Дистанционная работа получила массовое распространение в период пандемии. Опыт оказался удачным – бизнес сделал соответствующие выводы. Если раньше все трудились в офисе – даже такие специалисты, как web-дизайнеры и контентщики, то через какое-то время на удалённую работу были переведены многие офисные работники.
Снижение затрат на аренду, офисное оборудование, обустройство рабочих мест – очевидные плюсы удалённой работы. А главный минус – сложность организации контроля рабочего времени и выполнения такими работниками трудовых обязанностей.
Дистанционные сотрудники имеют все те же права, что и персонал, работающий в офисе. Однако, если оформление документального контроля за рабочим временем последних не вызывает вопросов, то как обеспечить контроль удаленного работника? Как привлечь его к дисциплинарной ответственности, а в случае неоднократного нарушения трудового режима, уволить, и при этом соблюсти все требования трудового кодекса?
Основанием для увольнения дистанционного сотрудника являются (статья 312.8 ТК):
- отсутствие взаимодействия с работодателем без уважительной причины в течение двух дней подряд;
- изменение локации – переезд в местность, где удалённый сотрудник не может выполнять свои трудовые обязанности.
Первое и второе, а также все другие условия выполнения трудовых обязанностей необходимо зафиксировать в трудовом договоре.
Какие ошибки совершают работодатели при заключении трудовых договоров с удалёнными сотрудниками? Одна из них – отсутствие правил работы и системы учёта рабочих часов. Если в компании не не ведётся контроль рабочего времени дистанционных сотрудников, то при увольнении в случае возникновения трудовых споров, компания не сможет предоставить суду доказательства нарушения трудового распорядка. И в этом случае суд восстановит работника и назначит компенсацию.
Что можно сделать? Обеспечить контроль рабочего времени дистанционных сотрудников помогут специальные программы. Одна и них – Bitrix24. Система подойдёт для контроля рабочего времени сотрудников, чья деятельность связана с поддержкой сайта компании – наполнения контентом, отслеживанием актуальности цен и остатков и т.д., а также любых других удалённых сотрудников. С помощью подобных сервисов компания получит информацию о продолжительности рабочего времени, посещаемых сайтах, активности в программах и иных действиях сотрудника в конкретный период времени.
Другие способы фиксации рабочего времени:
- фиксация в мессенджерах начала и окончания работы, выполнения этапов работы;
- ежедневные отчеты о проделанной работе;
- коммуникация с использованием корпоративной почты.
Организация учета рабочего времени
Все правила учета рабочего времени должны быть изложены в трудовом договоре.
Если для учёта рабочего времени используются специальные программы, это должно быть отражено в трудовом договоре. Причем, если сотрудник пользуется личным компьютером, от него необходимо получить письменное согласие на установку программы.
Необходимо прописать, какие действия в программе должны совершать работники. Например, отмечать время начала и окончания работы. Необходимо исходить из того, что любые не установленные трудовым договором условия фиксации рабочего времени и выполнения трудовых обязанностей в случае возникновения конфликта и перенесения его в суд будут истолкованы в пользу работника.
Коммуникация с удалёнными сотрудниками
Правила коммуникации также должны быть зафиксированы в трудовом договоре. Например, это могут быть сообщения в мессенджерах о начале и окончании работы. Компании часто важно получить оперативный ответ сотрудника на какой-то вопрос. Но далеко не все вопросы могут быть решены в течение часа или нескольких часов. В этом случае необходимо предусмотреть порядок коммуникации: вопрос принят в работу – дата, время, примерный срок, который потребуется на ответ. А во всех остальных случаях сотрудник своей реакцией на запрос подтверждает присутствие на рабочем месте и готовность к рабочей коммуникации. Сроки и временные промежутки должны быть установлены в трудовом договоре.
Если такой четкий порядок не установлен, претензии компании будут признаны необоснованными и доказать уклонение сотрудника от рабочей коммуникации будет практически невозможно даже если он долго не выходил на связь.
Табель учёта рабочего времени для дистанционных сотрудников
Когда работодатель может отмечать в табеле нерабочие дни и, соответственно, их не оплачивать? Если в локальных актах компании установлена обязанность сотрудников составлять ежедневные отчёты о проделанной работе, и в трудовом договоре за работником закреплена эта обязанность, то в случае отсутствия такого отчёта, это является доказательством неисполнения работником трудовых обязанностей и, соответственно, компания вправе не оплачивать этот день. Такая же логика применима в отношении отметок работника о начале и окончании рабочего дня.
Судебная практика свидетельствует – если сотрудник под подпись ознакомлен с правилами учёта рабочего времени, электронного документооборота и обязанностью предоставлять отчёты о проделанной работе, при возникновении трудовых конфликтов, суды встают на сторону компании.
Для эффективной коммуникации с удалёнными сотрудниками целесообразно установить чёткие «часы доступности», когда сотрудник постоянно находится на связи. Особенно важно утвердить такой порядок в отношении сотрудников, находящихся в других часовых поясах.
Время коммуникации с удалённым сотрудником входит в его рабочее время. Учитывайте это, когда связываетесь с сотрудником вне его рабочего времени или в выходные дни. Это уже сверхурочная работа она должна быть оплачена в соответствии с трудовым законодательством.
