Порядок вокруг — порядок в голове. Философия или реально рабочая схема?
Гений властвует над хаосом
Когда вы учились в школе, вас наверняка заставляли поддерживать порядок в своей комнате или хотя бы на письменном столе. Во взрослой жизни уже можно самостоятельно решать, как будет выглядеть рабочее место. Здесь не так много вариантов: либо наставления из детства превратились в привычку — и все расставлено по линеечке, либо вы до сих пор "бунтуете", раскладывая все так, как удобно (даже если со стороны это выглядит, как задание из игры на поиск предметов :)
Прежде чем глубже погрузиться в чтение этой статьи, поучаствуйте в нашем опросе. Это поможет нам освещать наиболее интересные для вас темы :)
Порядок или хаос на рабочем столе также во многом определяет ваш тип мышления: "логики" чувствуют себя спокойнее и лучше работают, когда все разложено по местам, а творческие люди прекрасно ориентируются в своей собственной организации пространства. Одним важно, чтобы ручка всегда была в органайзере под рукой, другим — просто знать, где она лежит. «Да, под принтером. Мне так удобно, и не утащит никто».
Тем не менее, некоторые исследования указывают на то, что беспорядок негативно влияет на психоэмоциональное состояние. Он может как фоново портить настроение, так и провоцировать тревожность. Что же нам дает обратная ситуация, когда все на своих местах?
- Психологический комфорт. Этот показатель важен всегда, но особенно нужен, если задача сложная или скучная. Приятная рабочая обстановка улучшает настроение (или, как минимум, не ухудшает его), а также помогает настроиться. Умение радоваться таким мелочам в целом помогает нам преодолеть трудности любого масштаба. Подробнее об этом читайте в этой статье
- Повышение производительности. Когда вы выполняете задачу, мозг концентрируется не только на ней. Он продолжает улавливать раздражители "извне", просто делает это в фоновом режиме (т.е. вы не думаете об этом напрямую). Если поступающей информации слишком много, на ее обработку уходит больше энергии, которую пригодилась бы, чтобы максимально сосредоточиться на текущем процессе.
- Борьба с прокрастинацией. Когда все необходимое находится на расстоянии вытянутой руки, соблазн отвлечься намного меньше. Да и времени на поиск ручки/файлов/документов уходит меньше. В противном случае, постоянно "выныривая" из задачи, вы рано или поздно найдете дела поважнее или поинтереснее.
Помимо этого, для компании/проекта важнее не количество часов, которое вы провели на работе, а результат, который был получен за это время. Об этом мы уже рассказывали в одной из наших статей. В данном случае время = деньги. Чем меньше бесполезных действий, тем выше производительность. И даже минуты, потраченные на поиск нужных предметов/данных, в пересчете на месяц могут составить часы неоправданных расходов!
5 советов, как организовать свое рабочее место грамотно
Осторожно! Сначала эти рекомендации могут вызвать непреодолимое желание открыть окно: они "слишком правильные" и даже слегка занудные. На языке молодежи — душные :) Но стоит один раз качественно навести порядок, и можно наслаждаться результатами на протяжении многих недель и даже месяцев.
Что важно помнить при организации рабочего пространства?
- Лишнее с глаз долой. Провода, наушники, салфетки, фото в рамке, сувениры, пустая кружка — все, чем вы не пользуетесь по 100 раз на дню во время работы, лучше убрать из зоны видимости. Чтобы не отвлекало. Если на вашем столе есть устройства, на которых что-то моргает (например, выключенный второй монитор или модем), их лучше тоже убрать с поля зрения. В крайнем случае, заклейте мерцающие лампочки стикерами.
- Все необходимое должно быть под рукой. Если вам в течение дня часто приходится что-то записывать, положите блокнот и ручку рядом. Чтобы воспользоваться этим можно было максимально быстро и без лишних движений. Если дело касается постоянно используемых папок/файлов на компьютере, выведите их ярлыки на рабочий стол, а также держите нужные вкладки браузера всегда открытыми.
- Организуйте всю "макулатуру". Документы лучше разложить по папкам, папки — по контейнерам или специальным органайзерам. И все это желательно подписать! Вспоминая предыдущий пункт, часто используемое располагайте поближе, остальное — в порядке надобности. Если пишете себе напоминания на стикерах, регулярно выбрасывайте все, что потеряло актуальность. Иначе рабочее место превратится в доску для объявлений.
- Найдите "домик" для каждой категории вещей. Верхний/ближний ящик стола для документов текущих проектов, флешки в отдельном контейнере или отсеке органайзера (а не по всему рабочему столу), канцелярия в органайзера (и да, все ручки обязательно должны писать!) и т.д. Корзина для бумаг, в простонародье мусорка, желательно должна стоять под столом или в таком месте, чтобы вы точно не промахнулись :)
- Оставьте место для маневра. Под рабочей или преобладающей рукой обязательно должно быть место. Неважно, набираете вы текст на клавиатуре, пишете от руки или водите компьютерной мышкой — ничего не должно касаться, мешаться и отвлекать от работы. А чтобы не появлялись лишние предметы, старайтесь заниматься на рабочем месте только своими задачами. Пить кофе, болтать по телефону и отдыхать лучше на "нейтральной территории". И мозг отдохнет от смены обстановки, и стол будет в порядке.
Эти советы по большей части применимы к "очной" работе. Проще говоря, для офисных сотрудников. Хотя некоторые из них можно взять на вооружение и где-нибудь на производстве.
А что же делать тем, кто на удаленке?
Среди наших читателей наверняка есть люди, которые не связаны с удаленной работой и знают о ней только из рекламы сомнительных курсов. Для такой аудитории фриланс зачастую выглядит, как лежание под пальмой с ноутбуком в одной руке и коктейлем в другой, пока на карту сами собой текут миллионы.
Не хотим никого расстраивать, но удаленная работа — это в первую очередь РАБОТА. Так же, как и в любом офисе, задач может быть немного, а может быть целая гора. Только все процессы "кипят" не в отдельном помещении, а в цифровом пространстве. Конечно, возможность не стоять в пробках каждый день и самостоятельно планировать свой график, радует и манит. Но организовать себя дома бывает тяжеловато: все-таки мы привыкли приходить сюда уже после работы.
Поэтому для удаленщиков/фрилансеров тоже есть несколько советов, как "собрать себя в кучу" и поддерживать продуктивность:
- Особое место — особый настрой. В обычный день вы можете работать прямо из кровати, на балконе или за кухонным столом, не спеша потягивая кофе. Но если чувствуете, что сегодня гравитация дивана и развлекательных вкладок усилилась вдвое, подготовьте рабочий стол, где вас ничего не будет отвлекать. Для этого можно воспользоваться советами, описанными выше :)
- Таймер всему голова. Этот способ подойдет к любой деятельности и любому формату работы. Прокрастинация может настичь везде и в любое время, но на удаленке с ней бороться в разы сложнее: либо тяжело начать делать хоть что-то, либо вы увлекаетесь и забываете про перерывы (что тоже не есть хорошо для нервной системы и провоцирует откладывать дела на потом). Если хотите больше узнать про борьбу с прокрастинацией, ставьте «+» в комментариях под этой статьей.
- Все задачи перед глазами. Никто не запрещает по-старинке записывать дела в ежедневник или крепить список магнитом на холодильник. Но если вы устали/не в настроении, а блокнот лежит в другой комнате, дотянуться до соц. сетей или сериальчика куда проще. Лучше используйте таск-трекер, благо они сейчас есть на любой вкус и цвет. Например, можно попробовать вести задачи в Zetep :)
Почему именно Zetep?
У нашей системы есть много преимуществ: от бесплатного тарифа до гибких настроек каждого раздела. Подробнее о функционале читайте в этой статье. Более того, вы можете не только организовать список задач по этапам и приоритетам, но и навести порядок внутри каждой с помощью дополнительных полей! Что это такое? Рассказываем.
Во всех таск-трекерах поля внутри задачи выглядят +/- одинаково: название, сроки, исполнитель, содержимое, прикрепленные файлы и т.д. Если задача объемная или над ней работает несколько участников проекта, найти нужную информацию бывает нелегко — слишком много файлов или текста, в которых пользователь теряется и рискует упустить что-то важное. Поэтому в Zetep вы можете добавить в задачу дополнительные поля, чтобы выводить в них необходимые данные и не тратить время на поиски.
В настройках системы вы найдете 9 видов доп. полей:
1. Текстовое поле. Небольшое поле, где можно оставить важную заметку, комментарий, номер телефона и т.д. При создании или настройке данного поля можно отметить пункт "Показывать в превью", и оно будет отображаться в карточке задачи.
2. Большое текстовое поле. Отличается от предыдущего типа только размером, вмещает в себя больше символов. В превью оно, конечно, не поместится, но позволит отделить нужную часть ТЗ или вместить все правки.
3. Чекбокс (переключатель). Это поле выглядит как пункт, который можно отметить в режиме просмотра/редактирования задачи. Будет полезно для наблюдателей: например, если исполнитель ознакомился с задачей, он отмечает пункт и не отвлекает никого лишними сообщениями. Это же поле можно использовать, чтобы уведомить о том, что отчет отправлен (при создании доп. поля каждому присваивается название).
4. Ссылка. Поле для добавления адреса веб-страницы. С помощью настройки "Показывать в превью" можно вывести в карточку задачи. Иногда нужные файлы лежат в облачном хранилище, и чтобы не скачивать их по 100 раз, проще перейти по готовой ссылке.
5. Дата. Это поле дает возможность указать какую-либо важную для задачи дату, не считая сроков выполнения. Помимо настройки "Показывать в превью" можно выбрать "Использовать поле при поиске". Это значит, что при сортировке задач с помощью фильтра вы можете использовать данное поле, как одно из условий поиска. Это может быть дата "рэдлайна" — крайний срок внутри команды, чтобы перед сдачей проекта оставалось время для правок и проверки.
6. Список. Это поле содержит в себе выпадающий список. При создании/редактировании данного поля вы можете добавлять неограниченное количество строк (значений) и заполнять их нужным текстом. Также данное поле имеет несколько настроек: "Показывать в превью", "Использовать при поиске" и "Возможность выбора нескольких значений". Отмечая последний пункт, вы разрешаете одновременно отмечать несколько строк. Сюда можно вынести список нужных документов или ресурсов, к которым важно обратиться при выполнении задачи.
7. Целое число. Поле, в котором можно вводить только цифры. При создании/редактировании поля, выбирая пункт "Показывать поле в превью", можно добавить ему краткий заголовок. Также вы можете выбрать настройку "Рассчитывать сводку по полю" и выводить поле в списке проектов (например, поставить цель на проект и следить за ее выполнением). Так как поле будет отображаться в задачах, сотрудники могут заполнять его и это отобразится в разделе "Проекты". Поле "Целое число" тоже можно "Использовать при поиске", отметив соответствующий пункт в настройках.
8. Дробное число. Поле, в котором можно вводить только цифры (дробное число через точку, например: 2.5). При создании/редактировании поля можно выбрать пункт "Показывать поле в превью". Также поле "Дробное число" можно настроить "Только для API", отметив соответствующий пункт в настройках.
9. Сотрудники. При создании этого поля появляется возможность дополнительно указать в задаче одного или нескольких сотрудников (в зависимости от выбранных настроек поля). Данные сотрудники не будут являться исполнителями или наблюдателями. Можно использовать для указания ответственных участников проекта или других целей.
Как видите, наводить порядок на рабочем месте можно и нужно как в реальности, так и в виртуальном пространстве. Грамотная организация — это уже половина успеха. А используя для ведения задач систему Zetep, вы расширяете свои возможности и повышаете продуктивность :)
Напоминаем, что при регистрации вы получаете 30 дней бесплатного пробного периода. Этого времени точно хватит, чтобы познакомиться с функционалом и структурировать рабочие процессы.
Также не забывайте голосовать за понравившиеся темы в нашем опросе и оставлять «+» в комментариях под этой статьей, если хотите знать, как перестать откладывать дела на потом.