Сотрудник берёт на себя чужие задачи, не выполняет свои должным образом, ссылается на «не говорили, не знал» — и вы не можете ничего доказать? Значит, пора пересмотреть порядок составления должностной инструкции. Рассказываем, как оформить документ так, чтобы каждый точно знал, что делать, за что отвечает и какие у него права. Без воды, с примерами и шаблоном.
Что такое должностная инструкция и зачем она нужна
Должностная инструкция — это документ, в котором описаны задачи, полномочия и зона ответственности конкретного сотрудника. Она помогает договориться «на берегу»: что человек должен делать, за что отвечает и на какие ресурсы может опираться.
Для работодателя это инструмент управления и юридической защиты. С инструкцией проще:
- формировать штатное расписание и систему оплаты;
- оценивать результат работы и ставить задачи;
- доказывать правомерность увольнения, если сотрудник не выполняет свои обязанности.
Для сотрудника — это понятные рамки: что от него ждут, чем он может управлять, что не входит в зону ответственности.
Если у вас в компании нет чётких инструкций, велика вероятность, что:
- работники делают одно и то же;
- кто-то регулярно «тащит» чужие задачи;
- а кто-то не делает даже свои — и формально к нему не подкопаться.
Чем отличается трудовая функция от должностной инструкции
Трудовая функция содержит обобщённое описание в трудовом договоре: например, «ведение бухгалтерского учёта» или «разработка маркетинговых стратегий».
А должностная инструкция — это расшифровка функции: что делает человек, какими средствами и в какие сроки.
Обязательна ли должностная инструкция по ТК РФ
В Трудовом кодексе нет требования составлять должностную инструкцию в каждой организации. Но на практике лучше подстраховаться, потому что спор «должен был он сделать ту задачу или нет» решается не словами, а документами.
А вот у госслужащих должен быть должностной регламент (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Подытожим: если вы не в государственном учреждении, можно обойтись без должностной инструкции, если в трудовом договоре всё указывается чётко. Но попробуйте написать там всё: от графика командировок до «право запрашивать техподдержку» — и получится не договор, а роман.
Поэтому проще разделить документы: договор — основа, инструкция — подробности. И если дело дойдёт до инспекции или суда, то лучше, чтобы эта подробность была.
Освойте HR и выйдите на доход 180 000 рублей
Курс «HR-менеджер» от Академии Eduson — это практическая база для тех, кто хочет стать сильным специалистом и зарабатывать больше. Вы научитесь проводить наём, адаптацию и оформление, настраивать массовый и точечный рекрутинг, мотивацию, оценку, аналитику и бренд работодателя. Уже на старте специалисты получают от 97 000 ₽, мидл-уровень — 150 000–180 000 ₽. В курсе — кейсы, тренажёры, домашки с обратной связью, наставник и бессрочный доступ.
Какие бывают должностные инструкции
Есть два вида: типовые и индивидуальные.
Типовые инструкции — это «скелеты» для конкретных должностей, которые подходят для сотрудников на одинаковых позициях. Такие документы создают для упрощения работы HR и руководителей: не нужно каждый раз изобретать велосипед, когда приходит новый сотрудник.
Индивидуальная инструкция — адаптация типовой под конкретного сотрудника. Здесь учитываются:
- Дополнительные задачи, которые не прописаны в типовой инструкции (например, ведение соцсетей, обучение коллег, организация мероприятий);
- Особенности рабочего процесса (если сотрудник работает дистанционно, ведёт несколько проектов одновременно, или у него уникальные полномочия);
- Сложности или риски, которые связаны именно с этим сотрудником (например, доступ к конфиденциальной информации).
Совет: используйте типовую инструкцию как базу, а дополнительные пункты оформляйте отдельным приложением или разделом — так проще поддерживать актуальность и вносить изменения.
Структура должностной инструкции
Вот из чего обычно состоит инструкция и зачем нужен каждый раздел:
Инструкцию можно адаптировать под задачи компании. Главное — чтобы в ней была логика: от общих положений к конкретным задачам и ответственности.
Как утвердить и подписать должностную инструкцию
Шаг 1: Внутреннее согласование
Перед тем как отправлять инструкцию сотруднику, покажите её руководителю подразделения — он может добавить нужную информацию или убрать лишнюю. Если в компании есть отдел кадров, то отправьте документ на проверку. Они посмотрят, чтобы текст не нарушал ТК РФ.
Шаг 2: Ознакомление сотрудника
Дайте сотруднику время внимательно прочитать инструкцию, объясните суть и ответьте на вопросы.
Попросите подписать документ — лучше лично, чтобы исключить спор «я не видел».
Шаг 3: Документальное оформление
В идеале оформляйте приказ или внутренний регламент, где будет указано, что инструкция утверждена и применяется с такой-то даты.
Подпись сотрудника должна храниться в личном деле и быть доступна при проверках или спорах.
Обладатели MBA в среднем получают два повышения зарплаты в год
А ещё они быстро растут до позиций HRD с средним доходом 180 000–250 000 ₽ (а на производственных предприятиях получают и по 500 000 ₽).
На курсе «MBA: Управление персоналом» от Академии Eduson вы не только научитесь выстраивать HR-систему, управлять адаптацией, мотивацией и вовлечённостью, но и освоите нейросети для автоматизации рутинных задач. В программе — всё, что нужно для повышения: кейсы, тренажёры, домашние задания с обратной связью, личный наставник и бессрочный доступ.
Где должна храниться должностная инструкция и как её использовать
Инструкции должны находиться в личных делах сотрудников — бумажных или электронных.
Используйте этот документ как основу для оценки эффективности и аттестаций. Причём обязательно вовлекайте сотрудников в процесс обновления: спрашивайте, что добавить или убрать, чтобы документ был более полезным. И помните, что сотрудник должен иметь возможность быстро с ней ознакомиться.
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника
Нет, в одностороннем порядке менять должностную инструкцию нельзя — особенно если вносятся изменения, затрагивающие обязанности, условия труда или ответственность сотрудника. Такие правки считаются изменением трудовой функции, а это требует письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ).
Если сотрудник не согласен, действовать можно только через уведомление за два месяца и оформление перевода на другую должность (ст. 74 ТК РФ), но это уже другая процедура.
Чтобы избежать конфликтов, любые изменения обсуждайте заранее, объясняйте причины и фиксируйте всё документально — отдельным соглашением или новой редакцией инструкции с подписью работника.
Пример инструкции для менеджера по продажам и как её составить
Рассмотрим на примере менеджера по продажам — достаточно типичная должность, с которой многие сталкиваются.
Что должно быть в инструкции
- Основные задачи. Тут описываем, чем менеджер должен заниматься каждый день. Например:
- общаться с клиентами по телефону и электронной почте;
- вести клиентскую базу в CRM;
- оформлять заказы и следить за их выполнением;
- проводить презентации и участвовать в переговорах;
- работать с рекламациями и претензиями клиентов.
- Права и возможности. Что менеджер может делать:
- запрашивать информацию у бухгалтерии, склада или отдела логистики;
- использовать корпоративный телефон и почту;
- предлагать скидки в пределах своей компетенции;
- участвовать в планёрках и тренингах.
- Область ответственности. За что менеджер отвечает напрямую:
- выполнение плана продаж;
- оформление документов и договоров;
- своевременное обновление информации в CRM;
- соблюдение корпоративных стандартов общения с клиентами.
Как разработать должностную инструкцию
Когда инструкция понятная, менеджеру не приходится гадать, что от него хотят. Он видит перед собой список задач и понимает, что можно, а что нельзя — и это снижает ошибки, уменьшает количество вопросов к руководству и помогает работать эффективнее.
Как составить инструкцию:
1. Запишите на бумаге или в документе, что менеджер должен делать каждый день. Например, «звонить минимум 20 клиентам в день» или «обновлять статус сделок в CRM сразу после звонка».
2. Добавьте раздел с правами. Что он может и должен делать, чтобы справляться с задачами без постоянных вопросов к руководству.
3. Опишите ответственность. Например, если документы оформлены с ошибками, кто отвечает и как исправлять.
4. Проверьте текст на простоту и ясность. Можете отдать этот текст в проверку нейросети — например, ChatGPT. Она поможет сделать инструкции понятнее, уберёт сложные слова и уточнит формулировки.
Кстати, если хотите автоматизировать часть задач и наконец перестать анализировать Excel-документы, проверять должностные инструкции и даже составлять их — начните изучать нейросети на курсе «Нейросети на практике: для себя, работы и бизнеса» от Академии Eduson.
5. Передайте готовый документ руководителю для утверждения.
6. Дайте инструкцию сотруднику для ознакомления и подписи. Важно, чтобы он прочитал, понял и согласился.
Увеличьте доход до 250 000 рублей
На курсе «MBA: Управление персоналом» от Академии Eduson вы научитесь выстраивать HR-систему — за такую экспертизу работодатели платят от 180 000 до 250 000 ₽. Освоите адаптацию, мотивацию, обучение, управление оргструктурой, вовлечённостью, выгоранием и HR-аналитику. После курса сможете претендовать на повышение. В программе — кейсы, тренажёры, домашние задания с обратной связью, личный наставник и бессрочный доступ ко всем материалам и обновлениям.
Частые ошибки при составлении должностных инструкций
- Общая формулировка обязанностей а-ля «выполнять поручения руководства» или «делать всё, что скажут». Это создаёт зону неопределённости и конфликты.
- Излишняя детализация — писать, что сотрудник должен включать компьютер в начале рабочего дня, — точно лишнее.
- Противоречия в документах: если в трудовом договоре одно, а в инструкции другое, это может стать основанием для споров.
- Отсутствие подписей или даты — без них инструкция не имеет юридической силы.
- Игнорирование обратной связи: если сотрудник говорит, что инструкция не отражает суть работы, нужно пересмотреть документ, иначе доверие и мотивация падают.
Частые вопросы
Можно ли не делать инструкцию?
Согласно законодательству РФ, должностные инструкции не обязательны. Но если их нет, трудовой спор становится лотереей: придётся доказывать, что сотрудник знал о своих обязанностях, — через переписки, регламенты, приказы. Как правило, инструкция упрощает всё: и адаптацию, и увольнение по статье, и распределение задач в команде
Что, если сотрудник отказывается подписывать?
Во-первых, стоит выяснить причину: если дело в формулировках, доработайте документ вместе. Во-вторых, оформите акт об отказе от подписи с участием свидетелей. Это подтвердит, что сотруднику предлагали ознакомиться с инструкцией. И, конечно, храните подтверждение факта выдачи — хотя бы по email.
Надо ли вносить изменения при изменении оклада?
Оклад — часть трудового договора, а не инструкции. Но если в инструкции зашит фиксированный размер оплаты или условия премирования, придётся обновлять. В остальном достаточно внести изменения в сам договор и оформить дополнительное соглашение. Инструкция останется без правок.
