Давайте вернем себе драгоценное время!
- Бывает ли вам сложно организовать свое время?
- Так, что в сутках не хватает часов на все проекты, обязательства, привычки и все остальное?
- Случается ли такое, что, взглянув в начале вечера на свой список планов, вы обнаруживаете, что не сделали почти ничего?
Если у вас есть трудности с управлением временем, попробуйте воспользоваться четырьмя принципами эффективного тайм-менеджмента.
Делайте
Прежде чем сделать что-то, хорошо воспользоваться «правилом двух минут» Дэвида Аллена, которое поможет вам установить временные рамки. Вы удивитесь, как много можно сделать за эти 120 секунд: написать электронное письмо, поговорить по телефону, отправить отчет и т.д.
В своей книге о продуктивности «Как разобраться с делами» Дэвид Аллен объясняет, что главная идея «правила двух минут» — повышение эффективности. Если дело занимает меньше двух минут, его лучше сделать сразу же.
Если ваше дело не закончить за две минуты, то работайте только над ним, не отвлекаясь, в течение получаса или пока не закончите. Помните, что многозадачность — враг тайм-менеджмента.
Удаляйте
Это один из самых простых принципов, потому что здесь вам нужно всего лишь решить — сделать или удалить.
Ван Хо пишет об этой стратегии продуктивности:
«Обычно я могу сразу удалить около половины своих емейлов, даже не открывая их. И я особенно суров, когда возвращаюсь из отпуска и имею дело с целой кучей писем».
Многие консультанты по продуктивности рекомендуют также использовать принцип Парето или правило «20 к 80»: 80% результатов достигаются посредством 20% усилий.
Так что всегда задавайте себе вопрос: полезно ли то, что я делаю прямо сейчас, для меня в долгосрочной перспективе?
Может получиться так, что вам придется связаться с запрашивающей стороной и объяснить, почему вы не будете выполнять то или иное действие.
Решив не делать что-то, удалите это задание из списка планов и продолжайте заниматься другими проектами. Всегда очень приятно сокращать свой список дел, вычеркивая оттуда пункты.
Если вы не уверены, удалять ли, то перейдите к третьему принципу.
Откладывайте на потом
Принимать решения непросто. Но когда вы откладываете их, это значит «нее сейчас», а не «никогда».
Может быть, это новый проект, к которому вы планируете приступить в течение одной-двух недель. Или просьба коллеги, которой придется заняться к концу дня. Или идея, которую нужно обдумать, прежде чем действовать.
Удобно будет завести отдельные папки или приложения для тех дел, которые вы сразу берете в работу, и тех, которые хотите отложить. Только не забудьте просмотреть список отложенных дел в конце дня или недели, чтобы решить, от каких из них отказаться полностью. Не забывайте, что есть разница между откладыванием на потом и прокрастинацией.
Делегируйте
Если раньше вы этого не делали, вас может смутить, что результат отличается от того, который бы получили, работая в одиночку. Но это не значит, что нужно отказаться от делегирования полномочий!
Этот принцип поможет вам лучше распределять дневные обязанности. Чтобы он работал эффективно, пошагово распишите задание и обрисуйте необходимый результат. Тогда качество выполнения будет в первую очередь зависеть не от квалификации исполнителя, а от того, насколько хорошо вы сформулировали задачу.
Атул Гуванде в своей книге «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» писал:
«...Они не только помогают проверить себя, но и вырабатывают дисциплину, ведущую к высокой производительности».
Конечно, если вы поручаете кому-то несложные задания, то такой список можно не делать. Просто определитесь, какие именно дела нужно перепоручить для максимальной эффективности. Например, вы берете на себя общение с недовольным клиентом, а расплатиться с поставщиком просите кого-то другого.
Попробуйте применить четыре принципа прямо сегодня
Эффективный тайм-менеджмент — это вовсе не сложно. Нужно лишь определиться, что сделать сейчас, что — потом, а что не делать вообще.
Попробуйте следовать принципам в течение рабочего дня, а затем проанализируйте, что сработало, а что нет.
А как вы управляете временем пишите в комментариях.
Понравилось? Поставьте лайк и подписывайтесь на канал. Так же можете поделится в социальные сети, потому что слова меняют мир [ Ō ] И помним про комментариии...
