В современном мире управление временем становится одной из ключевых компетенций, которую ожидают работодатели и подрядчики. Все больше задач приходится выполнять в кратчайшие сроки, и соблюдение этих сроков является одним из основных условий контракта. Независимо от того, являетесь ли вы работником или руководителем, вам будет легче достичь этих целей, если у вас будет правильный график работы.
Правильное распределение обязанностей по времени - задача как руководителя группы, так и каждого отдельного сотрудника. Создание плана и его последовательная реализация окажут значительное влияние на ваш конечный успех.
Вот несколько советов, которые помогут вам вовремя выполнять задания, сделают ваш бизнес более слаженным, и все это приведет к росту доходов.
Создать матрицу Эйзенхауэра
Нарисуйте квадрат и разделите его на 4 части. В каждом из них разместите наиболее подходящие виды деятельности.
Если вы управляете людьми, вы можете создать матрицу вместе. В ходе обсуждения вы придете к ценным выводам. Вы обнаружите те виды деятельности, которые "загромождают" ваш рабочий график - вы тратите на них много времени, но они не настолько важны или срочны. Вы также получите дополнительную мотивацию, чтобы сосредоточиться на самых важных, неотложных задачах.
Посмотрите на свой рабочий график в разных временных рамках
Подумайте об обязанностях и задачах, которые необходимо выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Некоторые задания нужно выполнять ежедневно или даже несколько раз в день, в то время как другие касаются вас только раз в неделю или месяц (например, создание отчетов). Знание специфики каждой задачи обеспечит вам большую гибкость - в исключительных ситуациях вы сможете быстро решить, что можно "отложить", а что нужно сделать немедленно.
Планируйте перерывы
Существуют многочисленные исследования ученых, которые показывают, что короткие перерывы могут значительно повысить эффективность работы. Более того, некоторые из них в любом случае требуются в соответствии с Трудовым кодексом. Подробнее о перерывах на работе вы можете прочитать здесь.
Оставьте себе резервы
При составлении рабочего графика для печати нужно быть готовым к непредвиденным ситуациям. Если вы управляете командой, это может включать, например, отпуск ключевого сотрудника по его просьбе в самую "напряженную" часть месяца. Для фрилансеров подобная ситуация может возникнуть, например, когда внезапно возникает чрезвычайная ситуация в семье или заболевает ребенок - как раз в тот момент, когда нужно быстро выполнить важную работу. Есть только один совет: будьте реалистичны в отношении сроков, планируйте все заранее и оставляйте себе резервы.
Дайте своим сотрудникам высказаться
Если вы руководите коллективом, узнайте, что думают ваши сотрудники о том, как вы работаете и какие процедуры применяете. Таким образом, вы можете обратиться к "колесам качества" из концепции всеобщего управления качеством (TQM). Те, кто вносит свой вклад в процессы компании, будут более вовлечены в свою повседневную работу. Помните также, что сотрудники на данной должности знают свои проблемы лучше, чем вы, потому что они имеют с ними дело каждый день и быстрее заметят возможные инновации.
Приведенные выше идеи - это лишь некоторые из возможных способов эффективного управления своим временем. Если вам трудно справиться с этой задачей или если вы видите, что ваши сотрудники постоянно совершают одни и те же ошибки, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к гипнотерапевту.
Подробнее на данную тему можно узнать тут.