Продуктивность на рабочем месте — непостоянное явление, как, например, прилив и отлив. Все мы переживаем дни, когда кажется, что могли бы сделать больше. Однако стоит помнить: продуктивность — это привычка, которую можно развить со временем, становясь лучше с каждым днем. Главное — выбирать методы и приемы, подходящие именно вам.
Без разницы, где вы работаете или в какой сфере, мы все стремимся научиться быть более эффективными в своем деле. Настоящая продуктивность заключается не только в списке выполненных задач, но и в умении сделать больше из действительно важного.
Хорошая новость в том, что внесение некоторых изменений в вашу ежедневную рутину может привести к улучшению результатов. Начните с этих 13 простых советов и увидите, как продуктивность начнет расти.
1. Уменьшите количество задач в списке
Мы все знаем, как начало большого проекта или составление длинного перечня дел может демотивировать. Поэтому нет смысла перегружать себя задачами. Вместо этого выберите 3-5 ключевых пункта, которые необходимо выполнить в течение дня и сосредоточьтесь на них. Если вы раньше справитесь с этими задачами, всегда можно добавить еще несколько.
2. Замените список дел на расписание
Сядьте и оцените, сколько времени у вас есть, а затем реалистично определите, что вы можете успеть сделать. После этого составьте план действий: запланируйте конкретные отрезки времени для каждой важной задачи и не забудьте включить перерывы. Путем выделения времени и структурирования вашего дня, вы сможете наилучшим образом использовать тот период, когда вы естественно более сосредоточены и мотивированы.
Это позволит вам добиться прогресса в выполнении работы, которая влияет на результат, и гарантирует необходимые перерывы для сохранения душевного равновесия.
3. Остановитесь перед следующим этапом
Одной из главных причин, по которой мы откладываем работу, является неуверенность в том, с чего начать. Однако если вы завершаете сегодняшний день, зная точно, что нужно делать дальше, вам будет гораздо легче вернуться. Завершайте каждую задачу, оставив определенный "следующий шаг", чтобы в будущем быстро продолжить и знать, что нужно делать.
4. Будьте организованными
Есть множество систем, которые помогают не терять и быстро находить необходимую информацию. Например, метод Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена, может снизить умственную нагрузку, связанную с хранением напоминаний и идей, и освободить пространство мозга для более продуктивной и целенаправленной работы. Чтобы ознакомиться с обзором знаменитого метода GTD, вы можете перейти по этой ссылке.
5. Установите барьеры для вредных привычек
Постоянные отвлекающие факторы снижают производительность и не дают сосредоточиться. Создайте несколько простых барьеров. Например, если вы мониторите телефон во время работы, чтобы отправить сообщение другу или проверить социальные сети, положите телефон в закрытый ящик стола, а ключ храните в шкафу сверху.
Также если, например, сегодня не самый лучший день для вашей продуктивности посмотрите рекомендации как взбодриться на работе, если хочется спать.
6. Установите приоритеты
Важной частью эффективной работы является умение говорить "нет". Определите, какие действия на самом деле способствуют достижению ваших основных целей? Какие проекты оказывают наибольшее влияние на конечный результат? Откажитесь от задач, которые не приносят пользы. Использование методики постановки целей, основанной на данных, такой как OKR (цели и ключевые результаты), представляет собой практический способ сосредоточить ваши ежедневные усилия на четко определенных, измеримых задачах, которые прямо сейчас способствуют достижению более крупных бизнес-целей.
7. Приоритет самым важным задачам
Утром ваша мотивация и творческий потенциал находятся на пике, поэтому вместо того, чтобы начинать свой день с проверки электронной почты, подождите несколько часов и сосредоточьтесь на более важных проектах, пока ваш ум еще находится в режиме максимальной активности.
8. Планируйте свой завтрашний день вечером
Не стоит засыпать в мыслях о том, что вас ждет на следующий день. Но составление короткого списка дел с вечера поможет начать утро с новыми силами и пониманием, что вам предстоит сегодня.
Старайтесь включить в этот список хотя бы одну задачу, которая немного сложнее обычных. По словам доктора Михая Чиксентмихайи, существует "золотая середина", когда ваш мозг находится в состоянии "потока". Он активно работает и вы выполняете задачи наилучшим образом. Это происходит, когда степень сложности задачи и ваши способности находятся в оптимальном соотношении (если всё слишком просто, вам становится скучно, а если слишком сложно, вы можете почувствовать тревогу и стресс).
9. Эффективно используйте паузы для административных задач
Ожидание в очереди в магазине, на автобусной остановке или в поликлинике не обязательно должно быть пустой тратой времени. Возьмите с собой книгу, которую давно хотели прочитать, проведите чистку почтового ящика или пересмотрите список задач в планировщике. Или просто предоставьте себе время поблуждать и наблюдать за окружающим миром. Никогда не знаешь, когда могут прийти следующие замечательные идеи!
10. Запланируйте время самим с собой
Создайте зону, свободную от отвлекающих факторов, где вы сможете сосредоточиться в нужный момент. Отметьте в календаре время, когда вас никто не будет беспокоить, выключите уведомления о новых письмах и сообщениях (и, по возможности, отключитесь от Интернета) и сконцентрируйтесь на одной важной задаче в течение 2-3 часов.
11. Измените свой внутренний настрой
Вместо того чтобы говорить: "У меня сегодня слишком много дел!" и "У меня нет времени!", скажите себе: "Вот 2 вещи, на которых мне нужно сосредоточиться сегодня". Простая смена точки зрения может удивительным образом повлиять на вашу мотивацию и уровень энергии.
12. Общайтесь и обсуждайте
Поскольку мы все в разной степени вынуждены сотрудничать с другими, навык эффективного взаимодействия с коллегами является ключевым фактором повышения продуктивности.
Один из наилучших способов избежать излишней работы и потери времени —исключить недопонимание и недоразумения по рабочим вопросам. Если вы сразу же выполните задачу верно, то сэкономите массу времени и усилий, которые иначе ушли бы на пересмотр и доработку.
13. Находите возможность делать больше работы, которая вам нравится
Когда работа приносит удовольствие и интересна, вы более вовлечены и эффективны. Подумайте о том, какие аспекты вашей деятельности приносят вам радость и за решение каких задач вас хвалят больше всего.
Даже если не все процессы увлекательны, немного творчества поможет даже рутинные задачи сделать более интересными и сложными. В следующий раз, когда вам придется заполнять отчет, поставьте перед собой цель побить свой собственный рекорд по времени его заполнения. Старайтесь каждый день учить что-то новое или выполнять то, чего вы раньше не делали.
Неважно в какой области вы работаете, эти рекомендации и инструменты помогут вам научиться быть более эффективным на рабочем месте. Несомненно, не все советы смогут вам подойти. Но попробуйте внедрить хотя бы одну привычку и вы почувствуете, что это работает.
