Для тех, кто связал свою жизнь с предпринимательской деятельностью и выстраиванием своего дела, кто создал компанию и, может быть, не одну и успешно конкурирует на рынке ― для них совершенно очевидно, что отдел продаж является ключевым подразделением предприятия, качество и эффективность работы которого определяет успешность и устойчивость компании в целом. Это справедливо для любого бизнеса.
Поэтому отдел продаж должен идти в авангарде поиска, перенятия, освоения и применения в своей работе новых методов и приемов работы, повышая свой профессионализм, улучшая структуру, внутреннее взаимодействие и, как следствие, общую эффективность.
К сожалению, большинство российских компаний МСБ (малого и среднего бизнеса) не могут похвастаться эффективной работой своих отделов продаж.
Более того, они даже не представляют, какую долю прибыли не дополучают из-за плохо налаженного отдела продаж (Плохо ―во всех смыслах: структура, организация, регламент, планирование, контроль и учет, обучение и т. д.). Погуглите! (Про недополучение прибыли).
В статье ниже рассмотрим современный взгляд на подход к организации работы отдела продаж в компании с разделением зон ответственности.
Зона ответственности ― определение
Зоной ответственности называют отдельную, более-менее или четко определяемую и обособленную область деятельности предприятия, за которую несет ответственность конкретный сотрудник компании или структурное подразделение (служба), обладающие при этом необходимыми и достаточными ресурсами и полномочиями.
Классификация зон ответственности
Зоны ответственности можно разделить на три категории:
- Зона ответственности сотрудника;
- Зона ответственности подразделения (отдела, службы);
- «Серая» зона.
Если с первыми двумя понятиями все ясно, то про серую зону «два слова» нужно сказать. Этот «провал» (нет ответственного или вопрос «вязнет» в спорах) возникает в случаях, когда:
- в низовом звене подчинения руководитель «не руководит» или «на ходу» меняет правила, или избегает инициативы;
- в смежных подразделениях, где их деятельность взаимозависима или «смежники» (руководители) проявляют чрезмерную инициативность или формально регламент прописан, но реально все «делается» иначе;
- между сотрудниками возникают конкурентные или конфликтные взаимоотношения, или процветает обычная безответственность и разгильдяйство по принципу «и так сойдет ― «прокатит»».
Зачем и почему нужны зоны ответственности в отделе продаж
Здесь мы не будем рассматривать технологию «ведения» клиента по воронке продаж и специализацию менеджеров отдела продаж («хантеры», «клоузеры», «фермеры») ― опытные «продажники» сами могут прочитать часовую, и не одну, лекцию на эту тему.
А если есть в компании не очень опытные, то―Velcom―милости просим! Заходите к нам! Изучите обучающие продукты нашей компании Бойлерная. Познакомьтесь с нами. У нас вы найдете ресурсы, которые помогут вашим сотрудникам повысить уровень своей квалификации. Заходите! Будем рады!
Скажем о том, что современный взгляд на систему управления продажами в компании рассматривает деятельность по продаже не как совокупность функций (пускай и управляемых) отдельных субъектов (сотрудников, отделов, служб), а как процесс ― согласованный, настроенный и взаимоувязанный со всеми подразделениями компании, имеющими свои зоны ответственности.
Цель одна ― расти и богатеть, принося всем и каждому свою долю счастья, достатка, удовлетворенности и спокойствия за настоящее и будущее.
Теперь о «зачем». А затем, чтобы каждый субъект (опять же: менеджер, отдел, служба) понимал свою роль в общем деле, границы и меру ответственности (не смотрел криво на «соседа»), а руководители (по всей вертикали) ясно, четко, однозначно и в любой момент видели «кто виноват» (здесь ― в хорошем смысле, с целью принятия своевременного управленческого решения).
_________________________________________________________________
"… чтобы управлять системой, нужно понимать взаимоотношения между всеми компонентами в ее пределах и людьми, которые в ней работают. Если же менеджеры управляют без понимания системы, то… компоненты системы оказываются предоставленными сами себе, быстро становятся эгоистичными, конкурирующими, независимыми и, таким образом, уничтожают систему".
Из книги «Выход из кризиса. Новая парадигма управления…» Эдвардса Деминга
_____________________________________________________________________________
А сейчас ― почему? Потому что:
- легче и проще управлять работой подразделений и каждого сотрудника;
- повышается оперативность управления и общая «движуха»;
- «раскрепощается»инициативность сотрудников;
- сходят «на нет» межличностные конфликты («ты виноват!», «я все сделал по должностной инструкции» и т. д.) и конфликты подразделений;
- оперативно урегулируются нестандартные ситуации;
- и т. д.
Матрица зон ответственности
Матрица распределения ответственности или RACI матрица ― удобный и очень распространенный в международном деловом мире способ отображения разделения зон ответственности субъектов любого бизнесс-процесса.
Способ разделяет участников бизнес-процесса на 4 категории:
- Responsible (исполнитель).
- Accountable (ответственный).
- Consulted (эксперт).
- Informed (информирующий).
Идея понятна без особых комментариев и может быть с успехом применена в отделе продаж. В той или иной адаптации. Погуглите. Поизучайте.
Главное ― определить четкие границы зон ответственности каждого участника и через мотивацию и контроль осуществлять управление процессом и его рабочими параметрами, чтобы на выходе иметь решение поставленной задачи ― реализованный план продаж каждым менеджером и отделом продаж в целом.
Как эффективно распределить зоны ответственности в отделе продаж
Ответ на этот вопрос очень прост в своей формулировке ― грамотно составить Положение об отделе продаж (, где будет прописана структура отдела и алгоритм его работы, функциональные обязанности каждой группы сотрудников и каждого члена группы (менеджера), в том числе и зоны ответственности каждой активной производственной «единицы» (опять же менеджера или группы менеджеров, или отдела) компании и т. д.).
А вот как грамотно составить это самое Положение…― другой вопрос и он будет посложней: нужно будет поднапрячься руководству компании и, возможно, собственнику бизнеса, а то и привлечь к разработке сторонних специалистов-экспертов, составить правильно договор и получить гарантированный результат. Здесь каждый решает сам―ситуации разные.
Заключение и вывод
Определение зон ответственности в компании — одна из ключевых задач, решение которой в дальнейшем облегчит работу и рядового персонала, и управленцев, а компании даст возможность подняться на новые горизонты.
Четкие зоны ответственности помогут руководителям контролировать сотрудников и всю систему продаж, а самим работникам четко осознавать границы своего функционала.
Определяйте зоны ответственности у себя в компаниях и внедряйте эту систему в каждодневную практику работы! Удачи всем, хороших продаж и чувства границ своей ответственности!
