Анастасия Горбатова, проектный специалист
Конец недели/месяца/года и срок сдачи задачи вновь подкрался незаметно? Наша коллега Анастасия Горбатова поделилась полезными лайфаками, как не откладывать до последнего рабочие дела и приручить дедлайны.
Главная причина, по которой мы не успеваем выполнить задачи в срок, — в неправильной оценке необходимых ресурсов. Обычно мы строим свои прогнозы на основе оптимистического сценария, но вмешиваются реалии жизни и меняют все планы.
Учимся вместе планировать и систематизировать задачи.
1. Не храните все в голове — пишите
Записывайте всю новую информацию сразу. Лучше всего это делать в электронном виде и сохранять все в одном месте, например, в папке проекта. Так вы избежите потери данных и повторения одних и тех же вопросов коллегам.
2. Система — наше все
Порой мы тратим слишком много времени на поиск важной информации в письмах от коллег или обнаружение актуальной версии документа. Поэтому важно организовать свое рабочее пространство. Для этого можно использовать метод «пустого инбокса» — определенный подход к сортировке писем и задач.
Привыкайте регулярно просматривать и распределять письма и связанные с ними задачи. Систематизируйте все рабочие данные, распределяйте их по определенным категориям.
3. Кусочничайте
Разбейте задачу на последовательность более мелких задач и поставьте сроки выполнения каждой. Любая масштабная задача кажется менее объемной и сложной, если рассматривать ее как последовательность небольших шагов. Промежуточные дедлайны также помогут предугадать возможные срывы сроков и вовремя принимать меры.
4. Ведите список дел и расставьте приоритеты
Каждый выбирает сам, где вести список дел: кому-то удобнее ручкой в блокноте, другим — в приложениях типа Todoist, третьи ставят напоминалки на телефоне.
При каждой задаче устанавливайте дату выполнения. В пятницу проверьте, какие задачи остались от текущей недели, нужно ли их срочно завершать или можно отложить до следующей недели.
5. Найдите свой пик продуктивности
Внимательно наблюдайте за собой в течение дня и определите, когда вы чувствуете максимальную энергию и сосредоточенность — утром, днем или вечером. Наиболее сложные задачи лучше выполнять именно в этот период, а также стоит избегать звонков или встреч.
6. Сделайте первый шаг
Начните делать первые шаги к решению задачи. Это поможет вам избавиться от стресса и беспокойства.
Как только у вас появляются важные и крупные задачи, планируйте свои первые шаги, чтобы приступить к их выполнению немедленно. Вы гораздо быстрее справитесь с работой, если не будете откладывать ее в долгий ящик.
Сделайте любое мелкое дело прямо сейчас, чтобы ощутить вкус победы и вычеркнуть пункт.
7. Мыслите позитивно
Измените установку своего внутреннего диалога. Вместо фраз вроде «я должен» или «мне нужно» скажите себе «я выбираю» или «я хочу». Перенаправьте свою энергию на созидание.
8. Используйте правило «25 минут»
Не занимайтесь активной работой более 25 минут — это основной принцип «метода помидора». Эту технику управления временем предложил Франческо Кирилло в конце 1980-х годов.
Разбивайте задачи на периоды по 25 минут с помощью таймера. После каждого периода делайте короткий перерыв. 25 минут работы + пять минут отдыха = один помидор. Каждые два часа (или после четырех «помидоров») следует делать перерыв продолжительностью от 15 минут.
Данный метод поможет справиться с большим объемом работы или с задачами, которые не хочется делать.
9. Просите помощи
Если у вас возникли затруднения при выполнении задачи, не стесняйтесь обращаться за помощью к своему руководителю или надежному коллеге. Возможно, именно они подскажут, с чего начать выполнение задачи, предложат шаги для завершения проекта или помогут с выполнением части подзадач, чтобы сдать задачу к определенному сроку.
10. Устанавливайте сроки
Один из способов перестать откладывать задачи — это установить для них сроки. Если вам не назначили дедлайн, согласуйте его с руководством или установите его сами и добавьте в календарь. Это поможет вам организовать свое время и сосредоточиться на выполнении задач.
11. Разгрузите свой календарь
Если весь ваш день — звонки в Zoom «плотнячком», неудивительно, что реальная работа не движется. Чтобы не накапливать задач, уделяйте звонкам и совещаниям не больше 3—4 рабочих часов в день.
Выстройте систему регулярных встреч: например, раз в неделю — с каждым сотрудником, статус-встречи с партнерами на долгосрочных проектах. Это не только поможет определять загруженность календаря, но и отслеживать прогресс в задачах.
12. Отмечайте завершение задач
Не забывайте отмечать завершение задач. Награждайте себя за то, что завершили проект в срок. Кофе с вкусным десертом, прослушиванием любимой песни или чем-то более значимым. Подобное поощрение задаст позитивный настрой и станет мотивацией для эффективной работы и своевременного завершения задач.
Легкой вам пятницы и пусть все письма будут прочитаны!
Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале
