Всем лентяям привет! Это авторский блог, где я делюсь личным опытом в развитии самодисциплины, а через практику в Телеграм канале стараюсь передать его вам.
Это третья статья о моей Системе Управления Жизнью. В первой статье я рассказал о том, как провожу оценку состояния дел в разных сферах жизни. Во второй статье - о том, как выглядит моя организация работы, про планирование на год, Спринт и неделю, про свои Проекты. Сегодня, в третьей части, я расскажу, какие инструменты использую.
Приложения
Все, что мы "нарефлексировали" в предыдущих статьях нужно как-то хранить. Планирование и анализ можно вести как с помощью физических носителей (блокноты, ежедневники, доски), так и в электронном виде.
Многие авторы рекомендуют физические носители из-за особенной работы мозга при письме и рисовании рукой. Я пробовал, но особых преимуществ такой работы не увидел. А неудобства увидел - работать с записями (искать информацию, копировать, исправлять) неудобно, нужно постоянно носить с собой ежедневник. Но я не буду отговаривать, даже наоборот, рекомендую попробовать и самим решить, подходят ли физические носителя вам.
В электронном виде вести записи можно с помощью простых текстовых файлов и таблиц Excel, специальных сервисов или стандартных приложений на смартфоне. Пробовал все, использую понемногу все.
Хранение мыслей и идей
Я уже больше 10 лет сохраняю всю кажущуюся стоящей информацию в базу знаний. Это всевозможные лайфхаки, списки (от набора вещей в командировку до книг к прочтению), справки по изучаемым технологиям, интересные идеи на любые темы.
Долго пользовался Evernote, одним из старейших сервисов, стоявшим у истоков концепции приложения "для запоминания всего на свете". Последние годы приложение скатилось куда-то не туда, стало жутко неудобным, нестабильным. Я от него отказался и перенес данные в Obsidian. Выбирал между ним и Notion. Notion не выбрал, т.к.:
- он показался слишком уж универсальным и замороченным. Это приложение "для всего". С опытом я пришел к тому, что удобнее иметь много простых инструментов для разных задач
- я стал бояться за сохранность базы данных, которую собирал годами. Здесь, как и у Evernote, данные хранятся на сервере и в любой момент могут быть потеряны из-за сбоя или санкций (как случилось с моим профилем в Spotify, его просто удалили).
Obsidian привлек меня как своей относительной простотой (там можно и наворотить всякого, но необязательно), так и безопасным хранением данных. Все заметки хранятся на моем облачном Яндекс-диске, это просто текстовые файлы, оформленные с особой markdown-разметкой и файлы вложений (изображения, звук и проч.), я могу автоматически делать их бэкап на свой жесткий диск и в другие облачные хранилища, могу "переехать" на другой сервис, могу открыть их обычным Блокнотом. Вот это гибкость и безопасность! Бесплатная версия сервиса дает все необходимое для работы, кроме синхронизации базы данных для работы на смартфоне, но это легко обходится (инструкция). Obsidian имеет глубокие возможности по связыванию знаний в единую базу (перекрестные ссылки, построение майнд-карт и графов и т.п.). Очень крутая штука, советую однозначно. Еще раз, ключевой критерий при выборе сервиса для таких ответственных вещей, как собираемая много лет база знаний - гибкость в переносе между платформами и безопасность.
Obsidian - мощнейший инструмент для хранения и структурирования базы знаний
Ежедневные заметки (дневник) я веду тут же. Получается очень удобно, т.к. есть встроенный календарь и возможность ссылаться на упоминаемые заметки. Для ежедневной записи использую текстовый шаблон такого типа:
Ежедневная заметка {{date:DD.MM.YYYY}}
Одним словом, (описание дня одним предложением)
Настроение по пятибальной шкале:
(от минус 2 к плюс 2: ужасно - плохо - пойдет - хорошо - потрясающе)
___
Достижения дня
Главные цели года:
...
Другие сферы:
Управление жизнью и рефлексия
...
Близкие
...
Тело
...
Отдых
...
Быт
...
___
Благодарности дня
...
Как выглядят другие мои шаблоны я показывал в прошлой статье.
В основной базе знания хранятся долгосрочно. Здесь все обстоятельно: заметок очень много, они оформлены аккуратно, организованы с помощью хэштегов (товары, ремонт, блог, музыкальный проект, компьютер, дизайн и т.п.).
Для быстрых же заметок "на лету" мне удобно использовать отдельный максимально простой инструмент. Это может быть стандартное приложение в смартфоне или бумажный блокнот.
Я пользуюсь сервисом Simplenote. Сервис имеет супер-минималистичный дизайн, ничего лишнего, ничего не отвлекает. Это ключевая фишка.
Я имею там несколько заметок для текущих вопросов, по которым работаю каждый день (например, наброски для статьи, тексту новой песни, мысли по новому проекту, список покупок). У Simplenote есть приложения на смартфон и ПК, веб-версия, расширения для браузеров. Удобно, что все синхронизируется моментально: можно написать заметку на смартфоне и тут же увидеть ее в приложении на ПК.
Планирование задач
Я пробовал разные инструменты планирования: бумажный ежедневник, разные приложения, таблицы Excel. В итоге остановился на такой системе:
Для бытовых, одноразовых задач и напоминалок пользуюсь стандартными приложениями от Google "Календарь" и "Задачи" (для владельцев apple будут свои аналогичные сервисы). Тут объяснять нечего: быстро записал напоминалку, поставил уведомление, если нужно - регулярное повторение. Делаю таких задач много, чтобы освободить голову от рутины: купить что-то, позвонить куда-то и т.п. Такая "GTD на минималках".
GTD - (Getting Things Done, Доведение дел до завершения) - это методика организации и отслеживания задач и проектов. Для бытовых нужд - слишком уж замороченная. Для работы - самое то
Для задач по Проектам использую специализированный софт. В принципе, можно пользоваться стандартным задачником от Google, Apple, Яндекс и т.п. Это тоже нормальное решение. Но у специализированного софта больше возможностей для структурирования крупных проектов (особенно для совместной работы) и, зачастую, есть удобные фишки. Тут куча вариантов, не стану "топить" за конкретный сервис, т.к. функционал схожий. Попробуйте несколько и выбирайте на свой вкус: Todoist, Trello, ЛидерТаск, TickTick, Any.do и куча других. Мне пришелся по вкусу сервис Todoist: есть приложения для всех платформ вплоть до смарт-часов, мощные возможности фильтрации, удобный текстовый ввод сроков, куча шаблонов для разных проектов, функции для командной работы. Рай для любителей GTD. Единственный минус - в бесплатной версии нельзя ставить напоминания.
Для проектов с задачами, четко распределенными по времени, мне удобно использовать простые Дорожные карты в Excel-таблице. Таблицу размещаю в облаке для быстрого доступа с любого устройства. Я уже показывал пример в прошлой статье. Вообще Excel хорош там, где нужно сделать максимально "под себя" и не удается найти готового решения.
Итого
Инструментов для организации работы много и каждый хорош в своем деле. Пробуйте разные, не зацикливайтесь на первых выбранных. Со временем у вас сложится своя система. Вот общие советы из моего опыта:
- не зацикливайтесь на единожды выбранном инструменте. Не удобно - пробуйте другой
- помните, что выбор приложений - увлекательное занятие. Так легко скатиться в прокрастинацию и перестать делать то, для чего вы выбираете инструмент!
- не используйте для простых задач сложные решения. Упрощайте, сам инструмент не должен отвлекать от работы
- пусть инструментов будет много, но каждый будет максимально удобен в своем маленьком деле
Подводя общие итоги по Системе Управления Жизнью, хочу отметить вот что:
В проектах по саморазвитию, как и в работе за деньги: рефлексия, планирование, управление задачами – необходимые процедуры. Это ваша эффективность и осознанность. Но важно всегда помнить, что управление – не самоцель. Берегите драгоценное время и не занимайтесь планированием и анализом больше достаточного минимума! Больше делайте дело. Практика превыше анализа!
Чтобы не переборщить с управлением, выделяйте для него специальное время и не пускайте в свою голову вне этого времени! Для ежедневной рефлексии достаточно 10-20 минут в день. Для еженедельного подведения итогов и корректировки планов – не более 1 часа в воскресение. Можете добавлять еще, я, например, лучше всего соображаю во время ходьбы пешком, а хожу я каждый день не меньше 40 минут. Но не давайте себе пускаться в планирование и прочие фантазии вне их «законного» времени! Делу, практике – время, анализу – час.
Удачи в построении вашей собственной, ни на кого не похожей и самой эффективной лично для вас системы!
Подписывайтесь в Дзен и делитесь своими мыслями в комментариях. Будем спорить, драться и вместе рождать истину!
И вступайте в наше Общество в Телеграм! Там разборы ваших кейсов без цензуры, освежающая критика и добрые советы. И еще - вкусности, которых больше нигде не будет.
