Сколько у вас рабочих чатов? Пять? Везёт вам 😊 Стопяццот? Подходите, обниму!
Внедрение мессенджеров в нашу жизнь произошло так стремительно! Я помню, что года четыре назад своими руками создавала для нас с коллегами чат в WhatsApp. А пару лет спустя руководитель сам установил мне Телеграмм, и в общий чат посыпались шуточки, стикеры и картиночки...
Сейчас создавать чаты под рабочую группу или проект во многих компаниях является естественным, как проверять почту по утрам. И только ленивый не смотрел саркастический ролик про чрезмерную «чатизацию».
Я собрала несколько примеров поведения в чатах, которые часто удручают меня и моих знакомых. Список не исчерпывающий. Так что делитесь примерами ваших «болей» и «скорбей» от действий собеседников в чатах и мессенджерах! Может так мы немного сделаем мир лучше! Ведь именно сейчас рождается новый бизнес-этикет.
Кейс 1. В рабочий чат молча добавляют нового участника.
Молча добавить в рабочий чат незнакомого человека, это как завести его в комнату и не представить. Это нагнетает неопределенность. Особенно, если команда распределённая. Особенно, если про этого человека слышали не все.
Возьмите за правило хорошего тона представлять нового человека при добавлении в чат. Пара фраз, кто он и его роль, настроят коллег на понимание и принятие нового собеседника.
И второй шаг – рассказать новому человеку о правилах этого чата, это важный шаг в адаптации к внутренним правилам и традициям. Сейчас многие заводят рабочий чат для обсуждения рабочих вопросов. Этот чат предполагает быструю реакцию и обязательное чтение новостных и информационных сообщений. И второй – чат для души и флуда, для обмена мемасиками, шутками, любыми вопросами, не касающимися работы. Новому человеку важно донести, какое общение вы с командой считаете приемлемым в этом чате.
Сделать это несложно, вот простой пример как представить нового человека и сообщить ему о целях чата:
Кейс 2. Некоторые ждут мгновенной реакции на рабочий чат, а другие не читают мессенджеры во время работы.
Насколько важно быстро отвечать на сообщения в этом чате? Просмотр сообщений раз в день – достаточная реакция? Можно ли вообще отписаться от него? Ибо чаты зло и работать некогда.
Для многих команд, к слову, рабочий чат является обязательным, чтобы не пропустить важных новостей и обсуждений. А флудильный чат – необязательный.
От себя: умоляю, никогда не заставляйте сотрудников находиться в неформальном чатике помимо желания! Не всем одинаково полезны единороги, мемасики и весь флуд. Я как-то два раза отписывалась от такого чата, но добрые коллеги меня в него возвращали :) Ненадолго.
Админу стоит периодически напоминать остальным про суть рабочих чатов, мягко и доходчиво. Не самый мягкий, но доходчивый пример:
При этом отслеживайте количество важных «алярм» чатов. Если их уже десять и более на одного человека, то неудивительно, что люди просто перестают оперативно реагировать на любые сообщения.
Кейс 3. Человек пишет короткими фразами, разрывая мысль на множество сообщений.
Мессенджеры созданы для оперативного общения. Поэтому краткость в рабочих чатах — это не сестра, это мать хорошего к вам отношения.
Необходимость быстро реагировать на чаты приучает отзываться на каждый «дзыньк» и, поверьте, пережить десять «дзыньков», пока вы выразите свою мысль целиком, это трудно. Более того, ваши послания могут просто случайно перебить другими сообщениями, и сложить пазл вашего послания становится лишним и очень раздражающим трудом. Сформулируйте мысль целиком, будь ласка.
Рекомендую освоить, как делать абзац в вашем мессенджере, чтобы сообщение не отправлялось по нажатию на «ввод».
Конечно, многие отключают оповещения чатов, но это не освобождает вас от необходимости быть компактным 😊
Кейс 4. Каждый человек благодарит каждого в большом чате, из-за чего полезная информация теряется, заглушается.
Благодарность это важная часть коммуникации, особенно, когда человек сделал доброе дело, задал правильный вопрос, прислал всем нужный ответ. Но пятьдесят «спасибо» убивают любое желание открывать этот чат. Берегите своих «сочатников» от лишних дзыньков!
Я не призываю всем вместе молчать и лишать хорошего человека законной признательности. Но всегда можно сказать ему спасибо в личной переписке. Берите на вооружение 😊
Кейс 5. Человек высылает в чат ссылку без пояснений, что это и зачем.
Пара моих друзей регулярно проверяют наши отношения на прочность, делясь чем-то важным в виде безымянных аудиосообщений и ссылок. Благо, если ссылка подгружает превью материала, давая представление, стоит ли её читать. Ибо время не только деньги, но и силы и внимание. Я считаю непреложным правилом в рабочем чате подписывать, что за материалы вы скинули, кому они и для чего. Иначе гореть вам в аврале по всем проектам с кучей чатов, где ваши друзья делятся с вами аудиозаписями о лучших рецептах в мире!
И будут вам коллеги благодарны –
Кейс 6. Когда в чате много человек, особенно с одинаковыми именами, легко пропустить сообщение, адресованное тебе.
Работа в IT-компании приучила меня, что логин важнее имени 😊 И призыв в переписке по логину чрезвычайно удобная вещь. Во-первых, адресату придет оповещение, даже если чат замьючен. Во-вторых, не нужно перечитывать весь чат в поисках этого сообщения.
И делается это очень просто:
Кейс 7. В больших чатах ответы теряются, непонятно, кто кому отвечает.
Вторая полезная штука – «Reply». Отвечая на сообщение через функцию «ответить», вы снижаете степень неопределенности в нашем мире хаоса. Особенно в чатах на 100 человек. Тогда человек сразу видит на какое сообщение вы отвечаете, и нет нужды переспрашивать. И все счастливы!
Как в следующем примере:
Кейс 8. Человек хочет спросить, но сначала ждёт реакции в чате. Пингует, так и не озвучив вопрос.
Дорогие Зайки! Не нужно кидать камушки в окошко, ожидая лицезреть адресата, чтобы только тогда задать ему вопрос. Знаете, как напрягает, когда ты отвечаешь на это робкое «Привет!», а потом смотришь в экран и ждёшь, где собеседник … «печатает…» Напишите, сразу суть вопроса, оперативность ответа вам повышается в разы.
Возможность вам ответить часто зависит от сути вашего вопроса – если мне высвечивается «Пойдешь обедать?» во время рабочей встречи, то собеседник подождёт. А если загорается «Сайт упал», то приоритеты прозрачны, и ответ вы получите незамедлительно. Как в этом примере –
Я понимаю многих, кто пытается напомнить свой вопрос повторным сообщением. Я сама часто в личной переписке, прочитав сообщение, но не ответив по разным причинам, могу просто забыть про него. И буду рада повторному вопросу.
Но на несодержательные «Привет!» часто не мотивируют отвечать, тем более в рабочем потоке.
Кейс 9. Люди обсуждают очень частные вопросы в большом чате.
Иногда так удобно написать паре человек в общий чат по узкому вопросу только потому, что они там есть и не хочется тратить время на создание отдельной группы. Но этикет, это, как раз, подумать про удобство других.
Ещё, важный момент, не стоит обсуждать в общих чатах деньги и ошибки отдельных людей. Для многих это будет напрасным замечанием, но я несколько раз сталкиваюсь, когда коллеги обсуждают расхождения по командировочным расходам в общем проектном чате. Дело в том, что прилюдное (а чат это людное, общественное место, даже если рядом с вами физически никого нет) обсуждение болезненных вопросов для человека вызывает желание защититься. И тогда обсуждение не получится, а куча людей вынужденно, как в лифте, без возможности выйти, будут свидетелями ваших разборок и негатива.
Кейс 10. Обилие стикеров и гифок могут заглушать смысл сообщений.
Последнее. Меня не впечатляют гифки с маленькими гримасничающими девочками, задняя сторона крутящихся в танце вишенок, и я не считываю с лиц Джонни Деппа эмоции. И может я одна такая :) Но рабочая коммуникация, на то и рабочая, чтобы про смысл и оперативно.
Поэтому используйте дары визуального искусства с умом! И да пребудет с вами сила всех котиков и единорогов!
И на посошок...
Делала данный материал, как пример microlearning. Поэтому буду рада, если поделитесь своим опытом микро-курсов.
Например, на примере какой «вселенной» вы бы сделали подобный курс у себя: Игра престолов? Стар трек? Корпорация монстров? 😊
Другой пример этого этикета с героями "Шерлока", удобный для рассылки по почте в качестве обучающего микро-курса, можете скачать в Я.Диске.
#microlearning
#деловой этикет #рабочие чаты
#мессенджеры #чаты
