Штатное расписание – локальный нормативный акт, который устанавливает перечень структурных подразделений компании, должностей, предоставляет информацию о её штатных единицах.
В январе компаниям необходимо будет поменять штатное расписание, в связи с индексацией заработной платы сотрудников. Индексация будет привязана либо к повышению МРОТ, либо к внутреннему локально-правовому акту, который её устанавливает.
Есть несколько важных нюансов, которые необходимо соблюдать при составлении или изменении штатного расписания. Обратите на них внимание, чтобы не платить обременяющие штрафы и не решать конфликты с сотрудниками в суде.
Итак, ошибки, которые не стоит совершать, меняя штатное расписание:
Указание вакантных должностей, которые не планируют принимать на работу в ближайшие месяцы
Каждый месяц за такие должности необходимо сдавать отчёт в центр занятости. За отсутствие такого отчёта предусмотрен штраф до 5 000 рублей.
В штатном расписании не указана доплата за вредность профессии
Такая ошибка может стоить работодателю до 50 000 рублей.
Указывать в штатном расписании премии и не выплачивать их по факту
Некоторые работодатели указывают премии в штатном расписании, за которыми по факту прячется «серая» заработная плата. Но поскольку этот факт не доносится до сотрудников, часто после увольнения такой работник претендует на премии, не понимая, что они были частью заработной платы, которую тому выплачивали не официально. В таком случае суд редко встаёт на сторону сотрудника, ведь со стороны компании все выглядит честно.
Однако если в штатном расписании премии указаны, но они не выплачиваются и не являются частью неофициального дохода, сотрудник может претендовать на дополучение выплат через суд. И в таком случае, скорее всего, он будет на его стороне.
Не соответствие должностей в штатном расписании и всей кадровой документации
Неточности могут стоить работодателю денег, поэтому в документации очень важно поддерживать единообразие. Особенно обращайте на это внимание при внесении изменений в штатное расписание.
Использование иностранных букв и слов в названии должностей
Да, да. Никаких PR и HR менеджеров! Должности должны строго соответствовать классификационному справочнику должностей.
Указание вилки окладов для должности
Сотрудники, занимающие одинаковые должности, должны иметь одинаковый оклад. Он не может быть представлен как диапазон значений. Различие в заработной плате возможно, только если сотрудники имеют разную квалификацию. Несоответствие этому правилу будет стоить владельцу бизнеса до 50 000 рублей.
Неточное название должности, которая входит в список профессий, которым полагаются льготы
За несоответствие названия должности и должностных обязанностей сотрудника работодатель может оказаться затянутым в судебную тяжбу. В случае если сотруднику откажут в выплате льгот и он решит оспорить это решение в суде, работодателю сложно будет оправдаться и, скорее всего, ему придётся выплачивать моральную компенсацию.
Подведем итог: менять штатное расписание необходимо вовремя и с умом, иначе есть риски заплатить штраф или закончить конфликт с сотрудником в суде, с вынесенным решением в его пользу.
Будьте внимательны и осторожны!
А АБК «Счетовод» всегда готов помочь устранить ошибки в кадровой документации, проведя кадровый аудит, чтобы избавить вас от рисков крупных штрафов и судов.
Актуальный кейс: как кадровый аудит помог сохранить более 1 миллиона рублей!
В практике наших юристов и кадровых специалистов есть случай, когда по результатам кадрового аудита удалось устранить риск потери более миллиона рублей суммы штрафа.
Кадровый аудит заказала компания, занимающаяся удобрениями. Поскольку в ее штате работало более 200 человек, а деятельность компании была связана с рисками для здоровья, руководители приняли решение устранить все возможные ошибки в трудовых отношениях с сотрудниками.
В результате проверки были выявлены следующие нарушения:
- Нарушение оформления локальных нормативных актов;
- Отсутствие установленных и оформленных отношений по работе (хранение, истребование, утилизация) с персональными данными работника;
- Несоответствие приказов о приеме на работу условиям трудового договора;
- Отсутствие индексации;
- Отсутствие графиков отпусков;
- Отсутствие ссылки в трудовом договоре на диспансеризацию;
- Ненадлежащее оформление трудового договора (отсутствие дополнительных соглашений о смене места работы, порядок выплаты заработной платы, указание ненормированного рабочего дня);
- Неполная выплата в установленный срок заработной платы;
- Допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обязательных предварительных и периодических медосмотров (при поступлении на работу);
- Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты (механики, водители);
Сумма штрафов за все правонарушения составляла более 1 миллиона рублей, но компания избежала потерь благодаря своевременному устранению нарушений, выявленных в результате аудита.
Не платите штрафы! Вовремя обращайтесь к специалистам компании АБК «Счетовод» и мы поможем наладить бизнес-процессы компании так, чтобы они работали на вас!
