Каждый человек, который хоть раз пробовал внедрить планирование в свою жизнь, обжигался на этом.
Ничего не предвещает беды: вы выписываете все дела, настраиваетесь на продуктивный день, а вечером понимаете, что не выполнили и половины или список каким-то образом только увеличился. В итоге попытка навести порядок в рутине запоминается психикой как источник стресса и хаоса. Ну, класс. «Фигня все это ваше планирование».
Почему так происходит? Все дело в неправильном подходе к управлению задачами. Кстати, это может мешать вам грамотно планировать как личные дела, так и рабочие процессы.
Представляем вам топ-10 ошибок в управлении задачами + советы, как их избежать.
Ошибка 1. Отсутствие четкого плана.
Когда нет продуманной последовательности действий и хоть каких-то приоритетов, задачи выполняются хаотично. Это приводит к путанице, потере времени и горящим дедлайнам.
Например, вы наугад выбрали задачу, а она оказалась сложнее, чем казалась на первый взгляд. Проковырялись с ней полдня, устали, не добились результата… На сегодня ничего не сделано, настроение под ноль.
Как избежать:
- Планируйте задачи заранее и структурируйте их. Возможно, есть смысл разделить одно сложное дело на несколько более простых.
- Используйте для планирования метод SMART. Подробнее о нем мы писали в одной из предыдущих статей. Эта техника поможет «перетащить» задачу из области фантазии в реальную жизнь и воспринимать ее как руководство к действию.
Ошибка 2. Многозадачность.
Попытка вжиться в роль Юлия Цезаря, который мог делать несколько дел одновременно, ни к чему хорошему не приведет. Доподлинно неизвестно, был ли он действительно таким гениальным или его современники хорошенько приврали, но факт остается фактом: мозг любого современного человека способен как следует сосредоточиться только на одном занятии за раз.
Многозадачность сильно рассеивает ваше внимание, снижает концентрацию, что приводит к ошибкам и ускоряет утомляемость. Оно вам надо?
Как избежать:
- Действуйте последовательно — взялись за одну задачу, выполнили ее, перешли к следующей. А на «текучку» по типу телефонных звонков, разбора почты и коммуникации в рабочих чатах лучше выделить отдельные полчаса времени.
- Делайте перерывы. Иногда отвлекаться вроде как некогда или не хочется, но мозгу необходимо регулярно переключаться и «менять картинку». В противном случае вы потратите все силы на одно дело, другое выполните уже на морально-волевых, а остальные лягут мертвым грузом до следующего рабочего дня. Баланс важен во всем.
Ошибка 3. Нереалистичные дедлайны.
Этому великолепию у нас даже посвящена отдельная статья. Но если кратко: попытка сделать все быстрее приводит к выгоранию и увеличению сроков.
Часто время на выполнение какого-либо дела закладывается из далеких от реальности убеждений: человек на 100% полон сил, ему не нужны перерывы, он находится на пике продуктивности и знает, что делать. Но мы же понимаем, что это где-то в идеальном мире.
По факту в процессе выполнения задач часто возникают вопросы, ошибки, недопонимания и банальная усталость.
Как избежать:
- Оценивайте свои возможности и время максимально реалистично.
- Закладывайте резервные часы/дни на непредвиденные обстоятельства.
Ошибка 4. Игнорирование приоритетов.
Когда все кажется важным, сложно выбрать, к чему приступить в первую очередь. И тут вариантов немного: либо вы проваливаетесь в прокрастинацию, либо принимаетесь за задачи, которые в целом могли бы и подождать. Неправильное распределение сил = низкая продуктивность и эффективность.
Как избежать:
- Разделяйте задачи по срочности и важности. Можно использовать любые инструменты — от матрицы Эйзенхауэра до приоритетов Zetep с гибкими настройками.
- Сначала выполняйте самые приоритетные дела. Звучит банально, но это сэкономит вам уйму времени и других ресурсов, а заодно защитит от перенапряжения и горящих дедлайнов.
Ошибка 5. Попросить помощи = сдаться.
Некоторые боятся задавать вопросы или просить помощи, считая это признаком слабости и низкой компетенции. Но такая установка редко делает вас более успешным человеком/работником. Непонимание и усталость копятся, уровень стресса повышается, работа идет медленно и тяжело, да еще велик шанс сделать что-то не так. Зачем усложнять, если можно не усложнять?
Как избежать:
- Примите и смиритесь, что знать все и делать всегда «на отлично» невозможно. Помощь со стороны — это лишь инструмент, облегчающий вам жизнь.
- Учитесь четко формулировать запросы, чтобы коллеги или руководство могли вам помочь. Как говорится, невнятное ТЗ — результат ХЗ.
- Фиксируйте идеи и решения, которые приходят извне. Это может пригодиться в будущем.
Ошибка 6. Проблемы с концентрацией.
Уведомления, встречи, мелкие задачи — все это рассеивает ваше внимание и замедляют выполнение основных задач. И это только то, что касается работы!
Например, вы знали, что наличие на столе телефона (даже на беззвучном режиме и экраном вниз) уже является отвлекающим фактором? Замечая его в поле зрения, наш мозг начинает обрабатывать и эту информацию. Отсюда внезапные желания проверить соцсети и быстрая утомляемость.
Как избежать:
- Устанавливайте временные промежутки для работы «без отрыва».
- Отключайте уведомления и убирайте все лишнее.
- Делайте перерывы с минимумом входящей информации (без соцсетей, разговоров с коллегами и т.д.). Закрыть глаза и побыть в тишине, «потупить» в одну точку, помедитировать — отличная разгрузка для мозга.
Ошибка 7. Плохая коммуникация.
Неясные инструкции и отсутствие обратной связи приводят к путанице, неправильному распределению ресурсов и понижению эффективности. Кстати, это касается не только рабочих, но и личных задач.
Помните: глупых вопросов не бывает. Лучше несколько раз все уточнить и убедиться, что вы и вас правильно поняли, чем потом разбираться с последствиями, как в анекдоте про чертеж маяка :)
Как избежать:
- Задавайте вопросы по задачам, формулируйте кратко и точно.
Ошибка 8. Отсутствие учета прогресса.
Когда задачи «зависают» без четкого понимания текущего статуса, это снижает мотивацию и замедляет выполнение. Нашему мозгу очень важно ставить галочки, вычеркивать пункты из списка и отмечать любые маленькие шаги.
Также для более эффективного контроля выполнения задач важно разделять работу на этапы. А еще это позволит вам предупредить ошибку №7 — обсудить часть задачи куда проще, чем полный объем.
Как избежать:
- Используйте системы ведения задач, например, Zetep. Множество инструментов и функций упрощает рабочую рутину и помогает повысить эффективность.
- Регулярно «сверяйте часы» — на каком этапе сейчас находится задача/проект.
Ошибка 9. Неоправданное использование сложных инструментов.
Мы уже писали ранее, что система ведения задач и автоматизация в целом могут здорово упростить жизнь и повысить продуктивность. Но лучшее — враг хорошего.
Если у вас небольшой проект и команда из 5 человек, некоторые сервисы и некоторые инструменты управления рабочими процессами только добавят рутины и запутают команду. А в большинстве случаев — это еще и платное удовольствие.
Как избежать:
- Внедрять что-то новое, исходя из потребностей проекта и команды. Для старта отлично подойдет бесплатный тариф Zetep.
- Оценить удобство и необходимость сервиса/инструмента до его введения в рабочую рутину. Для этого существуют бесплатные периоды :)
Ошибка 10. Пренебрежение анализом завершенных задач.
Разбираться успехи и ошибки важно как в процессе работы, так и после ее выполнения. Для этого существуют различные формы отчетов, аналитики и еще уйма полезных инструментов. Такой подход позволяет оценить прогресс не только в моменте, но и «с большего расстояния», и предотвратить повторения ошибок.
Как избежать:
- Проводите регулярные встречи для «пост-анализа»: что сработало, что нет, что можно улучшить или исправить.
- Делитесь выводами с командой, обсуждайте ситуацию с разных точек зрения, ищите варианты, как можно улучшить рабочие процессы.
Заключение
Иногда кажется, что планирование и управление задачами — затея глупая и бесполезная. Но это лишь говорит о том, что человек не до конца погрузился в тему организации процессов и делает распространенные ошибки.
На самом деле правильное управление задачами помогает сохранять концентрацию и фокус на приоритетных делах, экономить время и энергию, а также минимизировать стресс, связанный с дедлайнами.
Когда задачи выполняются хаотично, без какой-либо системы и практически наугад, немудрено, что возникают прокрастинация, потеря мотивации и падает качество работы.
Благодаря нашим статьям и Zetep вы можете привести в порядок рабочие задачи, личные дела. Неважно, что вы будете планировать — список продуктов или масштабные цели — правильный подход и капелька усердия однозначно дадут свои плоды.