Электронная почта – неотъемлемый инструмент офисного работника, будь то проектировщик, менеджер или секретарь. Этот канал коммуникации актуален как внутри одного кабинета, так и с партнерами в других городах и странах.
Как выстроить деловую переписку, чтобы вас правильно понимали, чтобы ваше письмо не игнорировали, чтобы наладить с коллегами эффективное взаимодействие?
Мы составили 11 правил, которые помогут быстро и продуктивно решать рабочие вопросы и производить хорошее впечатление в деловой среде.
✔️ Поприветствуйте собеседника
Элементарные правила этикета распространяются и на электронную переписку. Это поможет расположить человека «на том конце».
✔️Обращайтесь по имени
А если получателей несколько, то допустимо использовать обращение «коллеги» и указывать имя в том случае, когда вопрос внутри общей темы касается конкретного человека.
✔️Указывайте актуальную тему сообщения
Так письмо проще найти в электронном ящике. Если у вас возник еще один вопрос к собеседнику, лучше начать новый диалог: отдельная тема – отдельная переписка.
✔️ Краткость – сестра не только таланта, но и делового этикета
Рабочее письмо должно быть конкретным, коротким и ёмким. Опишите суть вопроса и точно укажите, что вы хотите от собеседника.
✔️ Точность – вежливость королей и преимущество успешных работников
«Срочно» – понятие растяжимое. Укажите конкретное время, в которое вы ожидаете получить результат: в течение часа, до конца рабочего дня, до 11.00 пятницы и т.п. Со своей стороны старайтесь не нарушать сроки ответа или обсудите возможность их переноса.
✔️ Оформляйте текст
Обозначайте заголовки, отступы, нумерацию, не злоупотребляйте жирным шрифтом. Текст должен выглядеть спокойно и акцентировать внимание на ключевых деталях.
✔️ Не отправляйте вложения без комментариев
В тексте письма сообщите собеседнику, что вы отправляете и зачем, даже если ранее вы обсудили это по телефону, например: «По нашей договоренности высылаю … . Прошу принять в работу».
✔️ Создайте автоматическую подпись
Указывайте ФИО, должность, подразделение, название компании и контакты для связи: телефон, дополнительная почта, ссылка на корпоративный сайт. Если вы пишете собеседнику впервые, он должен знать, с кем общается.
✔️ Долой эмоции
Деловая переписка – не место для выражения чувств или обсуждения личных вопросов. У всех на работе случаются неприятные ситуации, но лучше не выплескивать раздражение в письме, а взять паузу и продумать взвешенное сообщение.
✔️ Настройте автоответ на период отсутствия
Если вы в отпуске или в командировке, лучше предупредить таким образом, чтобы коллеги не ожидали оперативного ответа от вас. Укажите, до какого числа вас не будет и к кому обратиться по срочным вопросам.
✔️ Сохраняйте историю переписки
Ограничения емкости почтового ящика не всегда позволяют годами хранить все диалоги, но старайтесь сохранять в формате файла наиболее важные цепочки сообщений. Они помогут вспомнить, о чём была речь. Также поможет настройка архивации.
И помните, что деловая переписка не только характеризует вас перед коллегами, но и создает имидж вашей компании перед партнерами.