрессией;
- неуместной бескомпромиссностью;
- неуверенностью в себе;
- нежеланием развиваться;
- закрытостью к новым контактам.
Согласитесь, слишком много «НЕ». Эти ошибки расшатывают репутацию профессионала. Уверяю: только овладев профессиональным стилем речи, вы сполна примените остальные навыки. И тогда непременно откроются возможности карьерного роста. Победителем становится тот, кто устанавливает вербальные связи, анализирует психологию собеседника, подбирает взвешенные выражения и не произносит пустых фраз.
Особенности деловой речи
Перечислю основные поводы деловой речи на работе:
- необходимость. Имею в виду ситуации, когда деловые задачи невозможно решить без контакта с другими людьми;
- Общение по желанию. Оно способствует позитивному процессу работы в команде;
- нейтральное общение. Это неотъемлемая часть работы коллектива.
Деловая речь – часть механизма отношений. Они могут выстраиваться горизонтально – между коллегами, и вертикально – соответственно подчинению младшего по должности старшему.
Независимо от вектора общения назову общие правила изложения мысли:
- аргументированность. Изложили позицию – будьте любезны доказать ее;
- краткость. Тавтология – это не красноречие. Она лишь тратит время делового человека;
- стандартность формулировок. Рабочая коммуникация – это как раз та ситуация, когда клише необходимы. «Жду вашего решения», «Прошу предоставить рабочий транспорт», «Жду обратной связи» и так далее. Клише удобны в ситуации, когда необходимо быстро дать ответ;
- логичность. Привычка заранее выстраивать план общения – отличный способ завоевать репутацию профессионала. В карьере важно донести до оппонента ваш ход мысли. А так как время часто ограничено, советую тезисно отрепетировать речь;
- умеренность лексики. Не советую перегружать мысль, которую вы доносите, избыточной вежливостью. Деловой стиль по умолчанию уважителен. Не усложняйте лексику многочисленными «извините», «с уважением», «если вам нетрудно». Допустимый в делах сдержанно-вежливый тон быстрее побудит собеседника откликнуться.
Флагманом по важности среди правил деловой речи считаю грамотность. Искореняйте слова-паразиты. Учитесь расставлять ударения. Вы не обязаны знать словарь наизусть, но отработайте выражения, которые нужны в профессиональной лексике вашей профессии. Лучший способ оттачивания стиля речи – чтение книг. Также полезно всегда находится среди людей, которые знают, что такое деловое общение, и умело этим пользуются. О том, как найти единомышленников и оттачивать навыки деловой речи можно узнать на моем бесплатном тренинге по Мягкой Силе.
Какие факторы влияют на грамотность деловой беседы
Перечислю полезные привычки, которые делают мысль ясной, а речь – правильной.
Тренируйте память
Приучите себя уделять этому внимание, и вам станет легче общаться в коллективе, не запинаться на переговорах. Искусство деловой речи выйдет на другой уровень.
С вашим карьерным ростом значимость хорошей памяти повышается. Ведь менеджер должен помнить нюансы прошлых встреч, социальные контакты и т. д. Мой совет: периодически учите отрывки стихотворений.
Используйте письмо как тренажер
В письменной коммуникации человек применяет грамотные формулировки, клише, деловые термины. Это отражается и на вербальном общении, и на лексическом багаже. Не ленитесь писать или печатать свои мысли. И даже когда составляете пост в социальных сетях, не применяйте жаргон и не игнорируйте правила пунктуации.
Дружите с литературой
Банально, но без книг далеко не уехать. Только при чтении вы прокачиваете эрудированность и мышление. Поверьте, ваша социальная значимость прямо пропорциональна качеству прочитанных книг.
Деловая речь менеджера: как избежать ошибок
Считаю, что коммуникативные навыки – важнейшая профессиональная компетенция лидера. Какими бы знаниями он ни обладал, львиную долю времени он проводит в общении с подчиненными. И если лидер не умеет грамотно обращаться со своими вербальными инструментами, эффективность управления автоматически снижается.
Приведу примеры возможных неудач в деловой речи.
Неверный стиль общения
Сразу отмечу, что трудиться в этом направлении следует не только новичкам. Опытные руководители приходят в новый коллектив и применяют в работе привычный стиль коммуникации.
Пример: в департамент маркетинга привлекли иногороднего управленца N. Он желал оправдать репутацию авторитетного специалиста и выбрал директивную жесткую манеру. N мог похвастать кейсом в области маркетинга, но забыл прокачать навык деловой речи. Его новые подчиненные привыкли к более демократичному подходу. Поэтому череда команд, штрафов и публичных порицаний показалась им необоснованной жесткостью. В какой-то момент противостояние в отделе достигло пика. Команда стала постепенно распадаться: сотрудники один за другим стали увольняться.
Другая ситуация. Одного из сотрудников повышают, и он становится руководителем отдела. При этом высшее начальство не уделяет внимания навыкам делового стиля коммуникации. В результате и сам менеджер, и его коллеги ведут себя как раньше. Руководитель позволяет себе нецензурную лексику, так как он еще вчера ходил в клуб с этими людьми. Подчиненные неприлично шутят и срывают дедлайны, ведь это тот самый друг, с которым они недавно обсуждали прежнего менеджера. Из-за неправильного стиля коммуникации нарушен допустимый барьер между подчиненными и начальством.
Последствия этой стратегической ошибки:
- нарушается субординация;
- возникают проблемы с дисциплиной подчиненных;
- изначально страдает репутация новоиспеченного управленца;
- самого руководителя ожидают высокие управленческие затраты.
Изменить привычную модель в процессе работы гораздо сложнее, чем перед вступлением в должность. Неожиданное появление деловых клише и соответствующих манер вызовут насмешки.
Вот почему я советую уделить скилу делового стиля речи своевременное внимание.
Отсутствие четкости
В 90 % компаний, особенно малого и среднего бизнеса, замечаю странную ошибку менеджеров. С одной стороны, они хотят видеть четкий результат важной задачи. С другой – у них нет времени на «лишние» разговоры. Вместо рабочего диалога случается мимолетный разговор в коридоре. Сотрудник получает краткие инструкции. При этом речь руководителя прерывиста и нелогична. Он дает задание и убегает, не спрашивает, ясны ли инструкции. В результате задача выполнена в меру того, что исполнитель вынес для себя из этого торопливого указания.
Чтобы избежать подобного, выделите время для беседы и стройте диалог соответственно правилам, которые я перечислила. Если вы в начале пути управленца, используйте письменную речь – ее легче структурировать и анализировать. Обязательно спрашивайте, как вас поняли. Формулируйте вопрос не в виде «Всё ясно?» – почти наверняка вам ответят утвердительно. Лучше уточните, как именно человек понял задачу: «Пожалуйста, давай убедимся, что мы договорились об одном и том же. Как ты понял порядок действий?»
Искусство деловой речи в переговорах
Талант договариваться открывает возможности в бизнесе. Приведу забавный метафоричный пример: братья делили грейпфрут. Первому была нужна кожура, а второму – мякоть. Они не умели договариваться, поэтому просто разрезали фрукт пополам. Ошибка стоила каждому 50 % упущенных возможностей.
Ценные качества лидера не возникают вдруг – навыки деловой речи оттачиваются в коллективе. А свои плоды приносят при заключении сделок.
Собрала несколько рабочих формул поведения на переговорах:
- грамотно сочетайте жесты и выражения. Контролируйте манеры при разговоре с партнером. Применяйте допустимый стиль общения: обращаться к оппоненту следует на «вы», даже если он гораздо младше;
- учитывайте ценности партнера, интересы клиентов. Тогда история с грейпфрутом не повторится;
- профессиональный стиль речи разбавьте легким юмором. Тонко шутить – это искусство. Чтобы не допустить ошибки, не затрагивайте личных тем. Юмор уместен, когда необходимо встряхнуться после длительной беседы или на трудном этапе, когда диалог зашел в тупик и необходимо уйти от конфронтации;
- поддерживайте зрительный контакт. Не стоит обращаться к оппоненту, глядя на него исподлобья, – это выглядит как недоверие;
- применяйте клише там, где это уместно. Личное общение должно быть непринужденным и выстроенным на доверии. Не опирайтесь лишь на шаблоны;
- не применяйте оценочных суждений – эту ошибку допускают все, кто дает волю эмоциям.
Советую остановиться на демократическом профессиональном стиле общения – его придерживается большинство успешных компаний. Не давите на собеседника, заложите в регламент время для выслушивания его доводов.
Как успокоиться перед деловой презентацией или публичным спичем
Карьерный путь состоит из огромного количества приватных и коллективных бесед. Наиболее стрессовые обстоятельства, когда необходимо держать речь, – это презентации, публичные выступления и собеседования.
Подскажу, как преодолеть волнение и сосредоточиться на деловом аспекте.
Перед мероприятием уединитесь – сделайте разминку речевого аппарата. Расслабьте лицевые мышцы, улыбнитесь, слегка покусайте кончик языка. Подвигайте челюстью. Дышите полной грудью.
На первых порах не концентрируйтесь на своей внешности. Остановитесь на мысли, что суть спича важнее картинки. Не пытайтесь представить реакцию слушателей на вас. Поймите, у них нет цели увидеть ваш провал. Советую представить на своих плечах абстрактную генеральскую шинель. Ваша задача – красиво и гордо удержать ее.
Смоделируйте блиц-тренинг. Вообразите самые ужасные моменты, которые могут случиться во время речи: дрожание рук, сорвавшийся голоса, забытый текст. Что они повлекут за собой? Если вы сопоставите степень тревоги и реально возможные последствия, вы поймете, что особых причин волноваться нет.
Работайте над профессиональным стилем речи, и ваш труд обернется финансовым ростом. Ведь лояльно настроенные клиенты – это тоже результат мастерского общения. А диалог с коллегами и партнерами – это база, на которой строят карьеру, решают задачи и заключают выгодные сделки.
