Наверняка вы когда-нибудь задумывались о том, что было бы неплохо останавливать время, чтобы его хватало на все задачи и дела, которые просто не вмещаются в 24 часа. К сожалению, человечеству не под силу влиять на фундаментальные свойства бытия, но улучшить свою продуктивность с помощью планирования — легко.
Стоит отметить, что грамотное распределение времени не ограничивается списком дел в ежедневнике. Планирование — это целая наука. В этой статье мы расскажем о принципах тайм-менеджмента, которые помогут вам не утонуть в задачах, даже если они все разом решили на вас навалиться.
Критически подходите к советам экспертов
Скорее всего, вы уже прочитали несколько публикаций на тему тайм-менеджмента, в которых вам предлагали отведать «лягушек» или экономить время на неважных делах по методу Эйзенхауэра. Но многие из таких форсированных способов в реальности не совсем пригодны. Почему? Давайте разбираться вместе.
— Лягушек не желаете?
Лягушки на завтрак — метод, который предполагает начинать день с самых неприятных дел. Но если каждое утро будет омрачаться неприятными делами, то есть большая вероятность быстро потерять мотивацию к своей деятельности или вовсе заработать нервно-психическое расстройство. Желание прожить день — главная задача, поэтому лучше начинать день с приятных утренних ритуалов.
Матрица Эйзенхауэра
Суть этого метода в том, что не надо браться за всё неважное и несрочное — это поможет вам сэкономить время. Спешим разочаровать: в категории «не важно и не срочно» находится всё, что приносит удовольствие или помогает сменить обстановку. Сэкономить уйму времени на таких делах не получится, ведь последнее, от чего мы откажемся, — от скромного набора маленьких радостей жизни. Менять распорядок дня волевым решением — неэффективно, но самостоятельно или с психологом проработать приоритеты — полезно.
Подробнее о том, почему планировать своё время по матрице Эйзенхауэра неэффективно, рассказываем в этом видео:
Общие паттерны для эффективной работы
Кто-то начинает день с незначительных дел, например с разбора почты, потому как медленнее разгоняется, а кто-то, наоборот, быстро выдыхается и стартует со сложного аналитического отчёта. Если предложить такому человеку начать день с разбора почты, то найти силы для отчёта он уже не сможет и начнёт прокрастинировать. Крайне важно понимать, какие паттерны работы эффективны лично для вас, и придерживаться их, а не общепринятых установок.
Мотивация — залог продуктивности
Не стоит ждать «волшебного пинка» — всегда лучше мотивировать себя самостоятельно. К примеру, можно выдвинуть себе условие «после того, как я доработаю и согласую лонгрид для блога, я закажу любимый сет роллов на ужин» или «если я выполню план продаж, то приглашу друзей в ресторан». Работа над мотивацией поможет меньше отвлекаться, больше успевать и становиться эффективнее.
Уделяйте внимание маленьким успехам
Отмечайте промежуточные успехи в больших задачах. Например, даже если вы ещё не скоро закончите верстать сайт, всё равно хвалите себя за поставленные галочки в to-do-листе. Согласовали дизайн кнопок — прекрасно! Определились с цветовой палитрой — супер! Промежуточные успехи становятся плюс-подкреплениями и положительным якорем, который поможет вам удерживать своё внимание на задаче гораздо дольше.
Самопоощрению — быть!
Старайтесь всегда отмечать свои успехи с самого пробуждения. Причём неважно, заправили кровать или наши силы выйти на пробежку. Подсознание автоматически наградит вас гормонами радости, если даже обычную чистку зубов вы обозначите как успешно выполненную задачу.
Планируйте время на выполнение задач
Планирование дня не заканчивается на списке дел в блокноте. Важно указывать чёткие сроки напротив каждой задачи. К примеру, с 9:00 до 9:15 — летучка, с 9:30 до 12:00 — внесение правок в проект, с 12:00 до 12:30 — подготовка ежемесячного отчёта и так далее. Если обозначить сроки на выполнение дел, то будет легче ориентироваться во времени и держать ритм работы, который не позволит задержаться на перерыве, потому что в ровно в 14:00 вам надо приступить к важной задаче.
Переключайтесь между задачами
Старайтесь каждый час или два чередовать виды деятельности. К примеру, если вы увлеклись и два часа писали текст, поставьте следующей задачей поиск подходящих вижуалов. Переключение между задачами позволит вам незаметно отдыхать.
— Комфорт превыше всего!
Подумайте, в какой обстановке вам легче всего работается. Например, кто-то умудряется сосредотачиваться на работе даже в окружении шумных творческих коллег, а кому-то необходима полная тишина, без которой не получается собраться с мыслями. Одним проще работать в домашней обстановке, а другим офисная дисциплина помогает держать высокую планку эффективности. Если есть возможность, делайте выбор в пользу комфортной рабочей обстановки или старайтесь устранять отвлекающие факторы. Например, надевайте наушники или беруши, если вокруг происходит активный мозговой штурм, а вам надо сосредоточиться на важной задаче.
Развивайте внимание
Если долго работать над задачей, то внимание начинает рассеиваться: мы отвлекаемся на уведомления в телефоне, разговоры коллег или другие дела. Чтобы лучше фокусироваться на делах, включите в режим дня спорт и медитацию, а также регулярно тренируйте внимание с помощью мнемотехник.
Каждый из нас справляется с задачами по-своему: кому-то проще выполнить все задачи как можно быстрее, кто-то предпочитает разгоняться постепенно и не спешить, а кому-то и вовсе по душе лягушки на завтрак. Главное — найти действенный приём тайм-менеджмента лично для себя, чтобы в итоге действительно повысить продуктивность.
