Как эффективно мотивировать производственный персонал и менеджеров по продажам, когда расчет зарплаты сложен, непрозрачен и требует ручного сбора данных? Выход простой — максимальная автоматизация всех расчетов, включая сдельную зарплату и KPI. Однако для интегратора, задача такого рода может порой стать тяжелее, чем внедрение ERP-системы с нуля.
Неточные начисления, задержки выплат, отсутствие прямой связи между результатом и доходом — все это снижает производительность и демотивирует ценные кадры. Для многих компаний конфиденциальность данных о зарплате также добавляет сложности, требуя учета в обособленных базах и качественной трансляции показателей. В этой статье на реальном примере покажем, как мы успешно автоматизировали расчет сдельной заработной платы и премий по KPI, устранив эти барьеры.
Представленный кейс — готовое проверенное решение, которое обеспечило точность, скорость и прозрачность начислений. Если вы сталкиваетесь с аналогичными проблемами, используйте наши наработки как основу для внедрения на вашем предприятии.
Почему сложность расчета зарплаты тормозит бизнес?
Главный ресурс любой компании, стремящейся к эффективности, — это персонал. И ключевой вопрос — как выстроить грамотную систему мотивации. Денежная составляющая здесь безусловно лидирует, но критически важны прозрачность расчета и прямая зависимость оплаты от результатов труда. Когда эти условия не выполняются, возникают серьезные проблемы:
- Низкая мотивация и производительность: Если сотрудник не понимает, как формируется его зарплата, или не видит прямой связи между своими усилиями и вознаграждением, его вовлеченность снижается. Это напрямую влияет на объемы производства и качество работы.
- Операционные издержки и ошибки: Ручной сбор данных, сложные формулы, отсутствие единого контура учета — все это ведет к увеличению трудозатрат бухгалтерии и риск ошибок в расчетах. Задержки в начислении и выплате зарплаты также негативно сказываются на лояльности персонала.
- Отсутствие управленческой аналитики: Без прозрачного и автоматизированного учета невозможно получить оперативную аналитику по эффективности работы каждого сотрудника или отдела. Это лишает руководство возможности принимать обоснованные решения для оптимизации штата, перераспределения задач и повышения общей производительности.
Разбор кейса: сдельная оплата, KPI продаж и точный обмен данными
Крупное предприятие, чей опыт мы описываем, столкнулось с рядом типичных, но крайне важных требований к системе расчета заработной платы. Можно выделить три основные направления, по которым требовались доработки:
Производственный персонал
- Расчет сдельной оплаты: Необходимо было учесть сдельную оплату, надбавки за сложность работы, за вредность работы, за квалификационный разряд, а также выполненные дополнительные повременные работы (с разными тарифами за час).
- Удобный интерфейс для мастеров: Мастера не должны испытывать сложности с передачей данных и учетом дополнительных работ сотрудников. В их зону ответственности входит контроль занятости рабочих, и если сдельные работы не составляют весь рабочий день, мастер обеспечивает работника повременной вспомогательной работой, отмечая это в системе.
- Аналитические отчеты: Требовалось реализовать отчеты для анализа эффективности работы сотрудников (сравнение нормы времени работы и фактически отработанного времени).
Менеджеры по продажам
- Гибкий расчет премии KPI: Система должна была учесть выполнение плана продаж, уровень дебиторской задолженности (ДЗ) и уровень просроченной ДЗ. При этом требовались разные алгоритмы расчета для менеджеров и региональных менеджеров.
- Аналитические отчеты по KPI: Необходимы были инструменты для анализа показателей премии KPI по менеджерам.
Обмен данными между 1С:ERP и 1С:ЗУП КОРП
- Трансляция показателей: Показатели для начисления заработной платы должны были автоматически передаваться из 1С:ERP в ЗУП.
- Обратная трансляция: Суммы начисленной зарплаты — из ЗУП в 1С:ERP.
Типовой функционал 1С:ERP и 1С:ЗУП предусматривает базовые механизмы расчета сдельной оплаты и передачи данных в ЗУП, но для реализации цельного механизма, удовлетворяющего всем требованиям Заказчика, потребовался ряд доработок.
Например, вместо множества документов «Выработка сотрудников» в 1С:ЗУП, мы настроили передачу аккумулированных данных с уже рассчитанными суммами. Это повысило точность расчета и удобство проверки. А вот механизм KPI был разработан с нуля, так как алгоритмы расчета премии KPI, используемые Заказчиком, не реализованы в типовой конфигурации 1С:ЗУП КОРП. Рассмотрим процесс доработок более подробнее.
Как мы автоматизировали расчет KPI и сдельной зарплаты: пошаговая реализация
На стадии планирования мы наметили следующую последовательность шагов:
1. Автоматический расчет премии KPI: от иерархии до начисления
Порядок превыше всего — организуем иерархию подчиненности
Для эффективного расчета премии KPI критически важно правильно организовать иерархию подчиненности, по которой будет происходить сбор данных. Мы разработали справочник «Иерархия подчиненности менеджеров KPI», который позволяет заполнять уровни иерархии (например, директор, руководитель, менеджер, аналитик) и четко определять руководителя и подчиненных для конкретного менеджера.
- Для каждого элемента этого справочника по должности определены ключевые показатели эффективности (KPI), такие как выполнение плана продаж, уровень просроченной задолженности, удовлетворенность клиентов и другие.
- По подчиненным учитываются личные показатели, а по руководителям — с учетом иерархии подчиненности.
- Через элемент справочника идет связка с пользователем и физическим лицом, так как пользователь указывается как менеджер во всех отчетных документах, а по физическому лицу нужно начислять премию и передавать данные в 1С:ЗУП на выплату.
- Для элемента справочника внедрено два ключевых параметра: «Нет своего плана продаж» (означает, что сотрудник не имеет индивидуального плана продаж, и его премия рассчитывается на основе результатов подчиненных, или сотрудник рассчитывается как руководитель, т.е. с учетом планов подчиненных) и «Не начислять премию» (указывает, что сотрудник не активен, например, уволен, но участвует в расчетах премии для вышестоящих руководителей).
Справочник «Иерархия подчиненности менеджеров KPI»
Устанавливаем номиналы бонусов для расчета премии KPI
Для эффективной реализации номиналов бонусов необходимо учитывать несколько ключевых аспектов:
- Тип плана: Установка типа плана для сбора данных продаж по определенным сегментам номенклатуры позволяет точнее анализировать продажи и принимать обоснованные решения по стратегии.
- Пороговые значения: Установка минимального значения для получения бонуса по конкретному показателю (например, бонус за выполнение плана продаж начисляется только при выполнении 90,5% плана).
- Максимальные значения: Определение верхнего предела для бонуса (например, бонус ограничен 200% от зарплаты, даже если план значительно превышен).
- Периодичность: Установка частоты расчета и выплаты бонусов (ежемесячно, ежеквартально и т.д.).
- РЕТРО расчет: Возможность пересчета премии нарастающим итогом.
- Ограничения: Контроль задолженности по сотрудникам.
- Расчет критерия: Процент для расчета критерия берется по формуле Факт/План*100%.
Документ «Установка номиналов бонусов для KPI»
Завершаем работу с KPI начислением бонусов
Премия KPI начисляется ежемесячно на основе установленных номиналов, что позволяет оценивать эффективность работы сотрудников.
- В документе «Начисление бонусов KPI» предусмотрен выбор различных периодов расчета зарплаты и выборки данных для анализа выполнения плана.
- Можно выбрать разные сценарии продаж для расчета плановых показателей, что позволяет более точно учитывать специфику работы в разных условиях.
- С помощью ссылки «Подробно» доступна полная информация о плановых и фактических показателях по критериям KPI для каждого сотрудника, что способствует более прозрачной и объективной оценке их работы.
Документ «Начисление бонусов по KPI»
Документ «Начисление бонусов KPI» является итоговым по расчету и служит для передачи данных в систему 1С:ЗУП, обеспечивая автоматизацию процесса выплаты зарплаты. Итоговые данные по сотрудникам аккумулируются на закладке «К начислению» с учетом периода начисления.
Документ «Начисление бонусов по KPI», итоговые данные к отправке в 1С:ЗУП
2. Автоматический расчет надбавок по сдельному заработку
Формируем общий сдельный заработок и пытаемся подружить ERP с ЗУП
Задача заключалась в том, чтобы на основе данных 1С:ERP собрать по сотруднику сдельный заработок тремя суммами:
- Общий сдельный заработок,
- Сдельный заработок за вредные виды работы,
- Сдельный заработок за прочие виды работ.
Собранные данные по сотруднику должны были передаваться в 1С:ЗУП два раза в месяц (для расчета аванса и зарплаты).
На стороне 1С:ERP в справочнике «Виды работ сотрудников» мы добавили следующие реквизиты:
- «Доплата за вредность» (определяет необходимость надбавки за вредность),
- «Процент доплаты за сложность» (определяет % доплаты для расчета начисления в 1С:ЗУП),
- «Должность» (определяет должность, на которой сотрудник должен выполнять данный вид работ).
Справочник «Виды работ сотрудников»
Также на стороне 1С:ERP мы разработали документ «Прочие работы сотрудников». Он предназначен для фиксации данных по прочим видам работ, которые не попадают в выработку, но подлежат оплате (например, подсобные работы).
За учетный период в табличную часть добавляется список сотрудников, выполнивших эти работы, указываются виды работ, квалификация и дата выполнения. Расценка подтягивается автоматически из регистра сведений «Расценки работ сотрудников» на основании вида работ и квалификации исполнителя. Объем выполненных работ заполняется вручную, сумма рассчитывается автоматически.
Документ «Прочие работы сотрудников»
В течение учетного периода в 1С:ERP пользователь создает два вида документов: типовой документ «Выработка сотрудников» (фиксирует сдельный заработок) и разработанный документ «Прочие работы сотрудников» (фиксирует заработок за выполнение прочих видов работ).
На основании этих данных автоматически создается разработанный документ «Сдельные работы на расчет зарплаты». Данный документ содержит две табличные части, заполняемые автоматически по кнопке «Заполнить работы».
В первую табличную часть «Работы» попадают детальные данные по всем видам работ, выполненным сотрудником за учетный период.
Документ «Сдельные работы на расчет зарплаты», табличная часть «Работы»
Во вторую табличную часть «Начисления» собираются данные по сотруднику тремя суммами: Сумма сделки, Сумма сделки 3.1, Сумма (Прочие работы).
Документ «Сдельные работы на расчет зарплаты», табличная часть «Начисления»
После проведения документ регистрируется к обмену с 1С:ЗУП в документ «Данные для расчета зарплаты» в следующем виде:
Спокойно рассчитываем надбавки в 1С:ЗУП
На этом этапе от нас требовалось рассчитать в 1C: ЗУП надбавки по сделке на основе данных, полученных из 1C:ERP.
Для этого мы доработали документ «Данные для расчета зарплаты» в ЗУП. Добавили кнопку «Заполнить по данным ЕРП», нажатие которой автоматически рассчитываются суммы к начислению по 4 видам оплат:
- Работа в выходной и праздничный день: Для выплаты сделки в двойном размере. Проверяется наличие зарегистрированной работы в праздничные и выходные дни, учитывается размер сделки в этот день и в одинарном размере подставляется в документ.
- Праздники по графику: Для повышенной оплаты за работу в праздник по графику. Расчет данной доплаты происходит, если день, за который были зарегистрированы работы, приходится на праздничные дни по производственному календарю, совпадающие с рабочими сменами сотрудников.
- Доплата за разряд: Доплата за межразрядную разницу. Проверяется текущий разряд сотрудника и разряд из вида работ. Если разряд сотрудника выше разряда работ, начисляется доплата. Для каждого вида работ, разряд которых ниже разряда сотрудника, по должности вида работ и подразделению сотрудника находятся позиции штатного расписания. Оклад сотрудника делится на оклад по найденной позиции штатного расписания, получая «Коэффициент доплаты за разряд», и сумма по виду работ умножается на этот коэффициент.
- Доплата за сложность работ: Процентная доплата за сложность работ. Проверяется заполненность добавленного реквизита «Процент доплаты за сложность». Если процент заполнен, сумма по виду работ умножается на него.
Документ «Данные для расчета зарплаты» 1С:ЗУП
3. Отчетность для проверки и анализа данных
Финальный этап — создание отчетности. Для проверки полученных сумм по выработке мы разработали ряд отчетов, которые должны были помочь выявить различные несоответствия с данными 1С:ЗУП:
- Список сотрудников со сделкой и начислением: Отчет включает сотрудников, для которых в 1С:ЗУП назначено начисление «Сделка», а из 1С:ERP пришли положительные суммы. Это помогает убедиться, что начисления соответствуют ожиданиям.
- Список сотрудников со сделкой без начислений: Отчет включает сотрудников, для которых в 1С:ЗУП назначено начисление «Сделка», а из 1С:ERP сумм нет.
- Список сотрудников без сделки с начислением: В данном отчете представлены сотрудники, для которых в 1С:ЗУП начислены другие виды начислений, а не сделки, но суммы для выплаты были получены через обмен.
- Список физических лиц с начислениями: Этот отчет включает суммы, которые были оформлены на физическое лицо, но в 1С:ЗУП не зарегистрирован соответствующий сотрудник.
Миссия выполнена: Как новая система мотивации упрощает жизнь сотрудникам
Все перечисленные требования предприятия были учтены и воплощены в жизнь. В итоге заказчик получил систему, которая позволяет эффективно управлять всем процессом от начала до конца:
- Актуальные данные и удобный интерфейс: Данные для расчета заработной платы фиксируются в режиме реального времени. Реализован понятный интерфейс для внесения данных в первичных документах оперативного контура, предусмотрена необходимая детализация данных, автоматическое получение данных для расчета заработной платы и премии.
- Автоматизация и верификация: Перед отправкой в 1С:ЗУП КОРП данные автоматически рассчитываются, аккумулируются и проверяются ответственными лицами. Реализованы сводные документы для сдельной оплаты и премии KPI, что позволяет мастерам и менеджерам провести проверку до расчета. Таким образом, конечный расчет в 1С:ЗУП КОРП производится по уже выверенным данным.
- Бесшовный обмен и точные начисления: Данные транслируются в 1С:ЗУП КОРП, где на их основании начисляется заработная плата. Благодаря принятым проектным решениям реализован расчет без погрешности в суммах, с дополнительным учетом квалификационных разрядов.
- Управленческая отчетность: Формируется аналитическая отчетность, позволяющая проводить проверку и анализ на всех этапах процесса.
Выстроенная система значительно повысила качество управленческих решений, способствовала наведению порядка и полной прозрачности в вопросах выплаты заработной платы. Это позволило руководству получить надежный инструмент для эффективного управления персоналом и оптимизации производственных процессов.
Еще раз отметим, что в основе разработок лежат базовые объекты и механизмы конфигураций 1С, что позволяет полностью копировать описанный опыт для самостоятельного внедрения на вашем предприятии. Если же вам понравился наш подход, мы всегда рады поделиться своей экспертизой и обсудить ваш проект для 1С: ЗУП.
