Работодатель — основной оператор персональных данных. Он обрабатывает большой массив конфиденциальной информации о сотрудниках: от паспортных данных до сведений о здоровье. Требования законодательства в этой сфере ужесточаются, а штрафы увеличиваются.
Как построить легальную и безопасную работу с персданными сотрудников? Ответ — в автоматизации и чётких регламентах.
Когда согласие сотрудника не нужно? А когда — обязательно?
Если есть другое правовое основание для сбора и обработки персданных (например, для исполнения требований закона или заключение договора), то согласие сотрудника можно не брать, это избыточно.
Примеры: Оформление трудового договора, отправка сведений в ПФР, ФНС, ведение кадрового делопроизводства. Это ваша обязанность как работодателя.
Согласие нужно, когда цель выходит за рамки трудовых отношений:
— Оформление зарплатной карты в конкретном банке (если это не прописано в договоре)
— Размещение фото сотрудника на корпоративном сайте или в соцсетях
— Сбор биометрических данных (отпечаток пальца для прохода в офис, скан лица)
— Проведение опросов или анкетирования, не связанных с непосредственными трудовыми обязанностями.
Пошаговая инструкция: как привести работу с данными сотрудников в порядок
1. Определите и назначьте ответственного
Сформируйте приказ о назначении конкретного сотрудника ответственного за организацию обработки персональных данных. Его данные нужно указать в уведомлении для Роскомнадзора.
2. Разработайте и утвердите локальные акты
Один из важных документов «Положение об обработку персональных данных сотрудников». В нем пропишите, какие данные вы собираете, как храните, кто имеет к ним доступ и как обеспечиваете безопасность.
✅ КЭДО от Saby поможет организовать подписание и хранение всех документов в электронном виде, с юридической силой и соблюдением законодательства. ✅
3. Обеспечьте техническую защиту
Персональные данные сотрудников не должны лежать в общих папках с доступом для всех. Используйте защищенные серверы, шифруйте файлы, разграничьте права доступа. Часто утечки происходят при несанкционированном доступе сотрудников или превышении их полномочий.
4. Проведите обязательное обучение
Расскажите сотрудникам об особенностях работы с персональными данными, требованиях законодательства и штрафах за их нарушение. Зафиксируйте факт проведения обучения в журнале инструктажей.
5. Соблюдайте принцип «минимизации данных»
Не запрашивайте у сотрудников информацию, которая не нужна для конкретной цели. Например, не собирайте данные о состоянии здоровья, если это необязательно для прохождения медосмотра по профессии.
Как снизить риски? Решение — в автоматизации
Ручная работа с бумажными документами и таблицами значительно повышает риск ошибок и утечек. Снизить эти риски позволяет автоматизация. Перевод кадрового делопроизводства в цифровой формат решает несколько ключевых проблем:
— Юридическая значимость:
Все кадровые документы (приказы, договоры) подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они имеют такую же силу, как бумажные.
— Безопасное хранение:
Документы хранятся в зашифрованном электронном архиве на серверах в России.
— Четкость процессов:
Система строит маршруты согласования, не позволяя нарушить регламент.
Использование систем вроде Saby Кадровый ЭДО (КЭДО) не только страхует от штрафов, но и экономит время HR-отдела, избавляя его от рутины и обеспечивая полное соответствие требованиям закона. В конечном счете, автоматизация процессов, связанных с обработкой данных сотрудников — это не просто следование новым правилам, а инвестиция в безопасность и эффективность бизнеса.
