“Продуктивность напрямую связана не с тем, что делать,
а с тем, чего не делать”.
Очевидно, эффективность и продуктивность подчиненных являются ключевыми приоритетами для любой компании. В то же время, мы живем в эпоху постоянного «присутствия» в социальных сетях. Согласно исследованиям, в 2023 году количество пользователей соцсетей в России достигло отметки примерно в 91,9 миллиона человек, что составляет около 63% населения страны. И каждый день сотрудники сталкиваются с постоянным вызовом самим себе – поддерживать концентрацию и избегать отвлечений.
Однако только ли виртуальная жизнь становится помехой высокой продуктивности на работе? Заглянем поглубже в черный ящик, и рассмотрим дополнительно несколько других «отвлекающих» причин. Но все же сначала о соцсетях.
Социальные сети и онлайн-развлечения
Одной из главных «проблем» отвлечений сотрудников является соблазн проверить свои переписки или провести время на развлекательных сайтах. Быстрое обновление новостной ленты или просмотр видеороликов может легко затянуть на несколько минут или даже часов, что негативно сказывается на производительности. Для наглядности приведем в пример статистику.
Чаще всего на посторонние дела соотечественники тратят до 30 минут рабочего времени в день (43% респондентов). Еще 37% говорят, что отвлекаются от рабочих дел от 30 минут до часа. 1-3 часа рабочего время на сторонние задачи тратят 13% участников опроса. 3% отвлекаются от работы на 3-5 часов и столько же (3%) на более чем 5 часов в день. Просто посчитайте, сколько это в деньгах.
Нечетко поставленные задачи
Именно. Если сотрудник не имеет четкого представления о своих рабочих задачах и целях, он может легко потерять фокус и становится подвержен отвлечениям. Отсутствие понимания того, что требуется выполнить в конкретный момент времени, может привести к бессистемному выполнению задач или поиску других занятий.
«Перебои» в рабочем графике
Частые непродуктивные встречи, переключение между различными проектами или прерывания в работе могут привести к утрате концентрации и отвлечению. Когда сотрудники постоянно меняют контекст работы, им трудно «поддерживать поток сознания» и быть сконцентрированными на текущей задаче.
Физическая и эмоциональная усталость
Еще одна причина, которая может провоцировать отвлечения Если специалист физически или эмоционально истощен, его способность к концентрации и продуктивности может снижаться, он будет склонен отвлекаться на незначительные вещи.
Отсутствие мотивации и интереса
Когда работа не представляет для сотрудника интереса или не стимулирует его, он может склоняться к поиску отвлечений. Мотивация играет важную роль в поддержании фокуса и продуктивности, поэтому отсутствие ее может приводить к увеличению времени, проведенного вне задачи.
Как помочь сотрудникам избавиться от отвлечений?
Существует несколько эффективных методов, которые способны помочь избежать сотрудникам ненужных отвлечений на рабочем месте:
- создание благоприятной рабочей среды
Окружение имеет огромное значение для концентрации и продуктивности. Важно создать благоприятную рабочую среду, свободную от лишних отвлекающих факторов. Обеспечьте каждому сотруднику комфортное рабочее место со всем необходимым оборудованием. Также стоит уделить внимание освещению и шумоизоляции, чтобы минимизировать воздействие внешних раздражителей.
- постановка конкретных целей и приоритетов
Сотрудники часто отвлекаются на работе из-за неопределенности в задачах и приоритетах. Регулярно проводите совещания или обсуждения с сотрудниками, чтобы цели и ожидания были ясны. Разделите большие задачи на более мелкие подзадачи и помогите определить приоритеты. Это поможет лучше фокусироваться и избегать отвлечений.
- применение ИТ-решений
Рассмотрите использование специализированного программного обеспечения для контроля рабочего времени, блокировки нежелательных веб-сайтов или приложений на рабочих компьютерах.
Зачем нужен автоматизированный мониторинг?
Одним из основных преимуществ автоматизированного контроля рабочего времени является возможность точно отслеживать время, затраченное на выполнение задач и проектов. В дополнение, появляется информация о паузах (возможных отвлечениях), что помогает выявить «неэффективные привычки» и оптимизировать рабочий процесс.
Например, можно выявить периоды, когда сотрудники тратят слишком много времени на личные дела или задачи, не относящиеся к работе. Это позволяет принять меры для оптимизации использования рабочего времени и повышения общей продуктивности.
К программным инструментам такой категории относится CrocoTime. Это система, которая помогает избегать отвлечений и повышает концентрацию сотрудников на выполнении задач, благодаря:
- фиксации рабочего времени.
CrocoTime позволяет точно отслеживать минуты и часы, затраченные на каждую задачу или проект. Это позволяет не только учесть продуктивные часы, но и зафиксировать перерывы и «простои»;
- анализу продуктивности.
Система предоставляет данные о занятости членов команды руководителю, и сами подчиненные также имеют доступ к статистике. Информация о распределении временных ресурсов может быть использована для анализа продуктивности и выявления фактов отвлечений. Система помогает обратить внимание на те области, где тратится слишком много времени на отвлекающие действия, и при необходимости принять меры для их минимизации.
- определению отвлекающих сайтов.
CrocoTime позволяет устанавливать ограничения на доступ к определенным (отвлекающим) сайтам или приложениям во время работы. Это поможет избавить сотрудников от «зависимости» в социальных сетях;
- оптимизации рабочего процесса.
Основываясь на данных, предоставленных программой мониторинга, можно оптимизировать рабочий процесс, распределять задачи более эффективно и избегать перегрузки сотрудников.
В целом, использование CrocoTime помогает эффективно управлять рабочим временем, повысить производительность и оптимизировать рабочие процессы в компании любой сферы бизнеса.
