Заканчиваем освоение управлением технологической документацией. Первую статью, посвященную управлению ТД, можно прочитать ЗДЕСЬ, вторую – ЗДЕСЬ.
Напомню, что СТО (инструкция, регламент) может быть общим для всех этапов управления ТД.
Если с терминами «учет», «хранение» никаких тайн нет, то для обращения целесообразно ввести термин для управления Вашей ТД. Он может быть таким:
обращение технологической документации: Управляемое движение технологической документации внутри организации от её разработки до отмены с идентификацией статуса и состояния (разработана, внедрена, выдана, отменена и т.д.).
Определяемся, что мы не устанавливаем процедуру – она уже установлена: управление ТД. А устанавливаем мы порядок действий по учету, хранению и обращению технологической документации.
Целями реализации требований разрабатываемого стандарта (инструкции, регламента) могут быть:
- - обеспечение сохранения ТД в доступном и пригодном состоянии;
- - содействие обеспечению подразделений и должностных лиц организации необходимой ТД для решения производственных задач по выпуску продукции надлежащего качества и в установленные сроки.
Целесообразно отметить, что порядок действий по учету, хранению и обращению технологической документации, установленный настоящим стандартом, применим к конструкторской документации на технологическую оснастку.
Если Ваша ТД (или её часть) согласована с заказчиком (не с ВП!), то нужно оговорить особенности её учета, хранения и обращения.
Также оговариваем, что оценка действий по учету, хранению и обращению технологической документации производится при оценке процедуры управления технологической документацией (СТО …).
Учет, распределение и выдача технологической документации
Учет, распределение и выдача технологической документации осуществляется группой учета технического архива бюро технической документации (БТД).
Группа учета технического архива принимает, регистрирует, выдает, а также учитывает состояние и движение подлинников и копий технологических документов, в том числе и извещений на изменения, оформляет наряды на размножение документации, выдает копии технологических документов абонентам.
Под регистрацией ТД понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения или принятия на хранение.
Подлинники технологической документации, поступающие в технический архив, должны быть выполнены и укомплектованы в соответствии с требованиями стандартов ЕСТД, ГОСТ 2.501 и ГОСТ 13.1.002.
Подлинники конструкторской документации на технологическую оснастку должны быть выполнены и укомплектованы в соответствии с требованиями ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.501 и стандартов ЕСКД.
При приеме подлинников документов группа учета и комплектации технического архива проверяет:
- - пригодность их для хранения, многократного снятия копий и микрофильмирования;
- - комплектность технологической и конструкторской документации;
- - наличие установленных подписей и дат.
Подлинники конструкторской документации на оснастку и копии с них учитываются в инвентарной книге (приложение Б ГОСТ 2.501).
Подлинники технологической документации регистрируются в инвентарной книге (приложение Б ГОСТ 2.501).
Инвентарные книги для КД на оснастку и ТД оформляются и ведутся отдельно.
В зависимости от объема ТД, инвентарных книг для учета ТД также может выполняться несколько. По решению начальника БТД, ТД в инвентарных книгах может группироваться по изделиям, по заказам, по потребителям и т.д.
При подготовке подлинников технологической документации для отправки на микрофильмирование складывать листы подлинников не допускается. В этом случае следует руководствоваться требованиями ГОСТ 2.501.
Выдача подлинников технологической документации и КД на оснастку (технологических процессов, инструкций, чертежей на оснастку и др.) для восстановления, переиздания, внесения изменений по извещениям производится по ведомости (приложение QQQ). Для других целей выдача подлинников технологической документации и КД на оснастку не допускается.
Снятие копий с подлинников ТД и КД на оснастку производится по заявке подразделений, подписанной руководителем подразделения. Оформление заказа производится согласно приложению WWW.
Начальник БТД или его заместитель подписывают заказ и проставляют срок исполнения. Ответственный за принятие документов на размножение визирует заказ, записывает в журнал учета (приложение RRR) с простановкой номера заказа и переносит номер заказа на сам заказ.
Выполнение копий производится группой копирования БТД на основании оформленных заказов.
При повторном изготовлении копий технологической документации подразделения подают в группу учета заявку на изготовление копий (приложение YYY). Заявка подписывается руководителем подразделения.
После изготовления копий группой копирования БТД, группа комплектации БТД получает подлинники и копии, при этом проверяется качество и комплектность подлинников и копий, комплектует подлинники и копии, оформляет альбомы по видам технологических документов, подготавливает копии для рассылки подразделениям.
Копии технологических документов подразделяется на архивные, контрольные и рабочие.
Архивные копии отражают состояние технологических процессов в момент отправления подлинников на микрофильмирование. В архивные копии изменения не вносят и из технического архива не выдают. Архивные копии хранятся до момента отправки документации на повторное микрофильмирование. На видном месте папки и на заглавном листе документа ставят штамп «Архивный экземпляр».
Контрольные копии служат для справок или сверки технической документации. Ответственность за состояние и хранение копий несет ведущий технолог (конструктор). На титульном или первом листе контрольной копии ставится штамп «Контрольный экземпляр».
Рабочие копии используются в процессе производства продукции и находятся в подразделениях.
Формы штампов – согласно приложению В ГОСТ 2.501.
Комплекты копий технологических документов выдаются подразделениям согласно заказам и заявкам. Учет выданных копий ведется в журнале (приложение UUU). На каждое подразделение, как правило, заводится отдельный журнал. Условные обозначения (номера) выдаваемым копиям присваиваются в соответствии с приложением SSS.
Соответствующие условные обозначения (номера) копий проставляются на комплекте документов.
При необходимости, по решению главного инженера, технологический отдел (ТО) ведёт учет применяемости технологической документации по карточкам (приложение 2 ГОСТ 3.1201). Допускается ведение карточек в электронном виде.
Заполненные карточки передаются ТО в БТД. При ведении карточек в электронном виде, начальник ТО обеспечивает доступ БТД к необходимым файлам.
Обращение технологической документации в подразделениях
В подразделениях организации ответственными за получение, сохранность, выдачу и сдачу технологической документации являются лица, назначенные распоряжением руководителя подразделения. Назначенное лицо получает в техническом архиве БТД технологическую документацию с подписью в ведомости (приложение QQQ), и регистрирует ее в журнале регистрации копий подразделения (приложение FFF).
Лица, назначаемые руководителями подразделений, несут ответственность за выполнение следующих видов работ с ТД, которая находится в подразделении:
- - учет и хранение ТД;
- - замена и изъятие из обращения неактуальных документов в соответствии с извещением об изменении;
- - соблюдение условий хранения, обеспечивающих поиск и контроль местонахождения ТД;
- - выдача на рабочие места только учтенной ТД со своевременно проведенными изменениями;
- - контроль за использованием ТД и замена изношенной ТД.
Выдачу копий ТД на рабочие места производит ответственный с фиксацией факта выдачи в ведомости (приложение QQQ), ведущейся в подразделении.
ТД, находящиеся в подразделении с присвоенным номером шифра копии (согласно приложению SSS), категорически запрещается передавать в другое подразделение.
Сохранность и надлежащее состояние копий (в том числе выписок и фрагментов ТД) обеспечивают руководители подразделений, использующих копии ТД в работе.
Состояние ТД на рабочих местах является объектом контроля при проверках технологической дисциплины согласно СТО ….
При возвращении копий с рабочего места, ответственный проверяет их состояние и комплектность, фиксируя факт возврата в журнале (приложение FFF).
При обнаружении повреждений или некомплектности ТД, ответственный составляет акт (приложение GGG). Номер акту присваивают по журналу исходящей корреспонденции подразделения (СТО ….).
При возвращении копий в архив из подразделений группа комплектации БТД проверяет их состояние и комплектность, фиксируя факт возврата в журнале (приложение UUU).
При обнаружении повреждений или некомплектности ТД представитель БТД оформляет акт (приложение SSS).
Копии технологических документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов аннулированных или замененных в связи с внесением изменений или износом подлежат возврату в технический архив, после чего копии документов списываются с подразделения.
Замена документации, пришедшей в негодность, производится на основании акта (приложение SSS).
На утерянную документацию составляется акт (приложение SSS) за подписью руководителя подразделения и ответственного за обращение ТД в подразделении. К акту прилагается копия распоряжения о принятии мер к виновному в утрате ТД.
На выданные документы взамен утерянных ставится штамп «Дубликат».
После получения извещения об аннулировании или замене ТД все подразделения, имеющие указанный документ, обязаны все его экземпляры сдать в БТД.
На аннулированных технологических документах штамп «Аннулирован» (приложение В ГОСТ 2.501) ставится на титульном листе, на чертежах оснастки (если маркировка аннулируется полностью) штамп «Аннулирован» ставится на общем виде. Если аннулируются отдельные листы технологических документов, штамп «Аннулирован» на каждом листе.
На всех аннулированных листах подлинника и контрольной копии проставляется номер извещения, подпись лица, внесшего изменение, и дата изменения.
Хранение и изъятие из обращения
Хранение подлинников ТД производится персоналом БТД в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.
Условия хранения подлинников ТД должны обеспечивать ее сохранность, учет, рациональное размещение, удобство для работы с ней, а также исключать свободный доступ посторонних лиц, возможность утраты, перепутывания или порчи документов.
Принимать в технический архив на хранение технологическую документацию, не имеющую подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.
Подлинники альбомов технологических процессов, инструкций и других подобных документов регистрируются в инвентарной книге подлинников (приложение Б ГОСТ 2.501).
Одновременно с регистрацией подлинников заполняют соответствующие графы, расположенные на поле для подшивки листа подлинника.
Каждому принятому в технический архив подлиннику документа присваивается один инвентарный номер независимо от количества листов. Инвентарный номер проставляется на титульном листе альбома технологического процесса, инструкции и т.д.
Подлинники конструкторской документации технологической оснастки регистрируются в инвентарной книге подлинников (приложение Б ГОСТ 2.501).
Инвентарные номера этим документам допускается не присваивать, а регистрацию вести согласно присвоенному обозначению.
Хранить в техническом архиве незарегистрированные и неучтенные подлинники не допускается.
Хранение подлинников альбомов технологических процессов, инструкций и т.д. производится по изделиям в порядке возрастания номеров комплекта документов. Хранение производится в папках.
Подлинники извещений об изменении хранятся в папках формата А4 ГОСТ 2.301 в порядке возрастания номеров отдельно за каждый год.
Подлинники аннулированных и замененных по извещениям технологических документов хранят отдельно от действующих. Альбомы технологических процессов, инструкций и т.д. хранятся в порядке возрастания обозначений. Чертежи технологической оснастки хранятся по видам оснастки в порядке возрастания обозначений.
Копии технологических процессов и инструкций должны быть сброшюрованы и сшиты в альбомы.
Копии техпроцессов и инструкций хранят по заказам (по изделиям) в шкафах или стеллажах.
Копии чертежей технологической оснастки хранят скомплектованными в альбомы по форматам А3 и А4 ГОСТ 2.301. Альбомы подшивают в папки, которые хранят на отведенных для хранения стеллажах.
Внесение изменений
Извещение об изменении (ИИ) технологической и конструкторской документации на оснастку разработчик-исполнитель подписывает у своего руководителя и направляет в группу учета технического архива на предварительную регистрацию. ИИ присваивается номер по журналу регистрации (приложение JJJ). В журнале регистрации заполняются столбцы 1, 2, 4, 8, 12 (в столбце 12 проставляется фамилия лица, подготовившего извещение). Подписанное главным инженером ИИ, с оформленным заказом (приложение WWW) поступает в технический архив на снятие копий в одном экземпляре, после чего возвращается разработчику вместе с копией для согласования с ВП (при необходимости согласования).
После согласования с ВП подлинник ИИ поступает в группу учета на окончательную регистрацию. Дальнейшее прохождение ИИ осуществляется в соответствии с требованиями СТО ….
Подлинники документов на изменение выдаются непосредственно исполнителям (ведущим технологам, конструкторам) для внесения изменений. Выдачу и возврат измененных подлинников документов производят по ведомостям (приложение QQQ).
Выданный на изменение подлинник, исполнитель по окончании работ обязан немедленно сдать в группу учета
Технологическая и конструкторская документация на оснастку по подразделениям не рассылается. Производственные подразделения, заказывающие изготовление оснастки, получают в техническом архиве чертежи, на которых ставится штамп «Об изменении не сообщается».
Проведение работ в рамках создания страхового фонда ТД проводят в соответствии с требованиями ГОСТ Р 33.0 00, других стандартов этой серии.
Целью изъятия из обращения ТД является исключение возможности использования в производственном процессе неактуальной (отмененной) ТД.
Изъятию подлежит отмененная или замененная в установленном порядке ТД, а также документация, подвергшаяся недопустимому физическому износу.
После получения извещения об аннулировании или замене ТД все подразделения, имеющие указанный документ, обязаны все его экземпляры сдать в БТД.
Выдача подразделениям вновь введенной ТД допускается только после изъятия отмененной.
Подлинники (оригиналы) и копии отмененных и замененных ТД подлежат уничтожению с составлением акта.
При этом в инвентарных журналах учета делается соответствующая отметка. Разрешается хранить в архиве один экземпляр идентифицированной как отмененной (замененной) ТД для справочных или юридических целей, а также в целях сохранения необходимой информации в качестве знаний организации.
Подлинники технологической документации, разработанной (полученной) и хранящейся в электронном виде, подлежат периодическому резервному копированию.
При обращении ТД в электронном виде в системе электронного документооборота (СЭД) резервное копирование обеспечивается наличием в СЭД автоматизированных процедур резервного копирования и восстановления. Периодичность выполнения процедур резервного копирования устанавливается администратором СЭД.
При отсутствии в организации СЭД с функцией автоматизированного резервного копирования данных, периодическое резервное копирование подлинников ТД путем переноса на внешние носители, организовывает начальник БТД. Для этого начальник БТД издает распоряжение по подразделению, которым устанавливает:
- - подлинники какой ТД подлежат резервному копированию;
- - периодичность резервного копирования;
- - ответственный (ответственные) за проведение резервного копирования;
- - номера и год выпуска (приобретения) внешних накопителей, используемых при резервном копировании;
- - место хранения внешних накопителей, используемых при резервном копировании;
- - периодичность замены внешних накопителей, используемых при резервном копировании.
Этим же распоряжением устанавливается форма графика переноса подлинников на носители по БТД.
Приобретение внешних накопителей, используемых при хранении подлинников ТД, осуществляется по СТО … (заявка подлежит согласованию с начальником БИТ – чтобы не купили дешёвое дерьмецо).
Периодичность замены внешних накопителей (используемых при хранении подлинников ТД), обновления данных на внешних накопителях, устанавливается по согласованию с начальником БИТ.
При хранении в БТД в электронном виде подлинников КД на технологическую оснастку, перенос на носители производится аналогично. Перечень подлинников КД на технологическую оснастку, подлежащих переносу на внешние накопители, включается в распоряжение по ТД.
Остальные требования по особенностям управления ТД (КД на оснастку) в электронном виде – по СТО ….
Рисками при учете, хранении и обращении ТД могут быть:
- - риск приведения в негодность подлинников ТД из-за ненадлежащего функционирования объектов инфраструктуры (потоп, пожар…);
- - риск утраты подлинников ТД в электронном виде из-за нарушений требований к проведению резервного копирования;
- - риск утраты подлинников ТД в электронном виде из-за несвоевременной замены внешних накопителей.
Планируем и реализуем соответствующие меры в отношении рисков, иначе Ваш генеральный будет подписывать счет на оплату самых отстойных (но – дешёвых!) внешних накопителей…
Критериями оценки работ по учету, хранению и обращению технологической документации могут быть:
- - отсутствие случаев утраты подлинников ТД (в том числе – в электронном виде);
- - наличие оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной стандартом.
Типовые СТО по учету, хранению и обращению ТД можно посмотреть:
- для оборонной продукции ЗДЕСЬ - СТО 123456RW-144-2021 «Управление документированной информацией. Технологическая документация. Учет, хранение и обращение»;
- для общепромышленной продукции ЗДЕСЬ - СТО 8765RISO-144-2022 «Управление документированной информацией. Технологическая документация. Учет, хранение и обращение».
Актуальный перечень ранее опубликованных на канале статей со ссылками можно посмотреть/скачать.
26.07.2023
