Даже самое масштабное мероприятие, будь то конференция, фестиваль или марафон, — дело одного-двух дней. А готовятся к нему… Угадайте, сколько? Делимся подробностями подготовки крутых разноформатных мероприятий Зарплаты.ру, а заодно и советами, как провести своё. Обо всём рассказывают эвент-менеджеры Казакова Ольга и Присяжная Екатерина.
От идеи до реализации
— Как понять, что рынку нужно ваше мероприятие? Это больше ваше желание делиться опытом или реакция на потребность аудитории в новых знаниях?
— Должно сойтись несколько факторов: ценности вашей компании, ваша миссия, ситуация на рынке и потребности вашей аудитории.
Например, ценность Зарплаты.ру — обучение эйчар-специалистов. Мы понимаем, что эйчар — это не просто тот, кто находит сотрудников, трудоустраивает их и заполняет трудовые книжки. Это своего рода партнёр руководителя, и он должен обладать огромным багажом знаний. Нам важно, чтобы эти знания он мог получить.
Что касается цели, мы стремимся создать внутреннее сибирское эйчар-сообщество, чтобы люди могли общаться, обмениваться опытом и болями.
Когда мы обозначили для себя эти моменты, то стали анализировать рынок, смотреть, что предлагают другие компании в Сибири и на Урале, поняли, что в регионе не хватает мероприятий, где эйчары могут обучаться, общаться формально и неформально. Дальше мы стали смотреть, в каких компаниях работают эйчары, с которыми мы хотим работать, чтобы понять масштаб и сферу деятельности этих организаций. Так появился сначала «Урожай», а теперь и Зарплата.FEST.
— Итак, вы поняли, что мероприятие нужно. Что теперь? Как воплотить идею в реальность?
— Нужно пообщаться с вашим заказчиком, то есть с тем, от кого пошла инициатива создать мероприятие, понять, каким он представляет себе будущее событие. Получив ориентиры, можно штурмить. Обычно мы прописываем три концепции (сценарий, масштаб, форматы, визуальная часть), презентуем их, выбираем одну, после чего запускаем в работу сразу четыре ветки:
- Техническая. Договариваемся с площадкой, фотографом, ведущим, определяемся с меню, ищем компанию, которая будет обслуживать мероприятие. Под каждую задачу составляем чёткое ТЗ и выбираем из 5-6 кандидатов лучших по качеству, стоимости, портфолио и другим критериям.
- Визуальная. Важно понимать, как будет выглядеть мероприятие: от оформления сцены до логотипов на мерче. Дизайнеры предлагают по 3 варианта, а мы выбираем лучший.
- Рекламная. Мы определяем, как продвигать мероприятие и продавать билеты. Важно, чтобы все рекламные материалы были выдержаны в одном стиле.
- Обучающая. Отдельный специалист работает над темой конференции, изучает, какие есть новинки в сфере, что обсуждает целевая аудитория, где ей хватает знаний, а где нет. Под эти запросы он ищет спикеров и формирует с ними точные темы докладов.
На все этапы заложите 5-6 месяцев. Например, мы запускаем продажи на Зарплата.FEST за 2 месяца до даты конференции — к этому моменту у нас уже всё готово.
— Получается, сначала определяются темы докладов, а потом только спикеры?
— Да. Дело в том, что у мероприятия должна быть единая тема. В идеальном мире можно продумать доклады и сразу найти под них спикеров. В реальной жизни возникают ситуации, когда мы определились с общей тематикой, но под неё нет экспертов. Тогда мы идём от обратного: находим классных экспертов, обладающих необходимыми знаниями, и спрашиваем у них, о чём они могли бы рассказать. Потенциальный спикер предоставляет несколько тем, а мы смотрим, есть ли среди них что-то, что впишется в канву мероприятия.
— Как заинтересовать спикера, чтобы он захотел выступить?
— Причин выступать много: желание поделиться знаниями с другими, пропиарить себя и свою компанию, повысить свою ценность как специалиста, получить выгодное предложение по работе, завести новые знакомства. И, конечно, чем круче мероприятие, тем проще найти спикера, ведь это статус! Потом можно добавить строчку в резюме!
— Что делает организатор на самом мероприятии? И сколько человек следят за порядком непосредственно на месте?
— На месте за всем следят эвент-менеджеры, например, на Зарплата.FEST’е нас будет двое, этого достаточно.
Организатор — это сердце мероприятия. Он проверяет доклады, смотрит, хватает ли еды, всем ли выдали раздаточные материалы и др. На месте мы курсируем по площадке, смотрим по сторонам, а если видим где-то проблему, то решаем её.
— А после?
— Благодарим команду и остаёмся на площадке, чтобы всё убрать, словно нас тут и не было.
В офисе на следующий день мы общаемся с нашей командой, обсуждаем мероприятие, его плюсы и минусы, чтобы в следующий раз сделать ещё лучше и круче. Также мы запрашиваем обратную связь и у наших клиентов. Нам важно, чтобы всем всё понравилось.
Затем отправляем все материалы гостям: видео, фото, презентации, чек-листы и так далее. И, конечно, отчитываемся за бюджет, проверяем, всё ли оплачено, все ли документы и счета есть.
Немного об идеях и бюджетах
— Какие ресурсы нужны компании, чтобы запустить своё мероприятие?
— Если говорить о людях, то над Зарплата.FEST’ом работаетпорядка 20 человек: эвенторы, дизайнеры, копирайтеры, таргетологи, маркетологи, менеджеры по продажам и не только.
— А если о суммах?
— Всё зависит от региона. В Новосибирске и Екатеринбурге будет одна цена, в Омске и Барнауле будет дешевле, а Челябинске, Москве или Самаре дороже. И, конечно, чем больше гостей, тем выше смета.
Подумайте, чего вы хотите. На 50 тысяч можно заказать площадку, кофе и фотографа, на 100 всё то же самое, но ещё можно провести мастер-класс и купить мерч. И так далее.
Есть несколько статей расходов. Если взять в пример мероприятие в Новосибирске, на котором выступают 7 спикеров, а общее количество гостей достигает 150 человек, получается так:
- Хозяйственные расходы: площадка и еда — 400 тысяч.
- Спикеры: перелёт, проживание, проезд — 100 тысяч.
- Мерч, подарки, благодарственные письма и другая печатная продукция — 300 тысяч.
- Визуальное оформление: фотозона, флаги, указатели, брендирование сцены и др. — 300 тысяч, из которых 150 тысяч уйдёт на полноценную фотозону.
- Развлекательная часть: мастер-классы, ведущий, фотограф, диджей — 180 тысяч. Мы всегда берём тех, кто на слуху в городе, чтобы людям было приятно получать фотографии от знаменитого фотографа, например.
Выходит больше миллиона рублей. И это без оплаты работы людей, задействованных в проекте, тех же маркетологов.
— Что делать, если у меня только 5 человек и 50 тысяч рублей? Отказаться от идеи?
— Не стоит думать, что мероприятие можно проводить, только если у вас есть миллион. Конечно, от идеи с конференцией на 150 человек придётся отказаться. Но можно позвать 50 человек, собраться на открытой площадке в тёплое время года, арендовать монитор и экран, пусть специалист из компании «А» жарит сосиски, специалист из компании «Б» поливает их кетчупом, и всё это время они рассказывают другим о своём профессиональном опыте. Это очень утрированный пример, но всё же.
Если вам не подходит неформальный вариант, можно сделать что-то более классическое, но сокращённое, например, площадка плюс кофе, без мерча и фотозоны.
Есть и такой лайфхак: объединиться с другими компаниями. У вас 50 тысяч, у кого-то ещё столько же. Набегает неплохая сумма. Можно проводить мероприятие у себя в офисе, тогда не придётся тратиться на аренду. Если партнёром будет кафе, они могут бесплатно предоставить еду, если типография, то у вас будут бесплатные распечатки. Можно даже самим сделать фотозону, например, мы как-то заказали неоновый логотип — было круто и недорого.
— Кстати, про круто. Как заинтересовать аудиторию? Идут ведь не только за спикерами?
— Конечно. Поэтому подумайте, кто ваша аудитория, что ей важно, кроме получения знаний, нетворкинга и общения с коллегами.
Например, нашей аудитории хочется пообщаться, отвлечься от серых будней, приятно провести время, выпить шампанское в красивом месте под живую музыку, съесть вкусный тортик, получить красивые фотографии. Представьте: люди приходят после работы, у них в голове собеседования, кандидаты и прочее. А тут музыка, общение, дарят красивый мерч, кружки, масла для кутикулы, аромавещи. Потом ещё можно пойти на мастер-класс или поиграть во что-то. Крутой вечер пятницы? Конечно!
Мы совмещаем образовательную часть и приятную атмосферу.
Сюрпризы приятные и не очень
— Даже при идеальной подготовке без сюрпризов не обойтись. К чему надо быть готовым?
— Есть два варианта сюрпризов: которые можно предугадать и которые нет. Первые — это когда не хватает еды, мерча, официант разбивает посуду, на баннере несогласованные цвета. Чтобы избежать этого, просто закажите больше еды и подарков, ставьте ранние дедлайны, чтобы успеть что-то переделать. И всегда берите с собой на мероприятие скотч, резак, ручку и маркер :)
Если произошло что-то непредвиденное, сохраняйте спокойствие. Да, можно поплакать в туалете, а можно взять себе минутку на перерыв и продумать 3 варианта решения: стандартное, креативное и суперкреативное. Что-то из этого да выстрелит.
— У вас были неприятные сюрпризы? Как выходили из ситуации?
— Конечно, были. Например, нам в последний момент привезли мерч, не соответствующий заказу. Мы выдавали его с юмором, посмеялись и забыли. Было и такое, что спикер заболел и не приехал — на этот случай у нас всегда есть запасной спикер из нашей команды или команды партнёра.
Как-то оставили опечатку в фамилии гостя. Некрасиво, но бывает. Мы извинились перед гостем и переделали материалы, отправили их потом ему отдельно почтой вместе с подарком. Однажды купили мерч с запасом, а гостей всё равно оказалось больше — всем, кому не хватило подарков, мы дозаказали их и разослали уже после мероприятия.
Маркеры успеха
— Как понять, что мероприятие прошло успешно?
— Это сильно чувствуется после окончания мероприятия. Если гости долго не расходятся, общаются друг с другом, значит, им понравилась атмосфера, они хотят подольше насладиться ею. Конечно, показательно, если кто-то подходит и благодарит. Есть и цифровые метрики, но с ними сложнее. Например, мы указываем, что 5 — это высший балл, но кто-то всё равно упускает этот момент и думает, что 5 — это низшая оценка. Возникает путаница. Так что лучше полагаться на свои ощущения.
Связь Зарплата.FEST’а с «Урожаем»
— Теперь поговорим немного о предстоящем Зарплата.FEST’е. Раньше Зарплата.ру проводила «Урожай», а в этом году формат поменялся. В чём причина?
— Причин много, и одна из них — обстановка в мире. Клиенты не готовы к масштабным событиям в связи с психологической нагрузкой, а у каких-то компаний просто нет свободных средств, чтобы оплатить присутствие сотрудника на мероприятии.
Мы знаем, что наша аудитория любит «Урожай», поэтому не хотели оставлять её без чего-то подобного. А так как прежний формат невозможен, мы придумали другой, проще, но от этого не менее интересный и полезный.
— «Урожай» и Зарплата.FEST: что общего и в чём разница?
— «Урожай» — это массовая конференция в 2-3 потока, на 15-20 спикеров. Зарплата.FEST — это та же атмосфера, афтепати, фотозона, но один поток и 7 спикеров. Это очень концентрированное мероприятие.
Нам было важно продолжать следовать нашей цели — обучать эйчаров и создавать для них площадку, где они могут получать знания и общаться друг с другом в комфортной обстановке. Мы взяли «Урожай» и выжали из него максимум, чтобы вместить всё в несколько часов. Приходите, будут крутые спикеры, классная музыка, вкусная еда, красивый мерч, и всё это в шикарном месте, в окружении единомышленников — вам понравится!
