При мысли о предстоящем разговоре с руководителем часто начинает "ныть под ложечкой". И не важно, о чем должны состояться сложные переговоры: о повышении зарплаты, критичной ситуации в отделе или деликатном вопросе взаимоотношений со смежной службой.
Чтобы разговор прошел эффективно и с обоюдной пользой, следует соблюдать основные правила:
1. Заранее попросите выделить время на разговор
В случае, когда у руководителя нет графика личных встреч с сотрудниками или проблема требует внепланового разговора, то время необходимо зарезервировать заранее.
Четко сформулируйте для себя, отрепетируйте и озвучьте боссу цель беседы. Она должна содержать и пользу для компании: "Хотела обсудить инициативу, которая повысит продажи на 10%" звучит гораздо лучше, чем: "Миша мне хамит, поэтому я не могу продавать. Сделайте с ним что-нибудь"
Также необходимо сказать, сколько Вы хотите занять времени - от получаса до часа.
Готовьтесь к тому, что шеф отнесется холодно к Вашей инициативе. Настойчивость и деликатность — вот Ваши спутники на пути к цели. Держите цель в фокусе.
2. Негативные эмоции оставьте за порогом
Как бы ни хотелось вылить накопленное за годы недовольство на директорскую голову или обвинять всех в сложной ситуации - нужно сдержаться. Важно сохранять внешнее спокойствие, например, при помощи контроля дыхания и сосредоточения на количестве вдохов-выдохов.
Ярость, слезы, недовольство, нытье - все должно остаться за порогом большого кабинета. Только конструктив, дружелюбие и железные аргументы.
Даже, если Вы обсуждаете ситуацию, в которой босс был несправедлив - то делайте это спокойно, оперируя фактами. Так Вы подчеркнёте уважение к статусу шефа и подтолкнёте его к принятию Вашей стороны.
3. Подготовьтесь к разговору
Неподготовленная встреча - подготовленный провал. Вы должны быть вооружены аргументами и фактами.
Выпишите свои достижения за определённый период (квартал, полугодие, год). Покажите динамику в цифрах. Если Вы хотите, наоборот, обсудить низкие показатели "неудобного" сотрудника, то и в этом случае нужно видеть динамику в цифрах.
Расскажите (не принижая при этом достоинств), где могли бы и поднажать, сделать получше, чего не хватило: личных качеств, знаний, связей или ресурсов. Это позволит сформировать перечень шагов, как эти факторы можно устранить или компенсировать.
Будьте готовы обсудить свою инициативу с точки зрения перспективы:
- Как через полгода/год можно будет оценить результаты?
- Почему мне это нужно (личная мотивация)?
- Какие шаги принесут основную часть результата?
- Что это даст всему коллективу? Компании? Шефу?
Посмотрите на свои действия глазами шефа. Что бросается в глаза? Какие мысли приходят, когда Вы анализируете свою проблему, как шеф? За что он мог бы Вас наказать или похвалить?
Когда Вы все отрепетировали, посчитали и посмотрели на себя глазами босса - вернитесь к началу пункта 3 и скорректируйте дальнейшие шаги.
4. Переговоры на высшем уровне
Вы готовы - уверено звучите, знаете достижения и показатели, побыли на месте шефа и четко видите перспективы. Это фундамент переговоров. Можно стучаться в дверь биг-босса в назначенный час. Но что делать дальше, чтобы "не поплыть" в процессе?
- Держите фокус на понимании. Есть такое эффективное правило - сначала нужно понять человека. И лишь потом – быть понятым. Внимательно слушайте вводную часть. Не додумывайте за шефа, а поймите его позицию и триггеры заинтересованности. Держите в фокусе общее понимание вопросов и то, что важно для шефа - его мотивацию.
- Вы готовы - Вы эксперт. Пока Вы готовились к переговорам, то наверняка узнали по важному вопросу больше, чем многие сотрудники. Вы не приходите с сырыми предложениями. Это нужно держать в голове и не сбиваться с курса. Сомнения и неуверенность прочь, иначе не стоит и затевать этот процесс.
- Режим "Спартака". На переговорах нужно быть смелым (не путать с агрессивным). Сначала Вы уже чутко выслушали, чего хочет руководство - теперь смело расскажите, что нужно Вам и задавайте правильные вопросы. В переговорах с высшим руководством используйте формулировки "Я обеспокоена", "Я готова", "Я сделала" и добавляйте Ваше видение ситуации. Добавьте возможные последствия от невыполнения Вашего распоряжения по формуле "боль-больше боли-надежда-решение".
- Просите больше в рамках разумного. Если Вам нужна 1 штатная единица, то просите 3. Тот случай, когда "торг уместен".
Даже, если Вы не достигнете цели с первого раза, не стоит опускать руки и сдаваться. Вы уже многое сделали! Проявили проактивность и показали свое неравнодушие, вовлеченность в процессы.
Вероятно, шеф может не согласиться с Вами. Но у вас появится определенность. Теперь у Вас есть база для дальнейших действий и развития. Это в любом случае лучше молчаливого ожидания, что все само исправится.
По шагам развивая проактивную позицию и навык переговоров, Вы добьетесь многого!
